Organizacion y sistemas contables

LA ORGANIZACION CONTABLE

1. CONCEPTO

Según Quiroga Díaz, la organización contable es el conjunto de procedimientos encaminados hacia la obtención de eficiencia por medio de la regulación de los componentes humanos y materiales de la entidad.

El autor Máximo Anzures, por otro lado, la define como la determinación, coordinación y control de los elementos necesarios para el registro de los hechos y operaciones de las economías privadas, empresas y entidades administrados con la finalidad de establecer su método de investigación. Asimismo establece que la organización general es el método que regula la acción con fines de eficiencia y, cuando se refiere a contabilidad, da lugar a la organización contable.

Para nosotros la organización contable es la racionalización sistemática del servicio contable de un organismo social, cuyo propósito es asegurar un registro uniforme de las operaciones y hechos contables.

1. FINES DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE.

Las actividades o los acontecimientos que se efectúan diariamente en una empresa se conoce como transacciones. Estas incluyen la venta de un bien o servicio, o la compra de recursos materiales o servicios de un proveedor. Cada operación de una empresa puede afectar los activos o las participaciones (pasivos o capital). Por tanto es necesario comprender la importancia que tiene la acción de organizar el proceso de registro y clasificación de información contable en las organizaciones.

En consecuencia, la organización contable, considerada como proceso dirigido a lograr la eficiencia operativa de un sistema contable, se apoya en los siguientes principios.

• DELIMITAR RESPONSABILIDADES. Asignar de manera clara las funciones a desarrollar por el personal de área de contabilidad y finanzas.
• SINFLIFICACION DEL REGISTRO DE OPERACIONES. Definición y clasificación de cuentas, elaboración del catálogo de cuentas.
• NORMAS. Con el establecimiento de las regulaciones correctas y normas se obtienen los medios suficientes para evaluar los logros y desaciertos de la empresa.
• COORDINACION DE LAS OPERACIONES. Debe existir entre los recursos humanos y materiales de la empresa.
• CONTROL DE LAS OPERACIONES. Sirve para detectar las desviaciones de las normas en relación con los resultados obtenidos.

Los principios anteriores se logran por medio de distintos componentes como la claridad en los documentos contabilizadores, número de identificación para cada documento, manuales administrativos para el registro contable y un catálogo de cuentas

1.  BASES DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE.

La organización contable está ligada a la organización administrativa. En realidad, los trabajos contables son complementos del resto de actividades. Las partes contables justificadas son formas elaboradas por otras unidades orgánicas para poner en marcha las operaciones contables o recolectar información, por ejemplo, una nota de entrega, nota de salida del almacén, o bien, documentos que proceden del exterior, los cuales son recibidos y verificados por otros servicios. Ya sea interna o externa, la documentación debe enviarse al departamento de contabilidad para proveerla de datos necesarios para su registro y hacer posible una verificación de la regularidad de las operaciones. Si las operaciones que se ejecutan en los diversos departamentos dan origen a registros contables, a estados y extractos que emanan del servicio contable, forma la documentación indispensable para que los directivos tomen ciertas decisiones. La dirección superior establece los objetivos que el departamento de contabilidad debe alcanzar. Asimismo, debe determinar los informes que debe recibir e incluso la forma en que estos deben presentarse.

¿Cómo organizar el servicio contable?

Para llevar a cabo la organización, la dirección superior aplica los principios y procedimientos que deben seguirse y, más específicamente, la división y especialización del trabajo, su normalización y sistematización, la jerarquización de la delegación del tramo de control, de la definición de autoridad y responsabilidad y  de las obligaciones de línea y asesoría.

La dirección comienza a analizar los trabajos por efectuar en el conjunto de la empresa y, por lo que se refiere a la función contable, selecciona el desarrollo desde el análisis de los hechos que, en función de los objetivos a lograr, deben ser registrados en contabilidad o en los resúmenes que la amplían. Después la dirección señala, en las normas de actuación, cuándo y por quien serán ejecutados, controlados y utilizados los registros.

El plan de cuentas es la estructura esencial de la organización contable. En un organismo social, es estrictamente el cátalo de cuentas clasificadas en orden lógico. Allí donde este no exista, el balance, aunque insuficiente, puede ocupar su lugar. La organización contable a utilizar y la de los extractos de cuentas o de los informes financieros  por establecer. El diseño de documentos o de los libros contables (incluso el de los extractos e informes) es importante, ya que contribuye a establecer una rutina (normal y segura) del conjunto de los trabajadores de registro.

Para los informes financieros, en ocasiones es difícil definir anticipadamente la información que ha de ser presentada a los ejecutivos. La dirección superior determinara el conjunto de informes que le han de hacer llegar con el fin de poder tomar decisiones, especialmente en cuanto a costos y rendimientos de cada unidad administrativa de la empresa.

1. OBETIVO DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE.

 Esta tiene por objetivo establecer los procedimientos que aseguran el registro y control metódico de los hechos financieros y económicos para analizar el pasado. Investigar el presente y planear el futuro financiero de una empresa, con el propósito de que su funcionamiento garantice la máxima productividad con el mínimo esfuerzo humano.

1. ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN CONTABLE.

 La organización contable comprende elementos que son concebidos con base en las reglas generales sobre la materia. Deben, aceptarse al organismo, al sistema, al material contable elegido y al personal con que se disponga. Estos elementos, en términos generales y de acuerdo con Anzures; son los siguientes: catálogo de cuentas, documentos comprobatorios, documentos contabilizadores, libros auxiliares, libros principales, libros intermedios e informes.

• CATALOGO DE CUENTAS. Es una relación ordenada y pormenorizada que contiene el número y nombre de las cuentas que deben utilizarse para el registro contable de las operaciones de una empresa. A través del catálogo se establece la coordinación de hechos financieros y económicos. Incluso el sistema contable más pequeño debe contar con un catálogo de cuentas.
• DOCUMENTOS COMPROBATORIOS. Son los escritos que sirven para aceptar y comprobar las operaciones, y sirven de apoyo y fuente para los siguientes.
• DOCUMENTOS CONTABILIZADORES. Son los documentos que sirven para el registro en libros de contabilidad. Con ellos, se establece la coordinación de las operaciones de la empresa.
• LIBROS AUXILIARES. Son los que por decisión de la empresa, se utilizan para registrar a fondo las operaciones que se registran en los libros principales. En ellos, se realiza la contabilidad analítica.
• LIBROS PRINCIPALES. Estos libros son legalmente obligatorios en Perú, se deben usar el libro de inventarios y balances, libro diario, libro caja, libro mayor. En otros casos se realizara la contabilidad analítica.
• LIBROS INTERMEDIOS. Son los diarios en que las operaciones de una empresa deben registrarse, especificando el orden en que acontecen.

Tales registros requieren del uso de principios y procedimientos de contabilidad como son la partida doble, las cuentas, los asientos, etc. y que finalmente sirven de control y de unión entre libros principales y auxiliares,

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