Manual De Organizacion Admon. Y Finanzas

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

OBJETIVO

Planificar, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos humanos, materiales,

económicos, financieros, contables y financieros necesarios para sustentar las

operaciones de la empresa, asegurando la rentabilidad en un marco de austeridad

acorde con los planes estratégicos y operativos de la Empresa.

SUPERVISIÓN RECIBIDA

De la Gerencia General.

SUPERVISIÓN EJERCIDA

División de Contabilidad, Departamento de Finanzas, Departamento de Recursos

Humanos, Departamento de Logística y Departamento de Seguridad Patrimonial. y sobre

el personal que la integra.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Organizar y mantener actualizados los análisis económicos, que permitan evaluar las

variaciones de los marcos económicos del país en cuanto puedan tener relación con

la empresa.

2. Dirigir la administración de recursos humanos de la organización, supervisando la

aplicación de las políticas aprobadas al respecto por los niveles superiores de la

empresa.

3. Promover la aplicación de una política justa, disciplinada y equitativa en la

administración del personal y una efectiva atención de los problemas sociales de los

trabajadores.

4. Dirigir y supervisar la administración logística de la empresa, en lo referente a la

adquisición, recepción, almacenaje, custodia y despacho de los bienes y materiales

requeridos por la organización para garantizar su operatividad.

5. Controlar que la adquisición de los bienes y servicios requeridos se efectúe de

acuerdo a las normas legales e internas vigentes.

6. Supervisar el control de los bienes que forman el patrimonio empresarial, velando por

su correcta conservación y uso, así como del oportuno control y registro de las obras

destinadas a incorporarse al patrimonio empresarial. 65

7. Controlar que en su oportunidad se realicen inventarios físicos adecuados y se

determinen las depreciaciones y valuaciones pertinentes, de acuerdo a las exigencias

contenidas en la normatividad vigente.

8. Dirigir, controlar y supervisar la administración contable y tributaria de la empresa, a

través de la formulación de los estados financieros y verificar su oportuna

presentación a los organismos superiores internos y a las instituciones externas

indicadas por dispositivos o reglamentos.

9. Supervisar la permanente aplicación del sistema de costos de la empresa, de

acuerdo con las pautas vigentes al respecto.

10. Dirigir las actividades financieras de la empresa, velando por la correcta

administración de los recursos financieros controlando todas las transacciones,

decidiendo o proponiendo, según el caso, el uso de las distintas fuentes de

financiación disponibles, tratando de lograr la mayor rentabilidad para la Empresa.

11. Supervisar la formulación, aplicación y control del presupuesto empresarial, así como

la de los presupuestos adicionales que se deben presentar ante terceros.

12. Supervisar la apertura y cierre de cuentas corrientes bancarias o mercantiles,

operándolas de acuerdo con los poderes y autorizaciones aprobadas y vigentes.

13. Supervisar la correcta aplicación de la política aprobada por los organismos

superiores para la actividad de seguros.

14. Velar por la seguridad patrimonial de la Empresa, supervisando la aplicación planes

y estrategias que permitan preservar las instalaciones y bienes patrimoniales de

EGASA frente a actos que atenten contra su seguridad y conservación.

15. Proponer normas y formular procedimientos técnicos o generales para el área,

controlando su uso y correcta aplicación.

16. Formular el Plan Anual de Adquisiciones de la dependencia, velando porque una

vez aprobado, se realicen los procesos de adquisición correspondientes en los

plazos establecidos en el indicado plan.

17. Identificar oportunidades de mejora de las actividades y procesos, que a través de

la incorporación de acciones, controles e innovaciones permitan agregar valor a la

gestión de la dependencia, permitiendo la optimización de costos operativos y la

mejora de la rentabilidad y eficiencia empresarial.

18. Velar por que se cumplan las disposiciones, normas, procedimientos y similares

comprendidas en el Sistema de Gestión Integrado de la empresa, a fin de garantizar

la adecuada operatividad de los Sistemas de Gestión de la Calidad, Gestión

Ambiental, Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestión de Seguridad de la

Información.

19. Formular el presupuesto anual de la dependencia para que sea incluido en el de la

Empresa, velando por su cumplimiento y de las disposiciones complementarias al

respecto. 66

20. Velar por el correcto uso y adecuada custodia de todos los bienes que sean

asignados a la dependencia. 67

RANGO: DEPARTAMENTO

SIGLA : AF/SP

SEGURIDAD PATRIMONIAL

OBJETIVO

Dirigir y efectuar la vigilancia de las oficinas, plantas e instalaciones de la empresa, para

que cuenten con la conveniente seguridad externa que las preserve de daños causados

por acciones de terceros o de la naturaleza. Brindar seguridad y protección a la Alta

Dirección de la Empresa.

SUPERVISIÓN RECIBIDA

De la Gerencia de Administración y Finanzas

SUPERVISIÓN EJERCIDA

Supervisión indirecta sobre el personal que presta servicios de seguridad a la empresa

por contratos o por convenios.

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Brindar seguridad y protección a la Alta Dirección de la Empresa.

2. Organizar los sistemas que permitan controlar el ingreso y flujo del personal a

edificios e instalaciones, la entrada y salida de equipos, instrumentos y otros

materiales, y el ingreso y salida de terceras personas.

3. Hacer cumplir los reglamentos internos vigentes con relación al movimiento de

personal durante las horas de trabajo y con relación a las restricciones de circulación

del mismo en diversas instalaciones.

4. Evaluar constantemente los informes que presenten las empresas de seguridad

contratadas y organizar el seguimiento de las denuncias o advertencias que ellos

contengan y que puedan entrañar alguna situación de riesgo.

5. Supervisar el estricto cumplimiento de los contratos o

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