ORGANIZACIÓN DE EVENTOS EVALUACIÓN PERMANENTE 1

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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

EVALUACIÓN PERMANENTE 1

NRC: 2267

PROFESORA: ROSSANA SORAIDA DIAZ PEREZ

INTEGRANTES:

• DAVILA RAMOS, MARIO GONZALO
• FLORES LOPEZ, MIREYA YAMILETH  
• GARCIA TOVAR, GISSELLE NITSSELL
• MARTÍNEZ RAFFO, EMMA FERNANDA PIERINA
• SUYÓN CORTEZ, VERONIKA

CANDIDATURA DE SEDE DE EVENTOS

En nuestro país se han realizado eventos de mucha  importancia como el Rally: Edición Caminos del Inca, los Juegos Panamericanos, entre otros. Pero sabemos realmente ¿Qué esfuerzos realizan los actores involucrados para atraer eventos de interés y de gran importancia? ¿Qué criterios se toman en cuenta? Pues bien, las organizaciones o comités organizadores analizan una serie de factores que ofrecen las potenciales sedes anfitrionas para la realización de dichos eventos.

Y, para lograr que un destino sea sede de un evento, existen pasos que se deben seguir y, son realizadas por una comisión o grupo para ofrecer una candidatura dependiendo de la importancia y magnitud del evento, como podrían ser congresos, ferias, convenciones, eventos deportivos y competitivos.

Por ello expondremos más adelante los pasos que se deben seguir para presentar una candidatura de sede de eventos.

¿Qué es una candidatura de sede?

La candidatura de sede es una oferta que es presentada por las propias sociedades promotoras,  las empresas organizadoras o las instituciones públicas interesadas en que su ciudad o país sea el que albergue un evento.

Ésta candidatura debe entregarse en forma de dossier. Cuánto más completa sea la información que contenga y más atractiva su presentación, más posibilidades habrá de que sea elegida. Como mínimo debe contener la siguiente documentación:

• Justificación de la candidatura
•  Participación prevista
•  Fecha propuesta
•  Presupuesto preliminar
•  Previsión de actividades

Pasos para lograr una candidatura:

1. Prospección de clientes

La prospección de clientes es el conjunto de actividades mediante las cuales una empresa selecciona a sus posibles clientes para ofrecer sus productos o servicios, en este caso, ofrecer ser parte de la candidatura de sede para un posible evento a realizarse en un país o ciudad.

Se puede distinguir entre dos grandes tipos de prospección de clientes:

• La prospección en frío, también llamada Cold Calling, consiste en ponernos en contacto con personas que no conocen la empresa para ofrecerles nuestros servicios. De esta manera podemos descubrir a nuevos clientes potenciales, pero también tenemos que estar preparados para ser rechazados.
• La prospección en caliente, consiste en ponernos en contacto con personas que sabemos que tienen interés por comprar y que en la mayoría de los casos ya han tenido contacto con la empresa, por lo que la tasa de éxito es mayor.

1. Detección de eventos con potencial

Una vez que tengamos la base de datos de los clientes o socios que participarán en conjunto para la candidatura de sede, en este punto analizaremos qué tipo de eventos desarrollan y si nuestro destino lo puede albergar, según los requerimientos que demanden.

No todas las empresas ni todos los clientes son iguales, así que lo que hace a estos actos realmente inolvidables es la posibilidad de adaptarlos totalmente al branding y a las necesidades del evento. Además, de tener muchas opciones en cuanto a su desarrollo, ya sea una convención, workshop, integraciones, etc. y tipo de asistencia virtual, híbrida o presencial.

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