LECTURAS: GESTIÓN DEL ALCANCE, TIEMPOS Y COSTOS DE UN PROYECTO

ENSAYO LECTURAS: GESTIÓN DEL ALCANCE, TIEMPOS Y  COSTOS DE UN PROYECTO

Todo proyecto será exitoso si se cuenta con una gerencia estructurada y organizada del mismo, es por esto que es importante entender la importancia de definir el alcance del proyecto desde el inicio, trabajar un cronograma que permita un adecuado seguimiento y determinar unos costos que estén controlados todo el tiempo.

El primer paso para dar inicio a un proyecto es definir su alcance, James R Snyder  fundador del PMI, Presidente y Principal del Directorio del PMI. Actualmente, es miembro del Directorio de la Fundación de Educación del PMI, Tesorero del Capítulo del Valle de Delaware, y miembro del Directorio de Revisión Editorial del Project Management Journal®. El Sr. Snyder, a quien se le conoce como el "Padre del PMI", ha recibido el Premio del Hombre del Año del PMI, y es un Miembro Honorario Vitalicio del Instituto entre otros  Snyder sirvió como director de proyectos en la construcción de la Sede Mundial del PMI en Newtown Square, Pensilvania, USA. El Centro James R. Snyder del Conocimiento y Sabiduría para la Dirección de Proyectos del PMI,  aporta con su experiencia que  en muchas ocasiones no dar claridad sobre lo que se quiere y lo que se ejecutará es el resultado de las malas prácticas en la gerencia de un proyecto, planificar oportunamente y delimitar los objetivos de un proceso permitirá el desarrollo exitoso de las actividades propuestas. El alcance puede estar definido a gran magnitud y detalladamente y debe tener como mínimo un por qué, un cómo, un dónde y cuáles serán los entregables e involucrados, indicando inicio y fin del proyecto. Importante tener presente que  en una era como la que estamos viviendo actualmente es indispensable involucrar los factores ambientales y normativos de la sociedad.

Tener claro el alcance y mantenerlo controlado permite minimizar los riesgos que se puedan generar en el desarrollo del mismo, de igual manera evita que los cambios necesarios o innecesarios en su defecto generen costos no contemplados y desviaciones en los tiempos de entrega.

El alcance es la materia prima necesaria para lograr los objetivos planteados, el desarrollo eficaz y eficiente y la satisfacción del cliente.

Existen herramientas en la gestión de proyectos que permiten desglosar y entender de manera más clara y analítica las actividades y procesos a ejecutar, por ejemplo la Estructura de desglose del trabajo que se caracteriza básicamente por su forma de trabajo jerárquico y descendente y permite verificar que el alcance y  los hitos están alineados con los objetivos y entregables permitiendo el control para evitar desviaciones

Después de tener totalmente claro el alcance y sus objetivos, el siguiente paso es trabajar en la creación de un cronograma que permita tener una visión clara y controlada del proceso y ejecución del proyecto dado que éste proporciona una identificación temprana de una  posible desviación en el mismo.

Michelle Colodzin PMP, MCTS, MS Project Black Belt,  Senior Project Consultant para  MetaVista y Consulting Grouen con más de 20 años de experiencia en la programación de proyectos, en su artículo de The Five Secrets of Project scheduling  menciona cinco factores que denomina secretos de éxito en la creacion de un cronograma: Entregables, detalle, actualización, ajustes de horario y normas de programación.

Para crear un cronograma detallado de inicio a fin es importante tener conocimiento claro de todos los involucrados y de todas las actividades que se desarrollarán para poder proyectar los tiempos de ejecución y los tiempos de los entregables incluyendo reuniones de seguimiento, posibles controles de cambio, fechas de entregables y cierres  de fases.

Tener cada actividad al detalle permitirá un mayor control y seguimiento ya que si se hace actividades globales generar cambios pueden impactar de manera negativa el desarrollo de los tiempos del proyecto.

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