Procedemiento De Caja Chica

Propósito

Definir el concepto de caja chica, su método de creación contable, entrega de fondos, rendición, reembolso y término de caja chica. Clarificar su uso e identificar partidas por las cuales no correspondería utilizar este fondo.

Alcance

• Aplicación

• Definición

• General

• Custodia y rendición

Aplicación

Este procedimiento aplicará a la Oficina Santiago de Chile de Fluor S.A. y todos los proyectos que reporten a esta oficina.

Definición

Caja Chica (Fondo Fijo) nace por la necesidad de cancelar gastos de bajo monto y de naturaleza esporádica que representen un ahorro efectuarlas bajo este tipo de administración, evitando el proceso de generación de cheque.

General

Para la contabilidad este monto nace mediante la emisión de un cheque con imputación a una cuenta de activo en el Balance, el que debe concordar en todo momento con el saldo de valores en caja chica más los montos por rendir o vales por gastos efectuados que se mantengan.

Para utilizar montos de esta caja, un requirente deberá llenar el Formulario “Comprobante de Egreso Fondo Fijo Tesorería”, el cual deberá ser autorizado por su jefe directo. En esta solicitud se deberá especificar el motivo por el cual se está solicitando ese dinero.

La rendición del monto entregado, por parte del requirente, no debe pasar más allá de dos semanas desde el momento que el dinero fue entregado, debiendo entregar una rendición bajo el formato de Rendición de Caja Chica (Formulario “Petty Cash Voucher/Comprobante de Caja Chica”, en el cual se debe adjuntar los respaldo físicos que soporten la rendición. Se debe detallar los ítems de gastos respectivos, el proyecto asociado en caso de ser necesario, la unidad, centro de costo que genera el gasto, y los montos involucrados. La rendición efectuada por el requirente deberá ser autorizada por su Jefe Directo o encargado del proyecto.

En caso de haber utilizado una cantidad menor al fondo requerido se deberá hacer llegar al momento de la rendición, la diferencia entre lo asignado y lo gastado.

En caso contrario, se deberá reflejar el gasto en exceso por sobre el monto solicitado, el que será devuelto a más tardar una semana después de la rendición.

Contablemente, se deberá registrar el gasto incurrido dentro de este mismo período para un correcto reflejo de los costos, asignando al área o proyecto que se señale en la rendición.

Se mencionan a continuación algunos ejemplos de los principales gastos autorizados de caja chica:

• Correo esporádico

• Colaciones por sobretiempo

• Bencina, estacionamiento, peajes correspondientes a trabajos realizados fuera de la oficina

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