Importancia Y métodos Para El Manejo De Documentos.

Importancia y métodos para el manejo de documentos.

Por que es importante conservar determinadas comunicaciones?

las relaciones comerciales y empresariales ,necesitan fijarse en términos que solo puede aportar la comunicación escrita la cual tiene 2 grandes propiedades:

-Permanencia.

-Constancia.

Alas que cabe agregar las de ser:

-Medio de prueba legal.

-Medio de facilitación de intercambio comercial.

Permanencia:

Todo escrito tiene como propiedad la de ser permanente.

Constancia:

La comunicación escrita es la única forma de garantizar que lo que un día se pacto sigue en pie.

Medio de prueba legal.

Le otorga una nueva propiedad: ser medio de prueba legal en caso litigio. Esto se debe a que es un testimonio fiel de las condiciones en que hiso una transacción.

Método de facilitación del intercambio comercial.

La comunicación escrita aporta un elemento de seriedad y formalidad en toda transacción comercial.

Estos conceptos son fundamentales para que el empresario de hoy y el ejecutivo moderno puedan tomar decisiones importantes en el momento preciso.

Tipos de comunicaciones escritas:

Circular

Memorando

Interna Convocatoria

Acta de junta (minuta)

Informes

Otros

Ofertas, demandas, pagos y cobros.

Carta comercial -Correspondencia bancaria.

-Seguros, transporte y otros

Externa Escritos oficiales -instancia, oficios, certificados, otros.

-felicitaciones

Escritos de carácter social -invitaciones.

-cartas

-Otros.

Proceso administrativo de la oficina.

Todos documento comercial (carta, factura, contrato, orden de compra o requisición) existe como parte de la operación administrativa de un negocio.

Por ejemplo un pedido es parte del proceso de compras, un contrato forma parte de las operaciones del departamento de personal, una tarjeta para marcar la entrada y salida de un empleado, es parte de la operación del área de pagos.

Manejo de documentos y archivos.

En una época el manejo de documentos significaba el almacenamiento, la recuperación y protección de papeles importantes. El manejo y control de documentos así como el sistema

adecuado para su archivo, si no también debe estar bajo la responsabilidad de quien tiene los conocimientos básicos y esta consiente de la importancia del correcto control, creación, utilización, almacenamiento, protección y disposición de los documentos necesarios en cada transacción que se realice.

Ciclo de vida de un documento comercial.

Implica 5 estepas:

-creación o recibo

-archivo y protección

-utilización

-transferencia

-eliminación

Importancia

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