Caja Chica

Introducción:

En el presente trabajo se estudiara, analizara y se recopilara información en relación al tema de cierre de caja chica o clásicamente llamado arqueo de caja en este trabajo conoceremos en relación a este tema muchos detalles, protocolos y lineamientos a tener en cuenta para llevar a cabo esta supervisión o registro y conocimiento por parte del supervisor o encargado de contabilidad.

También mostraremos un ejemplo de un formulario que pueden utilizar en una empresa de funcionamiento normal que es utilizado para llevar a cabo estas revisiones y recolecciones de información resaltando que todas estas transacciones tienen que estar respaldadas por documentos oficiles de diferente índole.

Este trabajo es realizado con el fin de que contenga la información necesaria y exacta del tema ya mencionado para un buen estudio y aprendizaje futuro de toda persona interesada.

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Del cierre o arqueo de caja.

El objetivo y la finalidad: El objetivo y la finalidad de los arqueos de caja chica o formulario de cierre de caja menor es el conocimiento de información veraz para las personas de índole administrativa con respecto a esta cuenta debido a que los encargados del fondo de esta cuenta tienen que rendir cuentas en caso de que estas sean solicitadas, registros del fondo el Tesorero, llevará y mantendrá actualizado el Archivo de Rendiciones de Gastos, que deberá contener todos y cada uno de los ingresos y egresos del Fondo en forma pormenorizada y en orden cronológico, debidamente visados Por el Jefe de la Oficina de Administración y por el Tesorero.

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El uso y su importancia: El uso y el objetivo de este formulario de revisión o arqueo es la recolección de información con respaldos de documentos (vales,recibos,facturas,monedas,billetes etc) esta revisión es llevada a cabo por el contador el cual determina el fondo y todos los demás lineamientos su importancia va en relación con el conocimiento de que las transacciones se están desarrollando de forma transparente. Deberán practicarse arqueos periódicos y sorpresivos, sobre el Fondo Asignado en las oportunidades dispuestas por el Jefe de Administración El jefe de Administración y el Jefe del Área de Contabilidad dispondrán la Realización de arqueos, de acuerdo a lo establecido en las normas del Sistema Administrativo de Contabilidad, así como la Norma General de Tesorería Cuando lo consideren conveniente.

En que empresas se utilizan: no se puede mencionar un sector de empresas en específico porque esta caja cubre los gastos menores y todo tipo de entidad tiene este tipo de gastos de emergencia pero si se pueden mencionar varias como una entidad financiera o de manufactura.

Arqueos del Fondo

El arqueo de caja es el documento generalmente utilizado para realizar el análisis de las distintas operaciones y transacciones que son llevadas a cabo solamente en efectivo, estas operaciones de arqueo de caja se realizan en un lapso de tiempo determinado. Se considera que el arqueo de caja además es usado para poder realizar controles internos.

Se sabe que el objetivo primordial al realizar el arqueo de caja, es el poder llegar a contabilizar de igual manera el efectivo recibido y el saldo con el que se cuenta, de tal forma que se puede saber de manera exacta el efectivo que se encuentra físicamente en la caja (ya sean billetes, monedas, cheques de bancos o personales y vales).

Casi siempre esta operación es realizada de manera diaria, ya sea por el cajero o por el auditor interno, cabe mencionar que los auditores externos llevan a cabo el arqueo de caja en momentos que no son previstos con anticipación, de tal manera que el cajero siempre debe de manejar bien su caja.

El resultado de los arqueos debe ser informado a los niveles superiores Correspondientes. Si el resultado del arqueo presentará sobrantes o faltantes, estos serán Sustentados por el Tesorero y consignados en el Acta de Arqueo.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero.

Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas

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