La implementación de un sistema biométrico de contabilidad de tiempo para el control de la entrada y salida de los empleados de la fábrica de muebles el Súper-Muebles para oficinas

UNIVERSIDAD GALILEO

IDEA

CEI: Roosevelt

Nombre de la Carrera: Administración de Empresas

Curso: Automatización de Procesos Administrativos 2

Horario: 9:00 am – 10:00 am

Tutor: Carlos Antonio Girón Caballeros

Apellidos, Nombres del Alumno: Del Cid, Juan Carlos

Carné: 14005766

Fecha de entrega: 10/5/14

Semana a la que corresponde: 5

Planteamiento del caso.

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, ha tenido un aumento en la demanda de muebles por tal razón para cumplir con los compromisos adquiridos ha contratado más personal, el cual hasta hoy día ha controlado su ingreso y egreso con un proceso de forma manual, que se describe a continuación:

a. El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.

b. Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

c. En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.

d. El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la mañana.

e. Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.

Considerando la cantidad de tiempo y costo que implica el proceso manual, la empresa ha decido implementar un reloj biométrico para el control de ingreso y egreso de sus empleados.

Sin embargo previo a la implementación del Sistema es necesario que se elabore lo siguiente:

Análisis de valor agregado tomando como base la Metodología Básica AVA, para el registro de ingreso y egreso de empleados del proceso actual.

El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.

Proceso:

El empleado ingresa al edificio

El empleado debe buscar el libro de asistencia en el ingreso de la empresa

El empleado apunta su hora de ingreso

El empleado firma conjuntamente a la hora de ingreso para dar fe de su entrada

El agente supervisa cada anotación en el libro

Propuesta:

Con la adquisición del reloj biométrico el empleado no debe buscar el libro de asistencia al entrar a la empresa, El empleado siempre será el responsable de marcar su hora de entrada y salida, el reloj automáticamente registra la hora y la fecha de cada entrada y salida. Esto permite la transparencia y solvencia de todo empleado ya que no se puede alterar la hora de entrada ni de salida al momento de anotarse en el libro. La huella le da la identidad de que no haya otra persona marcando por esta también. Con esta propuesta podemos eliminar la supervisión del agente de seguridad ya que no es necesario con el reloj biométrico.

No es Necesario:

Que el empleado busque el libro, anote la hora y firme para identificarse ya que esto toma más tiempo y quita la eficiencia del proceso. Otro aspecto en el cual no es necesario es la anotación de la hora y la firma ya que esta puede ser falsificada y manipulada lo cual podría generar un costo para la empresa.

Si es Necesario:

La implementación del reloj biométrico ya que fortalece el proceso de asistencia al no dar ninguna pauta para manipular la asistencia y minimiza el tiempo de registro para cada persona y las colas para la entrada a la empresa.

Costo:

Se tendrá mejor control en el pago de planillas de los trabajadores y se eliminara cualquier pago de más si los empleados no están cumpliendo con las horas estipuladas

Se puede remover al guardia de seguridad de esa área ya sea permanente y ahorrar el salario que devenga o se puede utilizar en otra área donde se necesite seguridad en la empresa

Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Proceso:

El guardia de seguridad supervisa la anotación de asistencia de los empleados hasta las 8:00am

Se demora 15 minutos después de las 8:00am y el guardia de seguridad lo toma para llevarlo a la jefatura de personal

Propuesta:

Con la implementación del reloj biométrico las horas de entradas y salidas de cada empleado son almacenados automáticamente y el departamento de jefatura puede asesar a esta información inmediatamente.

No es necesario:

Que el guardia de seguridad se encargue de entregar el libro de asistencia a la jefatura de personal

Si es necesario:

Que la información sea transmitida a la jefatura de personal, este proceso es de forma inmediata ya que al implementar el reloj biométrico se puede asesar de forma inmediata a la información y a la vez se asegura que la información no se pierda al guárdalo en la base de datos

Costo:

Se ahorra tiempo en el proceso de obtener la información y se puede ejecutar más rápido la planilla creando más eficiencia.

En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.

Proceso:

Recibir el libro de asistencia

Analista demora 3 horas en trasladar los datos a la hoja de Excel

Analista crea el reporte de asistencia

Propuesta:

Al obtener toda la información del reloj biométrico inmediatamente el analista no tendría que esperar para recibir la información, El analista al poder exportar la información no necesita trasladar la información del libro a Excel. Esto reduce tiempo en la creación del reporte de asistencia.

No es necesario:

El consumo de 3 horas para trasladar la información a Excel

Si es necesario:

La creación de el reporte de asistencia con la información de las entradas y salidas de los empleados

Costo:

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