Caja Chica

Caja Chica

Es un fondo fijo que la empresa crea de acuerdo a sus requerimientos, es decir, para los gastos menores de la empresa, se establece el monto con el cual se crea la caja chica y el límite en basa al cual se van a realizar los pagos. Esta cuenta tiene saldo deudor y va ubicado en el balance general dentro del activo circulante disponible. El monto de caja chica solo sufrirá una variación cuando este sea aumentado, disminuido o se decida eliminarlo.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser contabilizadas, como el número de factura, nombre, cedula de identidad o R.I.F., IVA, entro otros, pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de caja chica.

Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material de oficina, reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos entre otros. Los gastos se pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, por ejemplo, se pueden agrupar todos los gastos de estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras pequeñas deben ser controlados, registrados y contabilizados.

Su definición contable se refiere a una cuenta que expresa en términos monetarios y a una fecha determinada, el saldo en efectivo, formado por billetes, monedas, vales, justificantes de gastos, comprobantes y otros referidos a operaciones normales de Caja Chica.

Los objetivos principales que originan la creación de un fondo fijo en una empresa son:

• Desconcentrar movimiento de fondos de los utilizados en caja general.

• Cobertura directamente pagos de mínima cuantía, es aconsejable menores a Bs 100.00, pero mucho dependerá del criterio y/o magnitud de la actividad comercial, esto para evitar trámites burocráticos por cifras menores.

Las características principales que identifican al tratamiento de caja chica son:

• Autonomía de gestión

• Dar rapidez al pago de gastos menores.

• Efectuar pagos directos en efectivo.

La naturaleza de la cuenta fondo fijo, incluye:

• Titulo

• Cuenta

• Movimiento de cuenta

Los títulos más recomendables para denominar esta cuenta son: caja chica, caja menor y fondo fijo

La cuenta de caja menor o caja chica:

Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000 bolívares, según la empresa y sus requerimientos.

La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.

Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca más se movilizara dicha cuenta, con las excepciones indicadas.

Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no a la cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes citados.

El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa.

Importancia de la Caja Chica :

La caja

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