Informe SIA , empresa: ARSAN Administradores

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ÍNDICE

Resumen ejecutivo                                                                                                                                         2

Nombre de la empresa                                                                                    3

Descripción de la empresa                                                                        3

Área donde se desarrolla el trabajo                                                                3

Nombre del proceso                                                                                3

Descripción General del proceso                                                                  3

Descripción en Detalle del proceso                                                                  3-4

Confusión                                                                                        4

Síntomas                                                                                        4

Consecuencias                                                                                        5

Costos Asociados                                                                                5

¿Los Por qué?                                                                                        5

Descripción del problema                                                                        5

Tabla de Entidades y Tareas Asociadas                                                                6

Matriz Bizagi (Situación Actual)                                                                        6

Matriz Bizagi (Tareas Destacadas)                                                                7

Descripción actividades y tareas a intervenir                                                          7-8

Antecedentes de la simulación                                                                        9

Análisis de Simulación                                                                                    10

Posibles Alternativas a la solución                                                                    11

Documentación de Solución                                                                      11-13

Tiempos de ejecución de las actividades (antes de la solución):                                            13

Tiempos de ejecución de las actividades (después de la solución)                                    13

Costos Puesta en Marcha de la Solución                                                            14

Descripción en detalle del Proceso (Post solución)                                               14-15

Matriz Bizagi (Post solución)                                                                             15

Antecedentes de la simulación        (Post Solución)                                                                   16

Análisis de Simulación (Post Solución)                                                                           17

Conclusión                                                                                             17

Resumen Ejecutivo.

El presente documento tiene como propósito exponer uno de los tantos procesos que existen dentro de una empresa, y así poder identificar falencias, confusiones o problemáticas que se generen antes, durante o después del proceso del cual se expondrá en la extensión de dicho documento.

Además, dentro de las problemáticas del proceso, podremos proponer mejoras e identificar la raíz del problema, con diferentes herramientas informáticas podremos tomar decisiones en función de un mejor y optimo cumplimiento de plazos o control de la empresa.

Desarrollo.

• Nombre de la empresa: ARSAN Administradores.

• Descripción de la empresa:

• ARSAN Administradores, con más de siete años de experiencia en el mercado, ofrece servicios que están orientados a Condominios y Edificios, tanto habitacionales como de oficinas y comerciales. Como objetivo principal ARSAN Administradores pretende convertir la comunidad en una entidad sustentable a través del tiempo, transparente en sus finanzas, con un excelente manejo de los recursos humanos internos y un trato cordial con la comunidad.

• Área de Estudio: Área de Remuneraciones (Del Servicio prestado a los Condominios).

• Entidades Asociadas:

• Departamento de Recursos Humanos.
• Departamento de Administración y Finanzas.
• Departamento Validador de Egresos.
  

• Nombre del Proceso: Cálculo y pago de remuneraciones y honorarios.
  
• Descripción General del Proceso: Calculo y pago de remuneraciones a los trabajadores de los condominios a los cuales ARSAN Administradores presta servicios de administración.
  
• Descripción en detalle del Proceso:

1. RECOPILACION DE INFORMACIÓN

•  El Departamento de RR.HH solicita la recopilación de todos los instrumentos de control asistencia, ya sean planillas digitales, escritas, tarjetas de asistencia, etc. Al encargado en Terreno para comenzar el proceso de cálculos.
• Toda la información recopilada es entregada al Departamento de RR.HH.

1. ANALISIS E INGRESO DE INFORMACION A SISTEMAS DE REMUNERACIONES.

• El Departamento de RR.HH hace el traspaso de información desde los diferentes instrumentos de control de asistencia recopilados a una planilla de remuneraciones interna de la empresa, la cual contiene ítems relacionadas con los descuentos legales, asignaciones de locomoción, colación, anticipos, días trabajados, horas extras, entre otros.

• Se Analiza la información recibida en donde se consideran las inasistencias, atrasos, permisos sin goce de sueldo, etc.
• Se verifica la información de los indicadores previsionales para descartar algún cambio que se deba realizar, como por ejemplo la taza de cotización obligatoria de cada AFP en las que estén afiliados los trabajadores.
  
• Se realiza el cálculo de remuneraciones para la generación de liquidaciones de sueldo y listados correspondientes para la gestión de pagos.

• Todos los cálculos y listados generados son entregados al Departamento de Administración y Finanzas.
  

1. RECEPCIÓN, ANLISIS Y REVISIÓN DE CALCULOS Y LISTADOS.

• El Departamento de Administración y Finanzas realiza la recepción los cálculos y listados generados y proporcionados previamente por el Departamento de RR.HH.

• Se verifica la información y se procede a generar cheques y comprobantes de egresos por concepto de remuneraciones para cada trabajador y es cargada la información a PREVIRED.

• Una vez hecho los cheques y comprobantes de egresos, se adjunta toda la información generada tanto por el departamento de RR.HH y el Departamento de Administración y Finanzas para ser entregada al Departamento de Validación de Egresos.

1. RECEPCIÓN, ANLISIS Y CONFIRMACIÓN DE EGRESOS GENERADOS.

• El Departamento de Validación de Egresos realiza la recepción de listados, liquidaciones, cheques y egresos, los cuales son revisados.

• Una vez hecha la revisión y sin haber observaciones al respecto de los cálculos realizados, proceden a firmar todos los cheques con la cantidad de firmas requeridas para que estos sean válidos al momento de que sean cobrados.
  
• Todas las liquidaciones son entregadas a conserjería con sus respectivos cheques y comprobantes de egresos para ser retirados por cada trabajador.
  

• Confusión: El excesivo tiempo que se dedica para cerrar remuneraciones cada mes, ya que posee varias tareas que ralentizan de manera poco eficiente el proceso.

• Síntomas: Los principales síntomas que perciben son:

• Falta de prolijidad y análisis debido al poco tiempo que existe en este proceso, considerando que ARSAN Administradores no presta servicios solo a una comunidad, sino a muchas.
• Alta Irritabilidad por parte de los encargados durante el proceso.
• Alto nivel de ajetreo y desgaste por parte de los encargados.
• Retraso en otros procesos.

• Consecuencias: Las principales consecuencias generadas son:

• Alto nivel de error, teniendo que reliquidar a algunos trabajadores.
• Desgaste en el ambiente laboral.
• Cuestionamiento en la gestión.

• Costos Asociados: La empresa, debido al alto tiempo en la realización de algunas tareas mantiene gastos por $ $64.037 mensuales (solo considerando tareas específicas, las cuales demandan mayor tiempo). Llevando esta cifra durante 12 meses podemos decir que se genera un costo total anual de $768.444 (aprox.), siendo un costo altamente reducible.

• Los ¿Por qué?:

1. ¿Por qué cree que este proceso se demanda mucho tiempo?
    R: Porque la empresa requiere generar y entregar la información recavada dentro de un plazo especifico, por lo que muchas veces se trabaja en contra del tiempo.
   
2. ¿Por qué se trabaja en contra del tiempo?

R: Porque algunas tareas necesitan ser realizadas manualmente, por ejemplo, contabilizar días de trabajo, horas extras, subir información a PREVIRED, Comprobantes de Egresos, Cheques, etc. Además, no hay una planificación o programación establecida para desempeñar este proceso, se hace por “inercia”, de acuerdo con los métodos realizados durante el tiempo.

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