La empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V

TEMA

Manual de procedimiento para el área de compras de la empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V

OBJETIVO

Mediante el desarrollo del trabajo, se tiene como el principal objetivo, el un manual que describa los procesos de compra para que ayuden a la empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V a desarrollar un mejor control interno en el área de operaciones más significativas, logrando así efectividad en la realización de cada una de sus actividades.

Justificación

Se elaboro este manual como una herramienta importante para el adecuado cumplimiento de los procedimientos de la empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V , los cuales facilitan la revisión y la supervisión de cada actividad por parte de la administración. Cada empelado tendrá como plenos conocimiento de lo que debe realizar y de cómo hacerlo, así como el área de compras.

Este manual le proporcionará a la empresa fortaleza administrativa que le permitirá contar con una ventaja competitiva que influirá en el mantenimiento de su crecimiento y captación de mercado de manera sostenida. la empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V mediante la implementación de este manual evitara duplicidad de actividades entre empleados, definirá claramente los controles en los procesos de compra y ganará agilidad en sus operaciones y minimizará el riesgo de errores y/o irregularidades.

Introducción

Para la empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V la implementación de un manual de procedimientos para su proceso de compras es de gran importancia para su crecimiento y desarrollo día a día. El manual permitirá llevar un mejor control de cada una de las actividades realizadas por el personal

El manual de procedimientos proporcionará fortaleza administrativa a la empresa Distribuidor “Guadalupe” S.A de C.V y brindará las herramientas necesarias para que actividades relacionadas a la compra de mercadería sean más efectivas y la relación con su principal proveedor se mantenga.

Se procederá a implementar reportes elaborados en Excel que facilitarán el desarrollo de actividades que juegan un papel importante en el proceso de compra. Reporte de las cantidades de productos actuales en bodega y cantidades de productos recibidos del proveedor

El manual de procedimientos estará sujeto a los cambios que se realicen en un futuro en la distribuidora para mejoramiento de sus actividades diarias.

Objetivo general

Optimizar las actividades diarias en la empresa, direccionar al personal para que realicen las tareas asignadas evitando duplicidad, y el procedimiento de compra siga un proceso lógico y con la documentación necesaria para obtener excelentes resultados.

Alcance

El presente manual será puesto en práctica diariamente por los departamentos que participan en la compra de mercadería, desde la gerencia financiera, hasta el personal de bodega, además las actividades relacionadas a esta área también estarán controladas por el manual.

Marco legal

Código de trabajo

Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios

Normas internacionales de auditoria

POLITICAS

En el caso de compras mayores de $5,000.00 deberá solicitarse la autorización al área de finanzas anexando tres cotizaciones del producto o servicio requerido.

3.2 En el caso de productos y/o servicios a ser adquiridos, se deberán seguir las políticas emitidas Distributor Guadalupe S.A de C.V

.

3.3 El responsable del área solicitante deberá solicitar los productos o servicios a través de una requisición de compra, especificando claramente los productos a ser adquiridos.

En caso contrario el responsable de compras deberá devolver la solicitud con el fin de que se integren de manera completa los datos del producto o servicio solicitado.

3.4 La requisición de compra deberá estar debidamente detallada estableciendo la prioridad.

3.5 La requisición de compra deberá estar firmada por el Jefe de departamento correspondiente, y autorizada por la dirección de Área.

3.6 En caso de que la prioridad de la compra sea urgente y el jefe del área de finanzas no se encuentre, la solicitud de compra deberá ser autorizada por la dirección general.

3.7 El Departamento de Recursos Materiales es la única área autorizada para hacer los pedidos directamente con el proveedor.

Todos los productos y/o servicios deberán ser verificados en su recepción antes de aprobarlos para entrar en los diferentes procesos y/o liberar todos los servicios.

3.9 Los productos críticos definidos para la empresa Distributor Guadalupe así como la forma de evaluación están definidos en la siguiente tabla:

INSUMO Y SERVICIO ELEMENTOS A EVALUAR

Cumplimiento en el tiempo de entrega acordado Cumplimiento en las características en la solicitud de compras Precio y condiciones de pago Calidad en servicio

MOVILIARIO Y EQUIPO x x x x

CAPASITACION Y ASESORIA X x x x

3.10 La selección y contratación del personal externo para realizar las actividades de capacitación y asesoría deberá ser realizada por el área solicitante previa autorización de la Dirección General.

3.11 El responsable de verificar los productos o servicios solicitados deberá ser aquella persona que reciba y/o almacene los productos o bien reciba directamente el servicio, esta persona deberá verificar:

 Cumplimiento en el Tiempo de entrega acordado

 Cumplimiento de las características indicadas en la solicitud de compra

 Calidad en el servicio.

3.12 En el caso de la evaluación en el rubro de precio y condiciones de pago éste será evaluado únicamente por el responsable del Departamento de Recursos Materiales.

3.13 El responsable del Departamento de Recursos Materiales deberá tener comunicación con el responsable de verificar el producto adquirido, con el fin de que se le proporciones información acerca de la evaluación del proveedor y requisitar el formato de evaluación.

3.14 El responsable de verificar y aprobar los productos y/o servicios adquiridos deberá notificar al Jefe del

Departamento de Recursos Materiales, cualquier anomalía durante la recepción.

3.15 El registro de dicha verificación

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