La Administración Documental. Reseña

Teniendo en cuenta la temática del primer y segundo contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La Administración Documental es un tema muy importante, y de gran utilidad en todo momento para una persona, se podría decir que un individuo requiere de la administración de documentos muy a menudo, es una necesidad para mantener los documentos clasificados al día, por ello es que este tema se ha profundizado, más aun en la actualidad, y en aumento para las  empresas ya que este tema es fundamental porque enseña el método administrativo que se le debe dar a un documento, dependiendo de su grado de contenido, u otra características, Cabe destacar que también tiene como finalidad facilitar su uso, conservación y archivo, es decir, es el conjunto de gestiones dirigidas desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación, teniendo en cuenta las normas que rigen la empresa y el manejo de los archivos.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

5 Aspectos de Ley 594 de 2000

Esta ley es muy importante para todas aquellas personas que se quieran formar profesionalmente en la administración y para todos los que desean crear su propia empresa, la misma es muy completa y tiene muchos aspectos de relevancia, entre ellos están algunos a continuación:

1. Permite dar a conocer los conceptos sobre los distintos tipos de archivos y la parte documental.
2. Comprende la función archivística donde se expone la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente, haciendo que a la hora de buscar un archivo no sea tan dificultoso.
3. Regula el proceder de los oficinistas y enseña cómo se archivan y se deben hacer los distintos documentos que se generen dentro de cualquier entidad u empresa como los son oficios, cartas, memorandos, entre otros.
4. Enseña sobre el patrimonio documental, y que los documentos deben ser conservados por su valor histórico o cultural
5. Permite que las empresas, instituciones u otras, lleven de forma ordenada los documentos que se generan  clasificándolas y ordenándolas, para un útil control de los mismos.

5 Aspectos del Acuerdo 027 de 2006

1. Nos da a conocer conceptos básicos que regulan el proceso de documental de una empresa.
2. Uso del Inventario documental.
3. Enseña la Clasificación y uso adecuado de los documentos.
4. Responsabilidad jurídica en cuanto a la custodia de los documentos.
5. Uso del cuadro de clasificación documental para formar más fácil las tablas de retención documental y de valoración, de observar mejor la sesión.

 Yaifren Pérez

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