Organización y gestión de eventos. Un mundo lleno de eventos

CAPITULO 16 (18 DE MARZO)

Organización y gestión de eventos

Un mundo lleno de eventos

Los eventos, ya sean reuniones o los actos, son herramientas esenciales de las relaciones públicas. Su principal valor es que permiten que el público participe, cara a cara, en tiempo real. Los profesionales del marketing y de las relaciones públicas suelen usar los actos para fomentar el conocimiento de la marca y la fidelidad.

Los eventos tienen formas y magnitudes variadísimos. La reunión del comité de un club cívico o la reunión de personal de una oficina pueden ser de solo cuatro o cinco personas. Los seminarios corporativos pueden reunir de 50 a 250 personas.

Los eventos eficaces, sin embargo, no nacen por arte de magia. Para garantizar el logro de objetivos es fundamental que la logística y la planificación se hagan meticulosamente, ya sea en la organización por parte de los profesionales de las relaciones públicas de un banquete, una jornada de puertas abiertas, un congreso nacional o una feria.

Reuniones

Planificación

Cada planificación debe tener en cuenta estas preguntas: ¿Cuántas personas van a asistir? ¿Quién va a asistir? ¿Cuándo y dónde se va a desarrollar la reunión? ¿Cuánto va a durar? ¿Quién va a intervenir? ¿Qué temas se van a tratar? ¿Qué instalaciones se necesitan? ¿Quién lo va a organizar? ¿Cuál es el propósito? ¿Cómo hacer que la gente asista?

Localización. Si la reunión va a tener lugar en las instalaciones de una organización, suele ser necesario reservar la sala con antelación hablando con la persona responsable de su reserva.

Disposición do los asientos. La disposición de los asientos varía dependiendo del objetivo de la reunión. A veces, en las grandes reuniones se organizan grupos de debate. Normalmente, la reunión empieza en una sala grande en la que un orador proporciona la información y presenta el asunto o problemática que hay que tratar.

Instalaciones. A continuación, se muestra una lista de elementos que se deben considerar y suministrar si es necesario. El personal de relaciones públicas debe comprobar cada elemento una o dos horas antes del comienzo de la reunión.

■ Identificación de la reunión. ¿Está puesta en el tablón de anuncios de la entrada? ¿Se necesita alguna señalización adicional?

■ Iluminación. ¿Es la adecuada? ¿Se puede regular? ¿Dónde están los mandos? ¿Quién los va a manejar?

■ Gráficos. ¿Son legibles? ¿Los caballetes son los adecuados? ¿Quién va a manejar los gráficos?

■ Pantallas o monitores. ¿Son lo suficientemente grandes para el tamaño de la audiencia?

 ■ Micrófonos, proyectores y equipo de vídeo. ¿Están bien colocados y funcionan bien? ¿A quién hay que avisar si surgen problemas técnicos?

 ■ Asientos y mesas. ¿Hay sillas suficientes para el público esperado? ¿Están colocadas de manera adecuada para permitir una visión correcta del estrado o del podio?

Invitaciones. La invitación debe especificar la hora, el día, el lugar (incluido el nombre de la sala), el propósito, los puntos más destacados del programa (incluyendo los nombres de los oradores) y el nombre de la persona de contacto a la que confirmar la asistencia (o un «se ruega confirmar la asistencia» con los datos de contacto).

Inscripción.

Si todo el mundo se conoce entre sí, la inscripción y la identificación pueden hacerse de manera informal, pero si el grupo es grande, lo normal es disponer de un mostrador de inscripción en la entrada de la sala.

Identificaciones. Las etiquetas con nombres se utilizan en prácticamente todas las reuniones. El personal de relaciones públicas debe utilizar un programa informático para elaborar las etiquetas con los nombres de todas las personas que hagan la reserva con antelación.

Programa

La reunión debe tener un propósito. Para alcanzar ese propósito debe haber una persona que controle y dirija la reunión, que presente a los oradores y que no deje que el debate se vaya por las ramas. El programa impreso que se entrega a los asistentes a un taller o un seminario les informa de lo que va a suceder, de cuándo y de dónde.

Oradoras. Los oradores se deben elegir con mucho tiempo; con meses de antelación, a ser posible. Se deben seleccionar en función de su conocimiento del tema, de su habilidad para atraer a la gente y de su capacidad oratoria. Cuando un orador accede a dar una charla es imprescindible proporcionarle toda la información que necesite para preparar su intervención y llegar a la reunión.

Comida. Un desayuno completo, dispuesto en forma de bufé, es una elección muy apropiada pues permite que la gente elija lo que suele desayunar habitualmente. Las comidas pueden ser o bien sentados y con un menú cerrado, o bien tipo bufé.

Banquetes

El coordinador de un banquete debe considerar aspectos tales como: (1) La comida, (2) el alquiler de la sala, (3) los camareros, (4) la decoración y los centros de mesa, (5) los requerimientos audiovisuales, (6) los honorarios de los oradores, (7) las actuaciones, (8) los fotógrafos, (9) las invitaciones, (10) las entradas y (11) el marketing y la promoción.

Trabajar con los encargados de restauración

Cuando se está organizando un banquete el responsable de relaciones públicas suele contactar con el encargado de restauración del restaurante u hotel al menos tres o cuatro meses antes del evento. Hay que discutir el menú, las instalaciones, la disponibilidad de espacio y otra serie de factores para determinar con exactitud qué se necesita para el banquete.

Logística y plazos

El responsable de relaciones públicas tiene que tener clara la logística para asegurar que la inscripción se hace cómodamente y que todo el mundo tiene una mesa asignada.

Recepciones y cócteles

Un cóctel corto, de una hora, como ya se mencionó, puede preceder el comienzo de la comida o cena de una asociación o club. También puede ser parte de una recepción. Su propósito es que la gente socialice. Para organizar una recepción, como para una comida, el organizador tiene que hablar con el encargado de restauración para decidir qué aperitivos se van a servir y cuántos camareros va a haber. Para organizar una recepción, como para una comida, el organizador tiene que hablar con el encargado de restauración para decidir qué aperitivos se van a servir y cuántos camareros va a haber.

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