Inventario y Renovación de Equipo de Computo

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Inventario y Renovación de Equipo de Computo

El inventario de equipo de cómputo, sin duda, es uno de los dolores de cabeza del área de IT, debido a que en muchas compañías (principalmente pequeñas a medianas) las compras no son gestionadas por el equipo de IT, son gestionadas por otras áreas de la empresa como son finanzas, compras o hasta la misma Dirección.

Hemos escogido una empresa de nombre SGS por sus siglas en inglés, en la cual nos enfocaremos en la región de Latinoamérica para el desarrollo de este proyecto.

Actualmente SGS tiene varios años operando de manera descentralizada en cada país de Latinoamérica, sin embargo, por una transformación global de la empresa, será centralizada por regiones teniendo cedes principales en solo un país en donde se llevarán diversos procesos regionales como son: finanzas, contabilidad, administración y TI.

Así mismo, dentro de las nuevas estrategias de centralización se ha encomendado seguir los procesos de la sede central el cual indica que todo equipo deberá incluir una póliza de garantía extendida por 3 años (ya que es el tiempo de depreciación del activo fijo) y al termino de esta garantía se tendrá que renovar como parte de un nuevo proyecto de Leasing con una de las principales compañías de venta de equipo de cómputo empresarial.

Marco Teórico.

Nombre: SGS LATAM ^[1]

Que hace: SGS LATAM es una empresa de artes gráficas que se enfoca en tres rubros:

• PrePrensa: Es la etapa de adaptación del diseño final con el tipo de empaque en donde se imprimirá el empaque de un producto final. Ejemplo: Coca-Cola imprime en diferentes tipos (Plástico, Aluminio, Cartón, etc), cada empaque final tiene una reacción diferente a la impresión. Al ser una empresa como Coca-Cola se enfocan mucho en la imagen que dan hasta en la forma en la cual empacan sus productos.
• Diseño Gráfico: Es la parte creativa de la empresa, es donde se desarrolla el diseño del empaque.
• Diseño Electrónico: Esta es una nueva rama dentro de la compañía la cual tiene como enfoque el diseño de la imagen para la venta electrónica.

SGS es una empresa transnacional con sede en todas las regiones a nivel global (Europa, Asia, Norte América y Latinoamérica) cuenta con más de 40 años en el mercado.

Como nació: Fundada en 1946 en Kentucky Estados Unidos. En México inicio operaciones en 1994.

Para el desarrollo de este proyecto nos centraremos en las oficinas de Latinoamérica, las cuales cuentan con 2 oficinas en la México (Querétaro y Ciudad de México) y dos oficinas más fuera del país (Brasil y Argentina).

SGS Latam nació en 1994 con la creación de una nueva unidad de negocio en el mercado de Latinoamérica exclusivamente dedicado a la PrePrensa en México. Cuando SGS México nació solamente contaba con 10 empleados y un Director General, de esta manera podemos entender que era una estructura simple y la comunicación entre los empleados fluía de manera rápida y efectiva ya que el personal no era mucho para perder la Inter personalidad entre ellos.

A partir del año 2000 SGS Latam ya se encontraba posicionado en México y contaba con varios clientes importantes dedicados a la venta de bebidas azucaradas, venta de pan dulce, entre otros.^[2] Con este crecimiento y con el resultado esperado dentro de México, se ganan las licitaciones para todo Latinoamérica, lo cual genera en el año 2001 la apertura de dos oficinas en el Sur de América, esto de manera estratégica ya que la mayor producción de estas marcas se centra en estos países.

Actualmente SGS Latam cuenta con una planilla de 65 empleados a nivel Latinoamérica, todos ellos de tiempo completo. De estos 65 empleados 23 se encuentran distribuidos en las oficinas de Sudamérica (Brasil 15, Argentina 8) y el resto en México (Querétaro 31, Ciudad de México 11).

A principios de 2020, SGS Latam gana la licitación por los próximos 10 años con un cliente de nivel global dedicado a la venta de productos online. Para lo cual se deberán crear 120 posiciones operativas para poder cumplir con la carga laboral y los tiempos de entrega que solicita este cliente.

Dentro del área de TI Latam se encuentran 4 técnicos ubicados 2 en México, uno en Brasil y uno en Argentina, actualmente el equipo de IT gestiona el soporte técnico brindado a los usuarios a través de una mesa de ayuda global con una base de datos de conocimientos implementada ya hace varios años. Sin embargo, la gestión de activos se debe realizar de manera regional ya que los gastos de la compra de activo se realizan en cada región y actualmente no se tiene ningún control de los activos, en algunas ocasiones son compradas por los gerentes o por los directores por medio de la TDC de la compañía (en todos estos casos no se compra la póliza de garantía extendida) y en algunas ocasiones son adquiridas por parte del departamento de IT.

Por tal motivo la propuesta realizada por parte del departamento de IT es la siguiente:

• Implementación de un Sitio en SharePoint (ya que se cuenta con esta herramienta global) para la administración de los activos fijos de computo de la región de LATAM.
• Adquisición de las pólizas restantes.
• Diseño de un Dashboard generado a partir del vencimiento de la póliza para anualmente arrojar la cantidad de equipos a renovar.
• Implementación de un reporte dinámico en SharePoint para que cualquier usuario de la región pueda consultar con su nombre si es elegible en el año en curso para el cambio de sus dispositivos.
• Implementación de un servidor de configuración para generar imágenes de sistema operativo de acuerdo con el perfil y rol que desempeña cada usuario.
• Capacitación del personal de IT para ejecutar las imágenes y anexar la documentación al KB Global de IT para que se pueda consultar.

Se planea la implementación de estas herramientas siguiendo la metodología ITIL enfocándonos en la gestión de activos e inventarios. (MotaData, 2018)

Dentro de los procesos de implementación se deberá capacitar al personal de IT para la implementación de los nuevos sistemas, así como el despliegue de las imágenes para los roles de cada usuario. Se plantea una capacitación de 2 semanas incluyendo los siguientes temas:

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