LAS 5´S PARA LA CREACION DE ENTORNOS PRODUCTIVOS

LA TECNICA DE LA 5´S

LAS 5´S PARA LA CREACION DE ENTORNOS PRODUCTIVOS.

OBJETIVO

• En esta sesion los participantes conoceran los principos basicos de la tecnica 5´S, los 5 pasos para su implementacion y la                             metodologia en su                                 conjunto para la creacion                                 de un entorno                                       PRODUCTIVO y AGRADABLE. 

ORDEN Y LIMPIEZA EN EL LUGAR DE TRABAJO.

• Las 5´S es una metodologia para lograr orden, eficiencia y disciplina en el lugar de trabajo.

• Las 5´S por ser una metodologia desarrollada en Japon, las 5´S se debe a las iniciales de las palabras en Japones siguientes:

• -SEIRI-Separar

• -SEITON-Ordenar

• -SEISO-Limpiar

• -SEIKETSU-Estandarizar

• -SHITSUKE-Disciplina

SEIRI/SEPARAR

• SEIRI significa separar lo necesario de lo innecesario.

• Los articulos deben ser seleccionados y clasificados por su importancia, para eliminar articulos innecesarios.

• Esto permite concentrarnos

en aquello que realmente

requiere nuestra atencion.

SEPARAR

• ELIMINACION DE LO INNECESARIO:

• Maquinaria obsoleta.

• Piezas rotas sobrantes.

• Productos defectuosos.

• Herramientas inservibles.

• Contenedores vacios, rotos, catalogos obsoletos.

• Basura, objetos que no se requieren en el proceso.

• Estratificacion de lo necesario, Grado de necesidad/Frecuencia de uso.

SEITON/ORDENAR

• Ordenar significa tener las cosas en su lugar para que puedan ser utilizadas.

• Esto elimina el tiempo que desperdiciamos en buscarlas.

• Aspectos a considerar:

-Seguridad

-Tiempo de Vida

-Costo

• El objetivo ultimo es el de conseguir                                lo que se requiere en el momento                                        en que se necesita. 

PRINCIPIOS DE ORDEN

• Las tres claves de la organización: DONDE, QUE Y CUANTO.

• Articulos que no utilizamos:Eliminarlos.

• Articulos que no utilizamos pero queremos tener a la mano:Guardar como articulos de contingencia.

• Articulos que utilizamos poco:Almacenarlos.

• Articulos que utilizamos eventualmente:Almacenar en el lugar de trabajo.

• Articulos que utilizamos con frecuencia:Mantener en el lugar de trabajo o cargarlos.

ORDENAR

• ORGANIZAR LOS OBJETOS CONSIDERANDO:

• Estandarizar el nombre de las cosas y de los lugares de Almacenaje.

• Seleccionar el mejor lugar que cada cosa pueda ocupar.

• Establecer como se almacenara, considerando la seguridad, calidad, eficiencia, conservacion, equipo para almacenaje, cables/ductos, herramientas, inventarios, aceites, pequeños objetos, comunicación personal (anuncios) etc.

• Identificacion del objeto, por numero, alfabeto, tamaño, color, etc.

• Control visual utilizando etiquetas claras y legibles, codigo de colores, etc.

• Grado de necesidad/Frecuencia de uso.

SEISO/LIMPIAR

• Limpiar significa eliminar la suciedad y tener un lugar de trabajo impecable.

• La limpieza tambien es una forma de inspeccion y permite contar con el equipo listo en todo momento.

• En algunas industrias la limpieza es particularmente importante.

• Tiene un alto impacto en la                               Moral, Seguridad,                                              Calidad y Eficiencia. 

LIMPIAR

• CONSIDERACIONES EN LA LIMPIEZA:

• Realizar la limpieza de arriba hacia abajo en, techos, paredes y pisos.

• Tratar cada pieza y equipo por separado.

• Incluir los alrededores de las areas.

• Todos deben de participar.

• Realizar un plan de seguridad incluyendo el desconectar la energia electrica, capacitacion en equipo de limpieza desconocido, proteccion contra materiales.

• Especificar los resultados esperados.

• Determinar quien va limpiar que.

• Distribuir las areas y asignar responsables.

• Equipo de limpieza requerido.

• Programa de actividades. (Calendarizacion)

• No permitir basura,  cosas tiradas, ni polvo en el area de trabajo.

• Limpieza personal, limpieza en el trabajo, en la mente y en el trato.

SEIKETSU/ESTANDARIZAR

• Estandarizar significa mantener el lugar de trabajo limpío y ordenado.

• La importancia se encuentra en la “Administracion Visual”

• Esto permite un ambiente                         favorable de trabajo.

• El mantener las condiciones                               es eliminar las posibles causas                           de falla en el equipo, de inseguridad, etc.

ESTANDARIZAR

• ENFOQUE DE LOS PRINCIPIOS SIGUIENTES:

• NO objetos innecesarios.

• NO desorganizacion.

• NO mugre.

• Evaluacion de las 3 primeras “S”(Donde, Cuando, Que y Como) y retroalimentacion o ajuste del proceso. (Incorporando el Circulo Deming)

• Definir los estandares de orden y limpieza.

• Estandarizacion Visual con:  carteles y señales, colores, etiquetas, procedimentos, hojas de instrucción, manuales, etc.

• Apoyos visuales. (Administracion Visual) usando colores estandarizados para los objetos de uso mas comun.

• Contribuir a la buena apariencia del entorno.

• Fomentar el trabajo en equipo.

• Aprender haciendo, manteniendo la flexibilidad y la mejora en las acciones.

SHITSUKE/DISCIPLINA

• La disciplina es una de las 5´S mas importante ya que significa tener la capacidad de hacer las cosas de la manera como deben hacerse.

• La Tecnica de las 5´S debe conducirnos a un lugar de trabajo ordenado y con buenos habitos.

• Esto permite eliminar malos                                    habitos y formar disciplina                                 para seguir                                                             reglas y procedimientos.

DISCIPLINA

• FORMAR HABITOS  A TRAVES DE LA DISCIPLINA CONSIDERANDO:

• Fijar estandares con la participacion de todos.

• Formar habitos que permitan el cumplimiento de los estandares.

• Asegurar una comunicación correcta.

• Fomentar el trabajo en equipo.

• Ser responsable de lo que se hace.

• Repetir y repetir los actos de orden y limpieza en el trabajo ya que esto crea el habito de hacerlo.

• Siempre que se cometa un error, señalarlo y asegurarse de corregirlo.

• La disciplina y el compromiso del personal debe de absorber a los de nuevo ingreso.

• DISCIPLINA ES RESPETAR LAS REGLAS DEL JUEGO, NUESTROS ACUERDOS Y COMPROMISOS. 

RESUMEN

• Las 5´S son un indicador visual de nuestra capacidad administrativa.

• Si puedes hacer las 5´S puedes lograr cualquier cosa.

• Cada persona debe de implantarlas y        esforzarse para lograr los mejores            resultados.

• Las 5´S se basan en principios                                                  muy sencillos y permiten la                                  participacion de todo el                                               personal y el trabajo en equipo.

CARACTERISTICAS DE UN ENTORNO IMPRODUCTIVO

• Crisis recurrentes, adiccion a la urgencia.

• Malas relaciones interpersonales.

• Baja moral del personal.

• Alto ausentismo, impuntualidad y rotacion de personal.

• Baja participacion del personal.

• Objetos innecesarios acumulados en el proceso, existencia de basura y mugre.

• Flujos de productos lentos y confusos.

• Desorden y elevados inventarios de materiales.

• Altos niveles de defectuosos y retrabajos.

• Obsolencia frecuente de materiales.

• Apariencia de desorden y caos.

CAUSAS DE UN ENTORNO IMPRODUCTIVO

• Lideres demasiados ocupados con asuntos urgentes.

• No se ha visualizado las dimensiones de su problema.

• Desconocen un metodo de trabajo.

• No existe una Cultura adecuada.

• No siempre se cumplen los acuerdos.

• Se valora el individualismo.

• Se tienen objetivos particulares.

• Se centralizan las decisiones.

• Se deja para mañana lo que se planeo para hoy.

• Se atienden varios asuntos a la vez.

• Se posponen las decisiones.

• Se compra de mas se hace de mas.

• Se evita servir al cliente interno.

LAS 5´S EN OFICINAS

• Los principios que rigen los procesos, no importando que generen un producto o un servicio, son los mismos.

• Una oficina genera normalmente un servicio y con frecuencia es informacion para un Cliente que puede ser Interno o Externo.

• Los procesos dentro de las oficinas generalmente:

• No cuentan con estandares.

• El proceso no esta claro sobre todo para gente ajena.

• No se lleva a cabo un Ciclo de Control.

• Los esfuerzos para mejorar Calidad                                                                        y Productividad son incipientes.

• No existen indicadores de desempeño.

• En oficinas el campo para mejorar es enorme.

PUNTOS DE ACCION RAPIDA.

• Reducir el numero de formas, controles, registros y copias.

• Mejorar las formas de archivar y guardar documentos, libros, etc. Estableciendo como estandar 30 segundos para encontrar cualquier documento que se requiera.

• Sustituir lugares cerrados de almacenaje como                                                 cajones y archiveros por abiertos como libreros.

• Marcar con una linea oblicua a carpetas e identificarlas                                      con numero y nombre, asi como su ubicación.

• Campaña de uno es mejor.

• Gente mutifuncional, trabajo en equipo.

• Actividades de mejoramiento.

• Mejoramiento de las herramientas de oficina.

• Limpieza y orden.

PUNTOS DE ACCION RAPIDA.

• LOCALIZACION UNICA DE FILES.

• Centraliza la localizacion de files en un solo lugar, lo que incide directamente en el numero de files y en el costo asociado.

• Se mejoran  las tecnicas de organización de files lo que permite un acceso inmediato de los documentos.

• Se abre la informacion a mas gente interesada, sin necesidad                                                  de multiplicar los costos asociados.

• PROCESAMIENTO EN UN DIA.

• Instituye el procesamiento de la informacion                                                                en el mismo dia, lo que incide directamente                                                                  en el tiempo y costo asociado al  procesamiento                                                                    de la informacion.

• La oportunidad con la que se dispone de la informacion                                                 es mayor, mejorando la calidad de las decisiones.

• Sigue el principio de no dejar para mañana lo que                                                             se debe de hacer hoy.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

• El Organizar El Trabajo De Oficina Es Uno De Los Puntos Mas Urgentes.!!! OBJETIVO: Que todos sean capaces de encontrar un documento o un objeto en menos de 30 segundos y de la misma forma que se incorpore a su lugar.

• Usar carpetas con informacion de lo que contiene en un costado.

• Enumerar las carpetas y mantener en orden incluyendo                              metodos para que sea obvio que existe desorden.

• Usar codigo de colores.

• Eliminar lo innecesario, eliminar sobres y cajones.

• Clasificar por frecuencia de uso

• Eliminar la practica de fotocopiar todo.

• Establecer la politica de que la informacion es de todos                                        y todos pueden consultarla en lugares comunes.                                                          

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

• CAJONES DE ESCRITORIOS. 

• Normalmente en los cajones hay de todo, servible e inservible, util para el trabajo de oficina e inutil. La gente tiene muchas plumas pero es dificil que encuentre una que funcione.

• Diseñar cajones adecuados para las                                                          herramientas necesarias.

• Almacenaje comun y funcional de                                                             herramientas de uso menos frecuente.                                                    Engrapadoras, perforadora, engargoladora,                                                 guillotina, etc.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

• ARCHIVOS.

• OBJETIVO: Facilitar el trabajo a traves de la organización de los documentos de tal forma que pueda encontrar el que necesite cuando lo necesite y eliminar los que ya no sean necesarios.

• Especificar claramente cual es el lugar al que                                                   pertenece cada file o documento.

• Identificar cada archivero, librero o cajon                                                                 y marquelo claramente.

• Haga posible que cualquier persona tenga acceso                                                          a la informacion y que todos sepan donde esta                                                             se encuentra, organizando por seccion, etc.

• Solo archive los documentos que realmente necesita.                                          Escriba el criterio o estandar a traves del que se                                                decidira que se guarda y que se tira.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO.

• CHECK  LIST PARA ARCHIVAR DOCUMENTOS.

• Este documento tiene que ser archivado.

• El documento esta completo.

• Existe alguna seccion extraña que no deberia estar en el documento.

• Se ha fechado el documento con la fecha de procesamiento                                                     y la fecha de recepcion.

• Estan las palabras clave y titulos claros.

• La informacion para archivarlo en el lugar adecuado                                                               esta clara, incluyendo numero de file y lugar donde sera archivado.

• Estan clasificados los documentos por:

• Cliente, proveedor, acreedor, etc.

• Tema.

• Tipo de documento.

• Titulo.

• Proyecto.

MATRIZ DE LA URGENCIA Y LA IMPORTANCIA.

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