Ensayo De Las Cinco S

LAS 5S EN EL CONTENIDO DEL PROGRAMA DE TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA EN ENTIDADES FINANCIERAS TERCER TRIMESTRE DEL 2011 - SENA

Desde hace mucho tiempo el ser humano ha implementado distintos métodos para lograr tener una mejor producción, es decir, llevar a que el producto sea de buena calidad y se haga de manera eficiente. Esto, al pasar de los años, ha tenido una variabilidad, ya que cada empresa tiene diferentes conflictos, los cuales se tiene que superar para alcanzar los objetivos que se han propuesto desde el marco empresarial. Un claro ejemplo es el método de las 5s, que revolucionó las ideologías comunes que tenían las compañías de los años 60’s, método que aun sigue teniendo aplicabilidad no únicamente en el campo empresarial, sino también personal

Este ensayo se centra en el funcionamiento del método de las 5S y cómo éste se relacionan con los temas vistos en la competencia: Intervenir en el desarrollo de programas de mejoramiento organizacional, correspondiente al programa Tecnólogo en Asistencia Administrativa de Entidades Financieras, además para reconocer como se pude aplicar en la gestión empresarial y en otros espacios de la vida diaria. En primer lugar, se debe entender cada aspecto de las 5S, para esto se plantea el concepto de una manera global, y en segundo lugar, correlacionar este método con los temas tratados en clase con el fin de lograr establecer su utilidad y aplicabilidad.

El método de las 5 "S" surgió en Japón a partir de la segunda guerra mundial, cuando se unen los científicos y los ingenieros para mejorar la productividad y la calidad. El objetivo principal era: “eliminar obstáculos que impidan una producción eficiente, lo que trajo también aparejado una mejora sustantiva de la higiene y seguridad durante los procesos” . La empresa Toyota, ha sido una de las compañías donde por mayor tiempo se ha aplicado la metodología, las 5 "S".

El mayor exponente de esta metodología de trabajo es el Dr. W. Edwards Deming quien la ha incluido en el Gemba Kaizen o teoría del mejoramiento continuo . Metodología que permite implementar y establecer estándares para tener áreas y espacios de trabajo en orden y limpieza para poder realizar eficazmente las actividades de trabajo.

Las 5 "S" son las iniciales de cinco palabras japonesas con las que se nombran cada una de las fases que componen la metodología y son:

SEIRI: organizar o clasificar es separar lo necesario de lo innecesario, lo útil de lo inútil en el lugar de trabajo.

SEITON: Orden, es decir colocar lo necesario en un lugar de fácil acceso que no estorbe, que no se deteriore, que su localización o búsqueda pueda ser ágil.

El orden es la esencia de la estandarización, un sitio de trabajo debe estar completamente ordenado antes de aplicar cualquier tipo de estandarización. La estandarización significa crear un modo consistente de realización de tareas y procedimientos

SEISO: Limpieza, es decir, Una vez el espacio de trabajo está despejado (Seiri) y ordenado (Seiton), es mucho más fácil limpiarlo; de tal manera que las fuentes de suciedad se puedan identificar y eliminar

SEIKETSU: Mantener la limpieza o control visual, es decir que este factor contribuye a que las personas se sientan bien dentro de su ambiente de trabajo y así puedan realizar sus tareas con alegría y creatividad, es decir Formar al personal en los estándares.

SHITSUKE: Autodisciplina o estandarización, es el elemento más difícil de entender y practicar, porque exige educación y respeto entre los integrantes del equipo de trabajo y con el medio ambiente.

El SITSUKE requiere de:

Demostración de ejemplos compartiendo la Misión, Visión y principios de la organización.

Establecer estándares y normas, simples y objetivas.

Evitar el exceso de normas porque eso inhibe la creatividad.

Explicar y repetir las tareas muchas veces hasta que el trabajador las domine.

En caso que haya fallas, la tarea debe ser repetida desde el inicio.

Elogiar en público y reprender en privado.

Obedecer avisos, cronogramas, horarios, plazos, normas y reglamentos.

Promover la capacitación y el entrenamiento permanente.

Mantener el clima organizacional donde se valore el trabajo en equipo, la cooperación, la confianza y la solidaridad.

Mantener hábitos de higiene y limpieza de las instalaciones y del propio cuerpo.

En resumen la aplicación de las 5"S" apunta a varios objetivos, tales como: -el de eliminar del espacio de trabajo lo que sea inútil,-organizar el espacio de trabajo de forma eficaz, -mejorar el nivel de limpieza de los lugares, previniendo accidentes de trabajo, -mejorar el trabajo en equipo y el clima organizacional, -reducir los gastos de tiempo y energía, -mejorar la calidad de la producción, entre otros.

Ahora bien, esta metodología de las 5s contiene muchos de los elementos que se han tratado en la competencia: Intervenir en el desarrollo de programas de mejoramiento organizacional, del programa Tecnólogo en Asistencia Administrativa de Entidades Financieras, y que tienen que ver con mejorar en todos los aspectos la calidad de la producción. Las guías desarrolladas durante el programa están íntimamente relacionadas con la aplicación de la metodología de las 5s, tal como se detalla a continuación.

Los temas relacionados en la guía N1. respecto a la historia y evolución de la administración, las escuelas administrativas y los Conceptos y clasificación de metas, eficacia, Eficiencia y Efectividad llevan a comprender que para alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos … se debe tener un proceso administrativo donde los individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por si solo y evoluciono hasta convertirse en un acto previo y cuidadosamente planificado y racional…en todo tiempo ha habido necesidad de coordinar, de tomar decisiones, de ejecutar y controlar…como por ejemplo en la antigua Babilonia con el control financiero hecho en tabillas de arcilla organizadas y archivadas por día para permitir su rápida ubicación . Así como los Babilonios implementaron el sistema de archivo de las tabillas para reducir el gasto de tiempo buscándolas cuando fueran requeridas, la metodología de las 5s también tienen como objetivo reducir el gasto de tiempo y energía mediante la implementación de la organización, clasificación (Seiri) y orden (Seiton).

Desde la administración antigua hasta la administración de la edad contemporánea

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