Caja chica

Efectivo: Es el dinero depositado en banco en cualquier renglón que el banco acepte como depósito inmediato como: cheques, giros o facturas, bauches o tarjetas de créditos.

El efectivo constituye el principio y el fin del ciclo de operaciones de una empresa que representa la disponibilidad inmediata del poder de compras. Por eso es que ninguna empresa puede operar de forma óptima sin tener efectivo debido a que este es imprescindible para la realización de las operaciones normales de la misma y básico para su crecimiento.

El efectivo es el más corriente y el más liquido de todos los activos por lo que generalmente se presenta como la primera partida del balance general.

Objetivos fundamentales para la gerencia en el manejo del efectivo:
1. Garantizar la exactitud contable, con respecto al ingreso, abono y saldo de retiro.
2. Evitar pérdidas por concepto de fraudes o robo.
3. Mantener en todo momento el dinero suficiente para hacer los pagos necesarios y usarlos razonables para las emergencias.
4. Evitar tener cifras grandes de dinero ocioso en las cuentas corrientes sin producir renta alguna.

Procedimientos para mantener buen control interno sobre el efectivo

1. Separar la función del manejo del efectivo de la función del mantenimiento de los registros contables.
2. Preparar un listado que relacione los ingresos de efectivo en el momento y en el lugar donde se recibe el efectivo.

3. Exigir que todos los ingresos de efectivos se depositen diariamente.
4. Realizar todos los pagos con cheques excepto los pagos menores que se realizan por caja chica.
5. Exigir que la validez y el valor de cada desembolso sea verifique antes de girar el cheque
6. Separar la función de aprobación de gastos de la función de firmar cheques.
7. Preparar conciliaciones bancarias mensualmente con su registro correspondiente.

El efectivo proviene de las siguientes cuentas:

1. Cuentas al contado, cobros a clientes por cuentas por cobrar, préstamos bancarios, inversiones, descuentos por documentos o giros, por ventas realizadas con tarjetas de crédito, por otros ingresos.

Procedimientos recomendables para dar ingresos al efectivo: Usar caja registradora, esta caja debe poseer una cinta con copia para entregar al cliente y otra para el cuadre de la caja.

Que los recibos de ingresos estén pre numerados se le entrega el original al cliente y se mantiene una copia en archivo.

Preparar una relación de los cobros que va a realizar el cobrador de la empresa.

Los empleados que reciben el efectivo no deben tener acceso a los registros contables (Pueden ser manipulables).

Los empleados que manejan efectivo no deben tener autoridad para preparar notas de crédito por devoluciones de ventas.

Procedimientos para mantener un buen control sobre los desembolsos del efectivo:

1. Que todos los desembolsos se realicen con cheques excepto los pagos menores

2. Los cheques deben pre numerados y se deben girar en secuencia numérica.

3. Cualquier cheque dañado debe sellarse con el nombre de anulado para que no pueda volver a ser usado.

4. La aprobación de las facturas de pagos, es una función que debe estar separada de la preparación de los cheques para tales fines.

5. Cada transacción que exige pago de efectivo debe ser verificada y aprobada antes de hacer el pago.

6. La persona encargada de firmar cheques no debe aprobar pagos ni hacer registros contables.

7. Cuando se lleva un cheque a la firma este debe estar acompañado de las facturas aprobadas y los demás documentos que justifiquen ese pago.
8. Cuando el cheque es firmado se deben cancelar con el nombre de pagado todos los documentos que sirven de soporte al cheque.

9. Las empresas que emiten muchos cheques utilizan máquinas  para firmarlos, el control interno es débil  pero debemos mantener un control de los cheques antes y después de pasar por la máquina que lo firma.

El área del efectivo está compuesta por caja chica, caja general, bancos, transferencias bancarias.

CAJA CHICA: es una cantidad de dinero que la empresa mantiene disponible para efectuar pagos menores ya que resulta muy costoso emitir un cheque con cantidades pequeñas. Por ejemplo: Pago de taxi, suministro de oficina, café, azúcar, etc…

Para establecer el fondo en caja chica debe hacerse una estimación del total de los pagos menores, que tiene que hacer una empresa durante un periodo dado el cual no puede exceder de un mes.

Cuando se determina el monto por el cual se va a crear el fondo de caja chica se pide un cheque por una cantidad mayor a un monto estimado con el objetivo de preveer situaciones imprevistas.

Este cheque se pide al nombre de caja chica de la persona encargada de la caja chica y es la responsable de realizar los desembolsos debidamente autorizados, también se le debe especificar la cantidad máxima de los pagos a realizar. La persona que recibe el efectivo debe firmar un comprobante de caja chica en cual se explica la naturaleza y el valor de cada pago.

Reposición de fondo de caja chica: Para reponer el fondo de caja chica se debe preparar una relación de todos los pagos realizados a la cual se reconoce como relación de comprobantes de pagos. Reembolsar el fondo de caja chica es reemplazar la cantidad de dinero que se ha gastado para así restablecer el fondo con su valor inicial.

Las cuentas de gastos se debitan cada vez que se va a reponer el fondo de caja chica

Incremento de fondo de caja chica: Cuando el monto establecido para crear el fondo de caja chica resulta insuficiente para cubrir los pagos menores es conveniente incrementarlo.

Reducción del fondo de caja chica: Si en algún momento la empresa baja el nivel en sus operaciones y el monto por el cual se creó la caja chica resulta excesivo lo más conveniente es reducir el fondo. El cual consiste en que el encargado de manejar el fondo debe entregar el efectivo que resulta excesivo el cual debe depositarte en la cuenta corriente de la empresa.




Arqueo del fondo de caja chica es una verificación del manejo del fondo de caja chica. En el momento en que se práctica debe existir una igualdad entre el monto de los comprobantes más el dinero en efectivo con el monto inicial con el cual se creó la caja chica. Este arqueo debe hacerse de sorpresa para que sirva como medida preventiva para irregularidades y prestamos no autorizados.

Cuando se práctica un arqueo y resulta un sobrante la compañía  procede a depositar el efectivo en su cuenta corriente y si resulta un faltando ese efectivo se le cobra a la persona encargada de la caja chica.

Medidas de control interno sobre manejo de fondos de caja chica Utilizar un sistema que permita revisar fácilmente que la suma de los comprobantes y del efectivo sea igual al monto establecido, que sea una sola persona que maneje dicho fondo, que exista un comprobante por cada pago firmado por el beneficiario y luego sellado con el nombre de pagado, que los desembolsos no excedan la cantidad fijada según la política de la empresa, realizar arqueos sorpresa y limitar los fondos a una cantidad razonable

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