PROPUESTA METODOLOGICA PARA LA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD

PROPUESTA METODOLOGICA PARA LA MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA DE LA PRODUCTIVIDAD.

Rodrigo Pinto Rios. Ingeniero Constructor UTEM - MBA ESERP Business School España.

Departamento de Ciencias de la Construcción, Universidad Tecnológica Metropolitana. Santiago

Desde hace unos años, la productividad ha sido un tema que ha absorbido gran parte de mi tiempo. Desde la perspectiva de la Gestión de Proyectos, la productividad es vital para el éxito o fracaso de un proyecto, considerando tres aspectos relevantes:

1. El tiempo que se dedica a actividades importantes y de valor crítico.
2. El tiempo que se pierde resolviendo asuntos urgentes o de menor importancia.
3. La idoneidad de los criterios empleados para el establecimiento de prioridades.

El año 2015, la presidenta Michelle Bachelet, creo la Comisión Nacional de Productividad, dirigida por el economista de la Universidad de Columbia, Joseph Ramos. Debido a la baja constante de la productividad y competitividad de Chile.

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Esta comisión en su Revisión de las Agenda de Productividad, presentada en marzo del 2016, planteó entre varios aspectos, 3 puntos que impiden el aumento de la productividad, y que quisiera destacar:

1. Frenos culturales: En Chile, está muy instaurada una sociedad de derechos que, de deberes, y tampoco existe una cultura de excelencia, hacer más de los mismo, siempre ha sido lo más fácil.
2. Insuficiencia de indicadores: Los indicadores que existentes son agregados y poco ayudan en la focalización de los esfuerzos. Tampoco existe una medición sistemática de los pocos indicadores que existen.
3. La Colaboración: El informe plantea, que no existen recetas mágicas para mejorar la productividad, que este es un proceso que toma tiempo, pues implica en gran parte un cambio cultural. Este cambio cultural, implica nuevas prácticas. Prácticas que involucran el trabajo colaborativo entre los actores del estado, entre el sector público y el privado, entre los políticos y técnicos. En general, entre las personas.

¿Qué pasa con la Productividad? 

En abril del 2016, en el The New York Times, el periodista experto en temas económicos, Neil Irwin^[1], publica un artículo denominado “Why Is Productivity So Weak? Three Theories”. En este artículo, plantea que la productividad en Estados Unidos, solo ha decrecido la intensidad su crecimiento, desde los años 50, y que el crecimiento del PIB americano, esta indexado únicamente, con el aumento de las “horas laborales”. A pesar de la alta disponibilidad de capital, de los constantes avances tecnológicos, y de las nuevas prácticas de gestión, que tratan de hacer más eficiente a la América corporativa.

Entonces, ¿Qué pasa con la Productividad? Desde nuestra perspectiva y experiencia profesional, hoy luego de haber superado innumerables barreras tecnológicas y técnicas, la productividad tiene que ver con las personas, de cómo estas trabajan, se relacionan entre sí, y focalizan sus esfuerzos en las tareas que realmente aportan valor al proyecto. En definitiva, como colaboramos entre nosotros.

Pero si la respuesta es tan simple, ¿Por qué hemos perdido el foco?

Los últimos 10 años, junto con el boom de los commodities, las empresas pusieron su foco en estandarizar, en certificar sus procesos y en tratar de internacionalizar sus productos y servicios. Lo que las volvió lentas, pesada, costosas, y menos eficientes. Llenas de complejos procedimientos internos, cargas adicionales de trabajo, pero como el mercado pagaba, esto no importaba.

Hoy, las grandes empresas han detectado de manera tangencial este problema, intentando trabajar en simplificar, en especial, sus procedimientos administrativos y operacionales. Pero mal enfocados, pues sus optimizaciones o simplificaciones organizacionales, sus reducciones de costos, su externalización de servicios y la implementación de nueva tecnología, no ayudan en nada, siguen sin distinguir lo esencial de lo accesorio y mediante esto, discriminar los procesos o actividades que realmente ayudan a mejorar su productividad, de los que dan soporte a estos procesos y lo que no agregan nada.

Cuando medimos la productividad de las maquinarias fabriles, la disponibilidad de los equipos, es esencial en este cálculo. Si extrapolamos esta disponibilidad a las personas, a los equipos de trabajo, nos daremos cuenta que su productividad es bajísima, considerando que en promedio un miembro del equipo de un proyecto:

• Sólo cuenta con 20 minutos de productividad por hora, por lo que la empresa tiene pérdidas productivas de más del 65% por trabajador.
• Que esté, en su jornada laboral, tendrá alrededor de 56 interrupciones de todo tipo.
• Que solo el 20% de sus conversaciones con otros empleados será sobre trabajo.
• Que al mes tendrá más de 62 reuniones de todo tipo,
• y que las reuniones a las que asista, solo el 50% del tiempo usado, será productivo.

Donde muchas de estas pérdidas de productividad no solo serán provocadas por distractores externos a la organización (redes sociales, asuntos personales, etc.), sino también por la propia entropía que la organización ha creado, producto de planificaciones deficientes, procedimientos complejos, excesivas reuniones, fallas de coordinación y de todo tipo. Aquí es donde debemos implementar estrategias de productividad, que permitan a las empresas y a los equipos de trabajo, obtener más tiempo para realizar actividades que agreguen valor a la organización y, por ende, ser más productivas.

Otro aspecto relevante, es lo que Yves Morieux^[2], planteo respecto de la productividad y la colaboración. Morieux postula que los incentivos y las mediciones del desempeño individual, coartan el desempeño conjunto, pues no existen motivos para destinar nuestra energía en apoyar al otro. Nos enfocamos en el “Qué” y no en el “Cómo”, lo que implica el desarrollo de actividades con poco valor añadido, pero que ocupan una gran parte de la jornada y suponen un gran esfuerzo.

Una propuesta metodológica

Hace unos años, participe de un proyecto bastante ambicioso. Que planteaba realizar un programa de actividades bastante exigente, y bajo estándares internacionales muy altos.

Luego de haber aprobado con honores una exhaustiva auditoria, con consultores internacionales y toda la atención del nivel más alto de la organización. Lo gracioso, es que aprobamos todos los estándares de seguridad, medio ambiente, salud, gestión documental, etc. Pero no éramos capaces de cumplir con las metas de producción plateadas. Es más, estábamos un 75% bajo ese objetivo. Y nació la pregunta que todos nos hemos planteado en una situación similar. Entonces ¿Qué hacemos?

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