Las Cinco S En Las Organizaciones

Introducción

Beneficios de las Cinco S

Significado de las Cinco S

Resistencias en la aplicación de las Cinco S

Diez principios básicos para implantar las 5S

Conclusiones

Bibliografía

Introducción

La aplicación de las Cinco S ha pasado a ser un elemento crítico y fundamental en toda empresa con pretensiones de ser competitiva. Según el famoso consultor Hiroyuki Hirano una de las preguntas que más le formulan los altos directivos es acerca de la política de racionalización que debe implantarse en las empresas para que estas puedan sobrevivir en las próximas décadas. Pregunta a la cual él responde con la frase "Las Cinco S". Las empresas que fracasen en la puesta en práctica de las 5S probablemente fracasarán también en sus intentos de implantar una racionalización en gran escala. No sólo son las 5S el fundamento sobre el que una empresa debe afirmar su supervivencia, son también parte de la cultura corporativa. Las 5S facilitan mejoras sin gastar mucho dinero, de modo que los directivos las encuentran sumamente atractivas.

Las 5S tienen una amplia aplicación, se trate de oficinas y servicios de ventas, al igual que en fábricas, empresas y entidades de servicios, como así también en empresas dedicadas a las explotaciones primarias, y por su puesto en organismos públicos.

Las 5S son de utilidad cualquiera sea el sistema de producción de bienes y servicios adoptado por la empresa. Contribuye a aspectos que pasan por:

La seguridad.

La calidad.

La productividad.

Los tiempos de producción y plazos de entregas.

Los costos.

La motivación.

El mantenimiento de equipos e instalaciones.

La disciplina.

Los niveles de satisfacción.

La mejora continua

Y la rentabilidad

Si bien la puesta en práctica de las 5S son fundamentales para un sistema de producción Just in Time, sus objetivos, herramientas y funcionamiento son necesarios y aplicables a cualquier tipo de actividad y sistema de producción de bienes o servicios.

No hay fábrica que fabrique bien las cosas sin un fuerte fundamento 5S. Tampoco hay empresa de servicios que pueda ser productiva y altamente eficiente sin una aplicación efectiva de las 5S. Las Cinco S es una necesidad para poder competir en los mercados, pero no garantiza el triunfo de la empresa. De igual forma que un atleta para competir debe estar sano, ello sólo le permite participar de la competencia, pero no le asegura estar entre los primeros.

Una empresa con una buena aplicación de las Cinco S logra tanto eficiencia como eficacia.

Beneficios de las Cinco S

Muchas empresas y sobre todo fábricas creen estar aplicando exitosamente las Cinco S, pero la experiencia dice que hay pocas fábricas que estén arregladas apropiadamente y en orden. Por muy populares que puedan llegar a ser las palabras Seiri (Organizar) y Seiton (Ordenar) hay pocas organizaciones donde el personal entienda lo que ellas significan y en consecuencia las pongan en práctica. La mayoría de las personas interpreta esas palabras como arreglar las cosas poniéndolas en filas ordenadas.

Las Cinco S corresponden a la primera letra de las palabras japonesas Seiri (organizar), Seiton (ordenar), Seiso (limpieza), Seiketsu (limpieza estandarizada) y Shitsuke (disciplina). Estos conceptos están en las bases y fundamentos para lograr el cero defecto, la reducción de costos, la seguridad y cero averías.

La mayoría de los trabajadores de fábricas y personal de oficinas están acostumbrados a considerar la "búsqueda" de cosas como parte de su trabajo. Buscan piezas, carros, herramientas, plantillas, formularios, comprobantes o documentación. Cuantas más cosas buscan, más se reduce su productividad, y más obsoleta se torna la organización. El personal ni los directivos son conscientes de las pérdidas y costos ocultos que se encuentran en las búsquedas que diariamente tienen lugar en las empresas.

El personal no suele advertir que invierte cinco minutos buscando plantillas, herramientas, útiles y carros en un largo procedimiento de cambio de útiles de una hora de duración. Pero cuando la fábrica implanta los cambios de útiles de menos de diez minutos, esos cinco minutos de tiempo de búsqueda súbitamente resultan ser un despilfarro obvio.

Los hechos son simples:

Una fábrica con organización, orden y limpieza tiene una productividad más elevada.

Una fábrica con organización, orden y limpieza fabrica menos productos defectuosos.

Una fábrica con organización, orden y limpieza hace más entregas dentro de los plazos.

Lo mismo es válido para las labores de oficinas, los servicios de un hospital, los talleres de mantenimiento y reparaciones, las obras en construcción, una escuela, una empresa de transporte y logística, o una entidad pública.

La implantación seria y sistemática de las Cinco S genera de manera directa o indirecta los siguientes beneficios:

Beneficio 1. Reducción en los tiempos de cambios de herramientas y de preparación, lo cual permite diversificación en la producción de bienes y mayor cantidad de servicios.

Beneficio 2. Cero defectos aportan calidad más elevada.

Beneficio 3. Cero despilfarro reduce los costes.

Beneficio 4. Cero retrasos conduce a entregas fiables.

Beneficio 5. Cero accidentes promueve la seguridad.

Beneficio 6. Cero averías significan mejor mantenimiento.

Beneficio 7. Cero quejas significan mayor confianza.

Beneficio 8. Cero números rojos significan mayor rentabilidad y crecimiento corporativo.

Significado de las Cinco S

Seiri significa organización o arreglo apropiado. Arreglo apropiado implica distinguir claramente entre lo que se necesita y debe guardarse, y aquello que no es necesario y debe ser retirado. Sorprendentemente este concepto tan simple es mal interpretado con demasiada facilidad. Al principio resulta duro distinguir entre aquello que es necesario y lo que no lo es. Las personas tienden a ser como ratas almacenadoras de cosas. Se rodean de cosas pensando "Quizá lo necesite para los próximos trabajos". Miran una máquina innecesaria y dicen "La dejaremos, ya la usaremos para algo". Mientras ello acontece, los stocks, las máquinas, herramientas, formularios y carpetas continúan apilándose e interfieren en las actividades y procesos de la organización. Esto conduce a la generación de un masivo despilfarro que invade toda la empresa.

Entre los despilfarros generados por la falta de un arreglo apropiado tenemos:

1. Inventario innecesario origina gastos extras relacionados con el mismo.

2. La fábrica u oficinas requieren de más espacio

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