Manual De Procedimientos De Caja Chica

Manual de procedimientos

Efectivo, inversiones temporales y cuentas por cobrar

INTRODUCCION

Las empresas cuentan siempre con un proceso de recepción de los recursos en efectivo que son vulnerables a los males manejos. Por lo tanto se debe tener un proceso lo más detallado y vigilado posible para evitar problemas. El presente manual se desarrollara algunos de los pasos más indispensables para el buen control del efectivo.

CAJA CHICA

La caja chica constituye un fondo fijo asignado para atender pagos en efectivo por gastos menores, exclusivamente para fines de la entidad. Este fondo no podrá utilizarse para compras y gastos mayores que excedan los límites establecidos.

OBJETIVO

Establecer los lineamientos metodológicos para la recepción, control y manejo de efectivo entrante en caja.

POLÍTICAS DE CAJA CHICA

• El importe que haya en caja chica, nunca debe exceder de $5,000.00

• El fondo fijo solo podrá utilizarse para efectuar gastos inferiores a $2,000.00

• Solo se aceptaran aquellos gastos con comprobantes fiscales.

• El efectivo únicamente será manejado y bajo la responsabilidad del encargado de caja.

• Para la realización y desembolso de gastos deberá existir una previa autorización por escrito de la administración.

• Al finalizar el día de operaciones se realizara un corte de caja, en presencia del encargado de caja y el supervisor de la tesorería.

• En caso de faltantes de caja, los mismos serán cobrados al responsable.

• La reposición de caja se hará cuando exista un saldo mínimo del 20% del saldo inicial.

• Debe haber un solo responsable de caja chica.

DISPOSICIONES GENERALES

• La fiscalización de la caja chica está a cargo del gerente de finanzas, el cual deberá elaborar un reporte diario que contener el nombre del responsable de la caja, montos y actividades realizadas, así como las firmas de ambos.

• El incumplimiento de las disposiciones señaladas en el presente manual, por parte del encargado (a) de caja chica y/o quien hace uso de los fondos, dará lugar a sanciones disciplinarias que las autoridades superiores establezcan, así como sanciones legales.

PROCESO DE CAJA CHICA

A la llegada del encardo de la caja chica, el gerente de finanzas hará entrega del efectivo llenando el formato C-1, el cual deberá contener los nombres de los responsables, la hora de entrega, cantidad (monto), fecha y las firmas, tanto del Gerente de finanzas como del cajero.

Cuando exista la necesidad de realizar un desembolso de efectivo de caja, el encargado de área deberá llenar una requisición de gastos (formato RG-1) y entregársela al Gerente de finanzas para que la evaluara y realice la autorización. Una vez que le gerente de finanzas autoriza el desembolso, deberá entregarle al encargado de área una Autorización de gasto, el cual deberá entregarse al cajero para que realice el desembolso correspondiente.

Cuando el gasto sea realizado, el encargado de área o departamento solicitante, deberá entregar el comprobante de gasto al cajero para comprobar su utilización, si al revisarlos se determinan diferencias, estas serán pagadas de la forma que proceda. Si el gasto es superior al autorizado, deberá rembolsarse al encargado de área (previa autorización), si el gasto es menor, el encargado de área deberá entregar la diferencia al cajero.

Si en el transcurso de las operaciones

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