Importancia de los inventarios en las compras.

Importancia de los inventarios en las compras

Los inventarios representan un beneficio para la organización, pues con ellos se pueden controlar muchos aspectos relevantes y de importancia para una empresa.

Permiten disponer de insumos o de productos terminados en las cantidades necesarias y en los momentos oportunos, además de ser una protección contra los aumentos de precios, pero para que esto sea posible debe existir un equilibrio entre las compras y almacenes.

Además de ello, requiere de la coordinación entre los distintos departamentos, pues cada departamento tiene distintas necesidades de compra de material, equipo, etc.

Anteriormente no se tomaba mucho en cuenta a la tecnología en este aspecto, pero en la actualidad los inventarios se realizan de forma computarizada, lo cual le da una mayor exactitud, de esta manera los pedidos se pueden realizar vía internet, facilitando un poco más esta actividad

Así que para determinar un nivel óptimo de inventario intervienen los costos en las compras y  en el mantenimiento

Al realizar una compra es muy importante conocer tanto la capacidad de inventario, así como los ejemplares que hay de cada uno, así no existirá un exceso o un faltante, ya que conoceremos a ciencia cierta los números de las existencias dependiendo de la época del año en que estemos.

Es necesario que al momento de realizar el inventario de la compra a efectuarse se deben considerar

• Las necesidades probable y los abastecimiento de los diferentes suministros
• La clasificación de las mercancías en la categoría adecuada
• Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible
• Mantener un nivel adecuado de inventario

Es aquí donde entra la importancia de realizar una revisión al momento de una compra, ya que el encargado tiene la responsabilidad de checar que cada uno de los artículos o materias adquiridos llegue en buen estado a sus manos (revisión del inventario al momento de la entrega del material)

Uno de los beneficios de la revisión de la compra es la devolución de compra, esta se efectúa con el objetivo de realizar una inspección exhaustiva de las condiciones en las que llego la materia, tomando en consideración todas las especificaciones que determina la organización que realizó la compra

Otro aspecto es que con el uso de los inventarios se pueden detectar malos manejos ya sea en la mercancía o en el capital financiero, robos, errores, extravíos, etc.

Algunos tipos de mercancías, como lo son la maquinaria, equipo de oficina, entre otros, suelen traer un código de verificación, el cual es de gran ayuda al momento de realizar la revisión en el inventario de la compra.

Cuando la organización se encuentra en temporadas o periodos en los que la demanda de su producto es más bajo de lo usual son convenientes los inventarios porque en el caso de comprar materia en grandes cantidades, se corre el riesgo de que los productos perecederos se pierdan y eso sería una pérdida para la organización, pues la compra no generaría utilidades.

Por otro lado, si la organización se encuentra en un periodo de alta demanda, no se puede solicitar a los proveedores la misma cantidad de material usual, pues con ello, no se podría abastecer de manera adecuada al consumidor, siendo necesaria la compra de un lote más grande de material.

Podemos considerar que el historial de los inventarios pasados es una estadística de los inventarios que se realizaran posteriormente, ya que de estos dependerán las cantidades que serán adquiridas en el futuro.

También es posible conocer los montos de las compras que se habrán de hacer periódicamente, ya que se pueden saber tanto el monto de las entradas como de las salidas por semana, mes, bimestre, trimestre, etc. Y de esa manera hacer la inversión correcta.

Tomando en cuenta este factor podemos determinar el tiempo de caducidad de cada uno de los productos o materias primas que tenemos almacenados, pues el inventario nos indica las fechas en las que fueron adquiridos, así como las fechas en las que expira su consumo, pudiendo así coordinar su utilización en tiempos y formas determinados y concretando fechas exactas en las cuales los proveedores puedan suministrarnos de su producto.

Un punto muy importante en este aspecto es que cuando el material es perecedero, en los inventarios se va sacando el material que ya lleva más tiempo dentro de los almacenes de la empresa, pues las compras recientes son las que más tiempo duraran en resguardo y así sucesivamente.

Tal vez un punto a considerar también es el tiempo de almacenaje, pues no es nada barato, más sino es un producto perecedero, pues se estima que se deja alojado ahí por un tiempo mucho más largo de lo usual.

Considerando que se puede tomar como poco práctico el hecho de tener parte del inventario varado en un almacén, se debe poner a responsabilidad y juicio del encargado de la compra de materia, ya que ocasionalmente puede ocurrir que dicho suministro pueda sufrir daños, o se pueda sufrir de alguna pérdida o robo.

Por lo general el costo de los productos o materias primas no es constante, sino que este se basa en los cambios  en la económica, en los cambios en la moneda nacional, entre otras, por este motivo es de gran importancia el uso de inventarios en las organizaciones de todas las industrias, pues además de dar a conocer las fechas periódicas de abastecimiento de material, también es muy útil al momento de conocer la diferencia entre el costo total del abastecimiento pasado y el que se está realizando actualmente.

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