METODOS PARA MANEJAR EL TIEMPO

MANUAL DE TECNICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO PARA EJECUTIVOS EN EL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN Y LA MINERIA

[pic 1]

[pic 2]

Elaborado por: Alejandro Lagarda Aguilar

Índice

Contenido

Introducción        3

Objetivos        4

Principales mitos de la administración del tiempo        5

Manual        6

Lista de tareas..        6

Caja de Eisenhower..        8

Esquema GTD. GTD “Getting Things Done”.        14

Técnica Seinfeld..        17

Técnica de los 5 minutos.        19

Técnica Pomodoro..        20

Mapas mentales.        22

Evaluación        24

Literatura y fuentes utilizadas        28

Introducción

Dentro del presente proyecto podrán encontrar un manual que contiene herramientas y técnicas para la administración del tiempo en las empresas del sector de la construcción y minero. La administración del tiempo es una herramienta muy importante la cual, si se implementa, se obtendrán resultados sorprendentes y se logrará ser más productivos.

Se conoce como tiempo a la duración de las cosas sujetas a cambio que determinan las épocas, períodos, horas, días, semanas, siglos, etcétera. Esta palabra procede del latín “tempus”.

El tiempo es un recurso que se acaba y es de suma importancia para cualquier directivo saber administrarlo de manera correcta para que sus empleados lleven a cabo las actividades a realizar con más eficacia y velocidad, a menudo trabajar bajo presión causa errores, se tiene menos tiempo para planificar y se toman decisiones sin pensarla, llevando a tener errores que le cuestan a la empresa.

La eficiencia consiste en hacer más en menos tiempo, generalmente se piensa que al trabajar rápido se tendrá tiempo sobrante para hacer lo que se quiere, el trabajar eficazmente, en realidad no es así, por eso es necesario que se organice el tiempo de manera estratégica en el plan a llevar a cabo para llegar a los objetivos deseados y así poder obtener un buen rendimiento y buenos resultados en el trabajo.

Por medio de este manual, se busca poner en práctica algunas técnicas para poder administrar el tiempo en la jornada laboral, de manera estratégica para aprovecharlo mejor.

En el presente documento, el lector, encontrará los objetivos del proyecto propuesto, los alcances y limitaciones del mismo y el plan y programa para poderlo implementar.

Objetivos

El objetivo del presente manual es desarrollar habilidades y facilitar técnicas que permitan al director o persona al mando administrar el tiempo de la jornada laboral de manera estratégica y servirá como un eficaz instrumento que contribuya a la mejora en la toma de decisiones y que logre tener un impacto positivo, en la productividad y en la mejora ambiente laboral.

Al poner en práctica dichas técnicas se podrá obtener distintos beneficios como:

• Elevar la productividad y el rendimiento de los integrantes del cuerpo directivo.
• Mejorar y priorizar la toma de decisiones.
• Prevenir retrasos en planes de trabajo.
• Reducir el estrés.
• Mejorar el ambiente laboral.

Principales mitos de la administración del tiempo

A continuación, les presentamos algunos de los principales mitos que suelen argumentarse para sustentar la cultura del tiempo improductivo:

1. El mito de la actividad: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se confunden los resultados con la actividad... para no llegar a ninguna parte.

2. El mito del hombre equipo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”: invadiendo puestos, aplastando personas y matando motivaciones.

3. El mito de la decisión aplazada: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide nunca.

4. El mito del indispensable: “Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, así que yo trabajo 15 horas diaria”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de trabajar mejor.

5. El mito de ahorrar tiempo: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difíciles, tratándolos de manera superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.

6. El mito de trabajar contra el tiempo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones.

Manual

Duración: 2 horas

Horario: 8:00 am a 10:00 am

Lugar: por definir

Tema: Introducción a las técnicas de administración del tiempo, impartida por el autor sin ningún costo como aportación a la mejora de la organización de la empresa.

Las técnicas consideradas en el manual son las siguientes:

Lista de tareas. Consiste en hacer una lista de cosas para hacer como su nombre lo indica. Puede ir de lo más simple a lo más difícil, esta es una de las maneras más fáciles para aprender a planificar y establecer prioridades, pero no solo se trata de escribir las actividades por realizar, existen recomendaciones para que la lista sea efectiva.

• Deben ser bien descritas, breves y concisas. Con verla solo una vez debe bastar para saber qué es lo que se requiere hacer para dar por completada la tarea.
• Definir tareas abordables. Ser capaz de entender los límites de tiempo, si es una tarea muy corta se recomienda terminarla al momento, y si se trata de una tarea que nos consumirá mucho tiempo, se recomienda dividirla en varias tareas porque se puede llegar a pensar que no terminamos nada.
• Asegurar recursos. Se refiere a que hay que definir tareas viables, reales y que podamos resolver, no deseos o sueños.

Se tiene que ser muy inteligente al momento de crear una lista de tareas, se debe ser capaz de entender y diferenciar entre las realidades, deseos, sin olvidarse del recurso más importante que es, el tiempo.

...