La Gestion De La Empresa

La Gestión de la Empresa

Negociar mejor con los proveedores

Los proveedores de una empresa forman parte de una cadena inevitable por la que fluye el negocio, en que tan importante resulta el acierto con el pedido, el éxito en el cierre de la venta y las personas que la integran. Desgraciadamente muchas veces la inversión y los esfuerzos de una empresa se centran en exceso en solo uno de los eslabones de esa cadena, olvidando o menospreciando algún otro, lo que, no lo olvide, puede hacer que pierda efectividad y, por lo tanto, dinero.

A la hora de rodearse de buenos proveedores, las empresas, especialmente las medianas y pequeñas, funcionan a veces a golpe de inspiración; no lo vamos a negar, en ocasiones funciona. Otras veces lo hacen por una simple proximidad geográfica (ojo, la geografía muchas veces se limita al barrio donde radican las oficinas), y, la mayoría de las veces, por el clásico boca a oreja de algún amigo, compañero, conocido al que tal o cual proveedor le ha funcionado siempre bien.

No resulta, sin embargo, excesivamente lógico que las empresas profesionalicen algunas de sus rutinas de trabajo y dejen en manos de elementos excesivamente variables cuando no del azar la localización y gestión y el trabajo con los proveedores.

Examen de conciencia.

Redacte una lista de sus proveedores y hágase las siguientes preguntas sencillas: ¿cómo les conoció? ¿conoce a algún otro de sus clientes? ¿sabe las tarifas de otros proveedores similares? ¿ha medido alguna vez los tiempos de realización de un pedido? ¿conoce de las normativas que regulan a esos proveedores? ¿es su proveedor a su vez miembro de una cadena más grande de distribución a la que usted se va a ver irremediablemente sometido (“Lo siento, pero a mí los materiales me los han de traer de Alemania y hasta que no lleguen…”)?

Podríamos configurar una lista enorme, pero es necesario plantearse estas preguntas si lo que queremos es mejorar nuestras relaciones con los proveedores, aumentar su eficacia e incluso contar con las armas adecuadas para enfrentarnos a una negociación dura con ellos. Debemos conocer la respuesta a estas preguntas para establecer unas pautas de trabajo con los proveedores que nos permitan estar siempre al mando de nuestra empresa y no ceder terreno o, lo que es casi peor, perder tiempo por culpa de una mala gestión con ellos.

Vamos pues a definir unas directrices básicas para afrontar la elección de los proveedores, para luego ver cómo la tecnología puede ayudarle a monitorizar y gestionar de forma óptima su relación con ellos.

¿Qué ha de buscar en un proveedor?

•Rapidez.- El tiempo es el mismo para todas las empresas, pero ¿no es cierto que algunas parecen ir a un ritmo distinto? Para muchos clientes ésa es su prioridad a la hora de confiar en una compañía: rapidez en el servicio. Pero eso lo sabe usted mejor que nadie. Si su empresa se dedica a la venta de productos, la experiencia le habrá demostrado que el retraso de un pedido significa automáticamente la pérdida de dinero y, en muchas ocasiones, la pérdida también de un cliente. Si su empresa es de servicios quizá este problema no le resulte tan llamativo, pero pregúntese: ¿cuánto tiempo ha perdido esperando esas tarjetas que pidió para sus clientes? ¿cuántas molestias le ha causado el retraso en la instalación de tal o cual componente porque su proveedor aun no ha llegado? Y, sin ir más lejos, ¿se ha fijado alguna vez en la pérdida de tiempo, la incomodidad y los problemas que le puede causar un asunto tan cotidiano como que a la impresora se le acabe la tinta o el papel y usted no tenga más a mano?

•Eficacia.- Pueden ser los primeros, pero eso no siempre significa que sean los mejores. Un proveedor puede resultar incluso excesivamente rápido si su única meta es realizar una gestión correcta de los tiempos. De nada sirve que le traigan en tres horas sus cartuchos de tinta de impresora si son de color y usted los necesitaba negros, o si en lugar de cinco le traen sólo uno. Vaya tomando nota: un buen proveedor no sólo es el que responde a sus pedidos tal y como usted lo desea, sino el que además se adelanta a sus necesidades. El proveedor con quien usted negocie ha de disponer de esa inteligencia para su negocio que solo la experiencia y la profesionalidad proporcionan.

•Preparación.- Todo resultaría muy fácil si usted fuera una máquina de producir automática y sin sentimientos. Y desde luego que lo sería si sus clientes también lo fueran. Si todos fuéramos máquinas nosotros no habríamos escrito esto y usted no lo estaría leyendo. Pero no lo somos. Nueva vida está regida por las sorpresas, los contratiempos o aciertos imposibles de adivinar... en definitiva, por los imprevistos. ¿Está usted preparado para hacerles frente? Puede que sí, pero ¿y sus proveedores? Piense en la relación que le une a ellos y haga un detallado análisis de cómo reaccionaron esas veces en las que sucedió lo que nadie se esperaba. Y, ojo, no hablamos sólo de desgracias. ¿Se imagina que el éxito le impide atender a todos sus clientes porque no disponer de la cadena de proveedores adecuada? ¿Se imagina morir de éxito? Pues ha sucedido más veces de las que cree.

Ni se engañe, ni se desespere. En la mayoría de las ocasiones los proveedores mantienen un nivel medio en alguno de los aspectos relatados, pero muy pocos son muy buenos en algunos de ellos. Pero los buenos proveedores, los profesionales, los que a usted le interesan, son aquellos que cumplen de forma óptima con todos esos requisitos. Lo que queda es sencillo: basta con saber dar con ellos.

El proceso, a examen.

No cabe duda de que la mejor forma de elegir a un proveedor es someterle a un examen exhaustivo. De esta forma se convertirá además en un verdadero experto en el campo de ese proveedor, lo que le será de mucha utilidad a la hora de tratarle en el futuro. Para examinar a un proveedor lo mejor es empezar por analizar sus rutinas de funcionamiento, que normalmente siguen este ciclo:

Pedido - solicitud al proveedor - [posiblemente, pedido a su vez del proveedor a una cadena de distribución más grande, lo que alarga el tiempo de espera y aumenta los riesgos] - recepción/preparación por parte del proveedor - contacto del proveedor con su empresa - recogida del pedido - comprobación de que está correcto (si este paso falla hay que volver a la casilla de salida) - uso en el mercado o empresa - análisis del almacén o recursos - pedido

Debemos pues tener en cuenta algunos elementos nuevos que antes no citábamos:

•Contacto y comunicación con los proveedores.- Éste es uno de los eslabones de la cadena en la que más le puede ayudar la tecnología. Para muchas empresas, el fax sigue siendo indispensable; puede suceder que nuestro proveedor

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