Introducción al Proceso de Gestión del Aprovisionamiento

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1. Introducción al Proceso de Gestión del Aprovisionamiento

Definidos los objetivos de la gestión de inventarios y descriptas las técnicas de previsión de la demanda, se está en condiciones de exponer los modelos de Gestión de Inventarios utilizados en la planificación.

Las empresas deberían tener identificados, definidos y documentados, todos aquellos procesos relacionados con la gestión del aprovisionamiento, de tal forma que puedan ser analizados periódicamente y se verifique su validez o se identifiquen las oportunidades de mejora. Las principales actividades del proceso podemos resumirlas en las siguientes.

Identificación de las Necesidades

Ocurre cuando se produce la detección de la necesidad de adquisición de un producto o servicio por parte de un usuario. Esta necesidad tiene que ser comunicada al director del  Departamento  del usuario, para que autorice o valide dicha necesidad. Acto seguido, la necesidad de compra se comunicará por escrito por mail, o mediante el canal preestablecido, a través de una solicitud formal al Departamento de Compras.

Selección de las Fuentes de Suministro

El objetivo de este proceso, es conocer a los suministradores de los productos y servicios que se quieren adquirir y seleccionar los más adecuados, para establecer relaciones estables con ellos. El primer paso de esta etapa consiste en hacer una segmentación de las compras en base a criterios previamente establecidos, como, por ejemplo, la recurrencia en la compra o la función o uso del bien comprado entre otras.

Posteriormente, hay que establecer un criterio para la selección de  los  proveedores,  que  será variable en función del tamaño y naturaleza del negocio, estrategias y necesidades específicas. Aun así hay una serie de criterios comunes para todas las organizaciones, como pueden ser la calidad, el precio, el plazo de entrega, la cantidad y el servicio ofrecido.

Conociendo el producto y las exigencias del aprovisionamiento, se produce la identificación de los suministradores potenciales, de manera que se localice el colectivo de proveedores que en un principio, puedan satisfacer el pedido. Una vez identificados los proveedores, se realiza la petición y

comparación de las ofertas.

Contratación y Negociación

A la hora de la negociar las condiciones, hay tres variables clásicas que definen la posición negociadora de las partes. Esas variables son

El poder de negociación

Es el grado de poder del proveedor y del comprador. Es la posición relativa entre las partas para conseguir un acuerdo más favorable.

El tiempo

Es el periodo temporal de que dispone cada una de las partes, para llegar a un acuerdo. Lógicamente, cuanto mayor sea el tiempo, mayor será el margen de maniobra en la negociación.

La información disponible

Permite a los negociadores precisar hasta dónde pueden llegar en sus pretensiones económicas o de servicio, o cuándo puede ser el momento más oportuno de la negociación.

Emisión y Seguimiento de Pedidos

La solicitud de pedido comienza en el momento en que el comprador emite una orden y finaliza en el momento en que el pedido es aceptado por el proveedor. El tiempo de una orden de pedido puede variar entre algunos días o unos pocos segundos, dependiendo del medio utilizado para solicitar el pedido: e-mail, internet, teléfono, etc.

Recepción e Inspección de Pedidos

El proceso de recepción incluye las siguientes actividades:

Aceptación del material que llega.[pic 2]

Descarga del material del medio de transporte.[pic 3]

Depósito o preparación del material para envío o reembarque.[pic 4]

Verificación y documentación de la cantidad y las condiciones del material.[pic 5]

Introducción de la información en el sistema de inventario.[pic 6]

Aprobación y Pago de Facturas de Proveedores

El responsable de pagos debe recibir:

Las notificaciones o albaranes de recepción. Las órdenes o pedidos de compra.[pic 7][pic 8]

Las facturas de proveedor.[pic 9]

En estos documentos debe estar incluida la siguiente información:

Número de pedido/número de orden de compra.[pic 10]

Cantidad de producto y precio acordado, que deben coincidir con la orden de compra o pedido para ser conformados antes de realizar el pago al proveedor.[pic 11]

Control de Resultados

Esta fase se refiere a la evaluación posterior que se hace de la actuación y el grado de desempeño de los proveedores en su trato con la organización. La evaluación debe tener en cuenta, al menos, los siguientes puntos:

Las incidencias y reclamaciones a proveedores que hayan quedado registradas en los sistemas de información de la organización.[pic 12]

La clasificación de las incidencias con los proveedores por su tipología: incumplimiento de plazos de entrega, incumplimiento cantidad suministrada, entrega de producto incorrecto, baja calidad del producto entregado, etc.[pic 13]

Realizar una evaluación periódica de los proveedores, analizando el servicio prestado por cada uno de ellos y contrastar el número de incidencias con el número de pedidos realizados.[pic 14]

Los resultados de la evaluación tienen que ser aprobados por la dirección de la organización, para posteriormente ser remitidos a los proveedores para su conocimiento.[pic 15]

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Relaciona los elementos de la columna Derecha con la columna Izquierda[pic 18][pic 19][pic 20]

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1. Modelo de Gestión:“JUST IN TIME”

El método de Justo a  Tiempo,  del inglés Just  in  Time  (JIT) fue desarrollado por Toyota inicialmente, para después trasladarse a muchas otras empresas de Japón y del resto del mundo, siendo uno de los mayores factores de contribución, al impresionante desarrollo de las empresas japonesas. Esto ha propiciado que las empresas de otras latitudes se interesen por conocer como es esta técnica.

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