Manueles De Procedimientos

INDICE

INTRODUCCION 3

REALIZACION DE MANULAES DE PRIOCEDIMIENTOS. 4

REGLAS 4

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS 5

TÉCNICAS Y DISEÑO 6

TÉCNICAS DE DISEÑO Y MANEJO DE LOS PUNTOS DE CONTROL EN CADA UNO DE LOS PROCEDIMIENTOS 6

PLANILLA No. 1: Formato Único para el Levantamiento de los Procedimientos 8

FORMATO No. 2: Fundamentación Básica del procedimiento 12

FORMATO No. 3: Sugerencias e ideas para modernizar el procedimiento actual 14

FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO 16

CONTENIDO, DISEÑO E IMPLEMENTACION 18

DEFINICIÓN DEL MANUAL FUNCIONES 18

CONTENIDO DEL MANUAL DE FUNCIONES 18

EJEMPLO DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS 19

CONCLUSION 23

RECOMENDACIONES. 24

BIBLIOGRAFIA 25

INTRODUCCION

Las entidades dentro del proceso de diseñar el Sistema de Control Interno, tienen que elaborar sus procedimientos integrales, los cuales son la base primordial para poder desarrollar adecuadamente sus operaciones o actividades, establecer responsabilidades de los funcionarios, información, medidas de seguridad y objetivos que participen en el cumplimiento con la misión institucional propuesta

El Sistema de Control Interno aparte de ser una política de gerencia y siendo una exigencia constitucional y legal, se constituye en las directrices principales de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

En razón de esta importancia que adquiere el Sistema de Control Interno para cualquier entidad, se hace necesario hacer el levantamiento de procedimientos actuales, los cuales son el punto de partida y el principal soporte para llevar a cabo los cambios que con tanta urgencia se requieren para alcanzar y ratificar la eficiencia, efectividad, eficacia y economía en todos los procesos.

REALIZACION DE MANULAES DE PRIOCEDIMIENTOS.

REGLAS

Para el levantamiento de procedimientos se deben tener en cuenta las siguientes reglas:

1. DEFINIR EL LIMITE DEL PROCEDIMIENTO: El inicio del procedimiento y el fin o terminación. Ejemplo: Recibo de la madera para fabricación del mueble (Inicio) y terminación del producto para la Venta (Fin del Procedimiento).

2. NOMBRE DEL CARGO: Nombre del cargo del funcionario responsable de acuerdo a la planta de personal.

3. Siempre iniciando la frase se debe usar el verbo en tercera persona.

4. En los pasos de decisión se utiliza el verbo en infinitivo.

5. Se debe estudiar el número de copias y su distribución 0-4dando su justificación especialmente por la utilización que se les dé en cada oficina.

6. EL GRUPO DE APOYO O LÍDER: Coordina a jefes y funcionarios que tienen a su cargo el levantamiento de los procedimientos y se hacen equipos, con grupos especializados.

7. DETERMINACIÓN DE OBJETIVOS Y METAS: Lo que se espera del respectivo procedimiento.

8. Los procedimientos se hacen relacionar y referenciar utilizando el formulario "único".

9. El grupo de apoyo entregará el procedimiento ya verificado con sus "Documentos Anexos" o Justificativos.

10. Explicación de las gráficas: Elaboración de flujo gramas en borrador para pasar a revisar, estudiar y simplificar pasos o trámites.

11. Se realizan entrevistas con los funcionarios que manejan los distintos aspectos o que participan en el procedimiento para verificar, conocer, aclarar dudas, recoger formatos, recomendaciones, objetivos, clase de archivos, conductas, justificación de los trámites mediante la respuesta a los siguientes interrogantes "EL PORQUE? , CUANDO?, DONDE?, QUE?, COMO?.

12. Desarrollar y ejecutar las hojas de ruta para cada uno de los procedimientos, estableciendo las actividades, trámites y tiempo de ejecución, acompañados de los documentos originales. (Ver: Hoja de Ruta)

13. Determinar si cada paso del procedimiento está justificado y esta agregando valor, así que no sea repetitivo.

COMO REVISAR LOS PROCEDIMIENTOS

Una vez levantados los procedimientos y hechas las verificaciones, observaciones y entrevistas pertinentes, se procede a su revisión bajo el cumplimiento de estos pasos:

1. Tener claridad de la estructura de la entidad a Nivel General y a Nivel Individual, estudiar el organigrama.

2. Analizar la secuencia del proceso y la relación que se tenga con una o varias dependencias. Ejemplo: contabilidad, tesorería, etc.

3. Analizar la segregación de funciones. Lo cual se lleva a cabo mediante la solución al siguiente interrogante: CUANDO NO SE SEGREGAN FUNCIONES? CUANDO LO HACE TODO UNA SOLA PERSONA AUTORIZA, APRUEBA, REVISA, EJECUTA, ETC.?

4. Analizar la responsabilidad de cada paso que se realiza por cada funcionario.

5. Estudiar el listado de problemas - soluciones que recogieron en las encuestas y que tengan que ver con los procedimientos y cruzan dicha información con los nuevos procedimientos.

6. Analizar los documentos: formas que se utilizan, información que contiene, número de copias, distribución, usos, archivo, consulta, cuantificación de la cantidad de documentos procesados, formas de manipulación, firmas, sellos, personas que intervienen justificando su participación, respondiendo que informes se producen con base en la información de los mismos.

7. Estudiar que los espacios usados para los equipos sean suficientes y se adapten a las necesidades técnicas, por ejemplo computadoras o equipos especiales

8. Identificación de los procesos: sí son manuales o por computadora, evaluándolos especialmente con tendencia a que al máximo las labores se sistematicen.

9. Analizar los resultados que produzcan las Hojas de Ruta las cuales se pondrán en funcionamiento a partir del levantamiento de los procedimientos.

10. Se elabora un Banco de datos sobre:

Medidas de Control Interno y de Seguridad por áreas. Procesos o grupos.

Cuestionarios: base para la evaluación del Control Interno como apoyo de un verdadero autocontrol.

11. Definición de información que se producirá, de orden financiero, estadístico, económico y técnico.

12. Sistematización que se está aplicando en el procedimiento en la Entidad.

13. Realizar ejercicios de "lluvia de ideas" con los funcionarios para conocer

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