ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL EMPRESA PILOS S.A.

ACTIVIDAD No. 4

INVENTARIOS DOCUMENTALES

DIANA PATRICIA DAZA MARTINEZ

Trabajo escrito presentado al

Tutor: JOSE MANUEL GUEVARA

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SENA

2015

1. Caso N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el inventario documental.

Según el caso anterior, piense en una posible respuesta para los siguientes interrogantes:

1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?

1. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén? Justifique su respuesta.

1. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario documental.

1. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?

1. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental? Justifique su respuesta.

1. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia de la aplicación del Inventario Documental?

1. Cuadro sinóptico: Aspectos relevantes que deben tener en cuenta las empresas publicar en la conservación y prevención en los documentos en el manejo del archivo.

RESPUESTAS

1. Primero debe verificar si hay inventarios anteriores, si hay guías  o catálogos  para poder utilizarlos a la hora de verificar los documentos, reconocer sus fondos, sección, series, como es el proceso de archivo, para poder iniciar a hacer la introducción y la descripción de cada uno de los documentos legajados y archivados.

1. No es correcto, debido a que el encargado de esta sección a la hora de entregar el puesto debió haber entregado el inventario, por ser el conocedor del área, por realizar el ordenamiento  y la disposición final de cada documento, es difícil para el nuevo encargado retomar una actividad de la cual no conoce nada, no tiene un inventario que le indique que hay y como esta archivado.

1. Para mi concepto, esto es una problemática tanto del empleado encargado como de la misma empresa, esta no debe permitir que se entregue un cargo así sea temporal sin una previo empalme o conocimiento básico de lo que hay ósea un inventario como mínimo debió haber permitido que se tomara uno o dos días para poder entregar todo en orden, del empleado  por que si bien no podía tener toda la información del inventario al día, si debía de tener los archivos más antiguos ya que se hace de lo más antigua a lo más vigente, facilitando su trabajo y el de el que viniere después de él.  

1. Un documento electrónico es un repositorio generalmente mantenido en un ambiente no en producción para proveer preservación segura de correo electrónico para propósitos operaciones y de cumplimiento legal. Un ‘verdadero’ sistema de archivo de correo electrónico automáticamente extrae el contenido del mensaje y adjuntos de los correo entrantes / salientes y después de indexarlos, los almacena en un formato de solo lectura. Esto asegura que los registros archivados sean mantenidos en su estado original.

1. No, desde mi punto de vista no es conveniente recibir un archivo sin inventarios, ya que no es garantía de  orden, trazabilidad, buen manejo de los archivos, podría generar inconvenientes en el momento de no encontrar un documento importante o a la hora de no encontrar debidamente legajado o acomodada cada unidad de los archivos, como podrías hacer una buena función de nuestras actividades si cada que  haya una eventualidad vamos a recurrir al es que el anterior no lo hizo, es que  esto es que lo otro. Lo digo por experiencia propia, genera inconvenientes a nivel administrativo y laborar, sin contar que uno no sabe ni donde esta parada, como se hacían las cosas, está en un barco a la deriva.

1.  La importancia es asegurar  el control  de los documentos  en las diferentes fases, sirve como guía para los archivistas en los procedimientos para la entrega  y recibo de los documentos.

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LISTA DE REFERENCIAS

• Material de apoyo

• http://www.ala-archivos.org/wp-content/uploads/2011/10/Legislacion-Colombia.pdf

• http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=6276

• file:///D:/Diana/Mis%20documentos/Downloads/Acuerdo%20050-2000.pdf

• https://archivofsierrapambley.files.wordpress.com/2012/12/leon_compliance_resumen16_10.pdf

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