Caja Chica

MANUAL DE POLITICAS DE CAJA CHICA

Objetivo

La Empresa el Chispazo establece el presente Manual de Políticas de Caja Chica, el cual tiene como Objetivo General el establecimiento de políticas administrativas que sirvan para uniformar los criterios referentes a los movimientos de efectivo. Lo anterior tiene como finalidad principal, simplificar los procedimientos, así como eficientizar el uso de los recursos asignados a la Empresa El Chispaso. Las modificaciones que lleguen a ser requeridas para el contenido del presente documento por motivos de simplificación, facilitación, reestructuración, mejora continua u otros, deben ser notificadas ante el Gerente General Facundo Cabral.

ALCANCE

Las políticas, obligaciones y responsabilidades, descritas en el presente manual, son aplicables al personal que presente sus servicios a la Empresa el Chispazo, S.A.

POLITICAS GENERALES

1. La Empresa El Chispazo determinará al inicio de cada año el monto que podrán ejercer, de acuerdo a un análisis y evaluación por parte de la misma de asignación de un Fondo Fijo.

2. El coordinador Administrativo será el responsable del manejo del Fondo Fijo (Caja Chica)

3. El responsable del Fondo deberá firmar un documento, que ampara el monto autorizado. La persona designada deberá cumplir con las responsabilidades descritas en el presente Procedimiento.

4. El cheque para la Reposición del Fondo Fijo (Caja Chica) será elaborado a nombre del responsable de dicho Fondo.

5. El monto máximo autorizado para ejercer algún gasto con el Fondo Fijo es de Q 10,000.00 diez mil quetzales exactos con el IVA incluido.

6. Todas las Facturas que ampare una Reposición de Fondo Fijo deberán tener como máximo una antigüedad de 30 días naturales a partir del la fecha de expedición de la factura.

7. Para considerar cualquier erogación dentro de la SOLICIUD DE REPOSICIÓN deberá incluirse el comprobante correspondiente el cual deberá cumplir con los requisitos que debe tener una factura debidamente autorizada por la SAT y que halla sido para uso exclusivo de la empresa El Chispazo, S.A.

8. El responsable del Fondo Fijo (Caja Chica) deberá mantener el importe en efectivo y los comprobantes en la caja metálica asignada en la Entidad, evitando por seguridad llevarlos consigo.

9. La SOLICITUD DE REPOSICIÓN se deberá elaborar con comprobantes propios del mes en cuestión, evitando acumular comprobantes de meses anteriores.

10. El Fondo Fijo (Caja Chica) deberá ser utilizado únicamente para cubrir necesidades operativas de la Empresa El Chispazo, S.A.

11. El Responsable del Fondo, en cualquier momento amparará y/o comprobará la totalidad del Fondo, ya sea en Efectivo, Comprobantes de gastos y/o Vales de Caja provisionales.

12. Todos los Comprobantes de gastos deberán contener la firma del responsable del Fondo y la antefirma del Director General, así como el sello fechador de pagado.

13. Los vales provisionales de caja deberían contener las firmas del Responsable del fondo, la del empleado que ejerce el gasto, así como la descripción del concepto, el importe y la fecha de emisión del vale.

DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Manejo, Reposición y Finiquito de Fondos Fijos (Caja Chica) EMPLEADO DEL INSTITUTO

1. Solicita Efectivo al Responsable del Fondo Fijo (Caja Chica) para efectuar algún gasto.

RESPONSABLE DEL FONDO FIJO

2. Elabora un VALE DE CAJA provisional, especificando lo siguiente; a) Fecha b) A favor de (nombre del empleado solicitante) c) Vale por (importe solicitado en número) d) Importe con letra e) Concepto (del gasto) f) Nombre y Firma del Responsable del Fondo Fijo g) Nombre y Firma de la Persona que recibe (empleado solicitante) EMPLEADO DEL INSTITUTO 3. Efectúa el (los) gasto(s) menor(s) requerido(s) y recaba la Factura correspondiente, la cual deberá cumplir con los requisitos que marca

el Código Fiscal de la Federación. “Los conceptos de erogación autorizados para ejercer a través del Fondo Fijo (Caja Chica) solo será gastos menores, entre los cuales se incluyen los siguientes:

a) Comida para efectos de trabajo. (Previa autorización del Director General)

b) Gastos de oficina (encuadernados, engargolados, copias a color, xerografías, acetatos y otros menores extraordinarios) etc.

c) Gastos de cafetería (café, azúcar, servilletas, desechables).

d) Material fotográfico (pilas, revelados, rollos, compras menores).

e) Otros menores en notas que no excedan a Q 1000.00 quetzales exactos con IVA incluido “Los siguientes conceptos de erogación NO SERÁN CUBIERTOS POR NINGUN MOTIVO a través del Fondo Fijo (Caja Chica).

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