La empresa EL MEJOR REGALO SAC

SITUACION GENERAL[pic 1]

Mariana Vargas había sido contratada como Gerente de Compras de la empresa EL MEJOR REGALO SAC.", ubicada en la ciudad de Lima y que desde hacía 15 años gozaba de un buen nombre y de fama como fabricante de artículos para regalos, cuya calidad era muy comentada y recomendada.

Al ser contratada Mariana había planteado la posibilidad de que su departamento dependiese directamente de la Gerencia General, en vista de que hasta esa fecha el único que compraba en la empresa era el propio gerente y que no existía una dependencia de logística.

Mariana era licenciada en Administración y había terminado sus estudias en la Universidad del Pacífico en 2008 y en 2011 curso estudios de Logística en el Programa Avanzado de ESAN. Además tenía ocho años de experiencia en el área, habiendo sido Jefe de Almacenes de una empresa de metal mecánica de Trujillo y Jefe de Compras de una fábrica de partes y piezas para vehículos. Este puesto era el último que ocupo antes de ser contratada por la empresa "EL MEJOR REGALO SAC.".

En este último trabajo, Mariana aplicó las técnicas de lotes óptimos de compras y realizo también estudios especiales para efectuar cambios, tanto en el programa de computación que se aplicaba para controlar las existencias, como en los procedimientos de compras. Ella era una convencida de utilizar la computación para todos los aspectos relacionados con la logística y pensaba que era la mejor herramienta para desempeñarse en su nuevo puesto, sobre todo porque su idea era llegar a establecer una dependencia de logística sobre la base del puesto para el cual se le había contratado.

 A pesar del poco tiempo en la empresa, se dedicó a aplicar algo de lo aprendido en sus estudios y logro calcular el valor real del costo de colocar una orden de compra, la que estableció en dólares considerando que era una moneda dura que podía evitar el impacto de las fluctuaciones de nuestra moneda. El cálculo efectuado le dio como resultado US $ 60.00 como costo de colocar una orden de compra y un costo de posesión de 2 % mensual sobre la inversión en dólares, teniendo en cuenta que era posible encontrar en la ciudad oportunidades de inversión que redituasen esa tasa corno mínimo.

Una costumbre encontrada por Mariana consistía en que el Gerente General había seguido en el pasado la política de adquirir solo lo necesario y ella seguía haciendo lo mismo a pesar de darse cuenta de que ordenaba los mismos artículos con mucha frecuencia lo que le hizo pensar si tal procedimiento seria en realidad el mejor que se podía aplicar o no era el apropiado.

Mariana había analizado los diferentes productos que la empresa fabricaba y las adquisiciones que se hacían para la producción y entre ellos encontró uno que lo consideraba como un típico ejemplo de sus preocupaciones en cuanto al procedimiento de compras que estaba aplicando.

Se trataba de un juego de cuchillos para partir quesos al que se adjuntaba una tabla rectangular de 30 x20cmts.en cuyo centro se colocaba una loseta con dibujos acordes a la finalidad de la tabla.

Los cuchillos de acero inoxidable, eran adquiridos a un proveedor de confianza en cantidades que fluctuaban entre 200 y 300 juegos por pedido y con los cuales se preparaba el producto que la empresa comercializaba, colocando los cuchillos sobre la tabla que se fabricaba en el departamento de producción.

SITUACIÓN PARTICULAR

Mariana Vargas al hacerse cargo de la Gerencia de Compras de la empresa "EL MEJOR REGALO SAC. había analizado el caso de las tablas para partir queso que ellos fabricaban y de los cuchillos que adquirían a la ""CUCHILLERIA FATUSA", un proveedor de confianza de 1a empresa, al cual el Gerente General siempre le había comprado éste articulo, y que en la actualidad tenia un precio de 3 dólares por unidad puesto en los almacenes de "EL MEJOR REGALO SAC."

Mariana considero que las adquisiciones que ellos realizaban de 200 a 300 unidades en cada orden de compra y que efectuaban dos veces por mes, no eran realmente lo óptimo ni lo más económico y por ello se enfrasco en realizar una serie de cálculos para constatar si las adquisiciones que hacían eran o no las mas adecuadas.

Corno resultado de los cálculos que realizo, decidió tener una reunión con su proveedor de la “CUCHILLERIA FATUSA" y lo visito en sus oficinas para tratar algunos aspectos sobre su producción de cuchillos. Al conversar con este mientras paseaba por la planta viendo como producían los cuchillos, Mariana hizo una serie de preguntas en relación a este artículo, descubriendo lo siguiente:

• El proveedor tenía costos de arranque por lote de producción bastante altos pues llegaban a 200 dólares por lote;

• La forma de producir los cuchillos era mensual y en cantidades de 500 unidades por lote;

• "EL MEJOR REGALO” era uno de los clientes que adquirían estos cuchillos, en pedidos de 250 por orden.

• La situación financien y de crédito del proveedor no era muy buena y por ello la política de la empresa era no mantener inventarios excesivos,

Mariana trato de averiguar la estructura de costos del proveedor a fin de determinar que porcentaje o monto del costo de cada cuchillo correspondía a materiales y mano de obra, pero no pudo obtener dichos datos, sin embargo en una reunión con el Jefe de Producción de su empresa y, después de explicarle lo que había visto en su visita a la empresa proveedora, estimaron que los mencionados costos podrían ascender a US $ 1.25 por unidad y que  cabría una variación de +/- 20% en dicho monto.

Otra estimación realizada por Mariana se refería a que los costos de entrega hasta "EL MEJOR REGALO SAC." podría ascender a unos 20 dólares por orden de 250 unidades, que era la forma como ellos le pedían este artículo. Lo que no sabía Mariana, era cual sería el  impacto sobre los costos de entrega, si se incrementará o se redujera el tamaño de cada pedido  que ellos hacían.

Mariana se enteró que en la ciudad había un fabricante de cuchillos, "EL BUEN ACERO ", cuyo producto era similar al de la "CUCHILLERIA FATUSA". Logrando establecer que la calidad era igual a la de los cuchillos que siempre habían adquirido y que sus precios, según las cantidades  a comprar, eran los siguientes:

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