Caja Chica

“Caja Chica”

1) Caja chica.

La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

En todas las empresas, tanto del estado como privadas, debe existir una caja chica para así controlar los gastos menores del día a día que se deben pagar en efectivo, al igual que todos aquellos pagos que deben hacerse por medio de cheques o transferencia bancaria.

CLASES DEFONDOS FIJOS Y/O CAJA CHICA:

La Caja Chica puede poseer dos clases de fondos:

 Caja Chica con Fondo Fijo.

 Caja Chica con Fondos Variables.

• Caja chica con fondo fijo: Se dice que la Caja Chica tiene fondos fijos cuando al inicio de la operación se fija una cantidad determinada invariable para asistir los gastos menores, que debe ser repuesto la misma cantidad cada vez que se va gastando. Ya hemos dicho que este fondo no puede ser aumentado ni disminuido durante el periodo. Salvo que el Gerente o el empresario determinen la mejor forma de administrar dichos fondos.

• Caja chica con fondo variable: Se dice que la Caja Chica tiene fondos variable cuando al inicio de la operación o dentro de un periodo determinado se le asigne una cantidad superior o inferior para asistir los gastos menudos de la empresa; estos fondos están de acuerdo a la

Necesidad de la misma o al volumen de pago que necesita cubrir dentro de un tiempo razonable, es decir que puede variar.

• Ejemplos de caja chica: Gastos menores; Pagar al Cartero, entregar dinero al Junior para que deje correspondencia en el correo. Cada departamento dentro de una Empresa podría contar con su fondo fijo. Etc.

2) Creación.

3) Arqueo y reposición.

Se realizaran arqueos sorpresivos del Fondo Fijo de Caja Chica a fin de comprobar si el monto asignado está de acuerdo con la existencia de documentos y el efectivo.

Los arqueos sorpresivos se efectuaran cuando las circunstancias así lo requieran y estará a cargo de la Oficina de Auditoria Interna y el departamento de Tesorería.

Los resultados de los arqueos se pondrán en conocimiento de la Gerencia del Área y de la Gerencia General, para que se tomen si fuera necesario, las acciones correctivas del caso. Reposición del fondo

La reposición del fondo de Caja Chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente el cuadro “Resumen de Caja Chica”, adjuntando todos los documentos de respaldo. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.

4) Control Interno.

El Control Interno es la base donde descansan las actividades y operaciones de una empresa, es decir, que las actividades de producción, distribución, financiamiento, administración, entre otras son regidas por el control interno. Es un instrumento de eficiencia y no un plan que proporciona un reglamento tipo policíaco o de carácter tiránico. El mejor sistema de control interno, es aquel que no daña las relaciones de empresa a clientes y mantiene en un nivel de alta dignidad humana las relaciones de patrón a empleado.

5) Caja.

El concepto de caja en el ámbito contable se aplica para referirse a la parte de la cuenta donde se registran las entradas de dinero en efectivo o por cheques o en valores representativos de sumas dinerarias, y los egresos también de dinero efectivo o de cheques. Tiene por finalidad ordenar las entradas y salidas de dinero.

Figura todo el ingreso y el egreso que no se halla en la cuenta Bancos, dinero este último que no se tiene disponibilidad inmediata. Cuando se vende a crédito no se registra ese ingreso pues debe esperarse para efectivizar el cobro.

6) Banco.

Es todo el efectivo o dinero que la compañía tiene guardado en las instituciones bancarias o financieras y que fueron depositados por la compañía; tanto en moneda nacional como en moneda extranjera; En sus cuentas de Ahorro y Corrientes.

Tipos de Bancos:

 Según el origen del capital:

• Banca pública: El capital es aportado por el estado.

• Banca privada: El capital es aportado por accionistas particulares.

• Banco mixto: Su capital se forma con aportes privados y públicos.

 Según el tipo de operación:

• Bancos corrientes: Son los mayoristas comunes con que opera el público en general. Sus operaciones habituales incluyen depósitos en cuenta, caja de ahorro, préstamos, cobros, pagos y cobros por cuentas de terceros, custodia de artículos y valores, alquileres de cajas de seguridad, financieras, etc.

• Banco especializado: Tienen una finalidad crediticia específica.

• Banco de emisión: Actualmente se preservan como bancos oficiales, estos bancos son los que emiten dinero.

• Bancos Centrales: Son las casas bancarias de categoría superior que autorizan el funcionamiento de entidades crediticias, las supervisan y controlan.

• Bancos de segundo piso: Son aquellos que canalizan recursos financieros al mercado a través de otras instituciones financieras que actúan como intermediarios. Se utilizan, fundamentalmente, para canalizar recursos hacia sectores productivos.

• Banco de desarrollo: Su objetivo fundamental es el de facilitar el acceso al financiamiento a personas físicas y morales. Etc.

7) Conciliación Bancaria.

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.

Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas débito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.

La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta. Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al

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