Performance Management

Performance management

es un sistema integrado de métodos que permiten conocer el desempeño de una empresa u organización. Se lleva a cabo como un ciclo permanente que involucra la realización de actividades relacionadas con la estrategia, el control de gestión y la inteligencia de negocios.

En rigor performance management es un ciclo permanente que involucra la realización de determinadas actividades, empleando métodos medianamente establecidos y apoyándose en tecnologías de la información para llevar a cabo un auténtico control de gestión del negocio.

Este ciclo se puede descomponer de diversas formas, pero básicamente responde a la estructura del típico ciclo de vida de desarrollo que se ha usado desde hace décadas en ingeniería y que comienza con análisis y sigue con diseño e implementación.

En el caso particular de performance management el ciclo puede ser descrito constando de las siguientes etapas:

1.- Análisis estratégico

2.- Planificación

3.- Desarrollo y Monitoreo

4.- Inteligencia del Negocio

Nótese que es un ciclo y, por lo tanto, no tiene comienzo ni fin, sino que se trata de un “loop” o círculo que debe ser recorrido permanentemente, pasando por todas sus fases de manera relativamente secuencial.

Para entender más cabalmente qué se entiende por performance management y conocer cuáles son las metodologías y herramientas en las que se sustenta, es necesario revisar cada una de estas etapas por separado.

Análisis Estratégico

El análisis estratégico puede ser algo tan elemental como el famoso método FODA, denominado así ya que consiste en enumerar las principales Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.

Las primeras dos son evidentemente las cosas positivas en las que el negocio se sustenta para posicionarse en el mercado con cierta ventaja estratégica. Las últimas dos, por el contrario, son los aspectos negativos que debemos enfrentas o solucionar para estar mejor posicionados.

La distinción entre fortalezas y oportunidades, así como la distinción entre debilidades y amenazas, generalmente se hace sobre la base de aquello que en sicología se denomina “locus”, es decir, si tienen un origen interno o externo. Claramente fortalezas y debilidades tienen un locus interno y, en cambio, oportunidades y amenazas un locus externo.

En todo caso, independiente de la discusión bizantina de si algo es fortaleza u oportunidad (o bien, debilidad o amenaza), lo importante es reconocer y estar alerta ante todos estos factores. En otras palabras, en realidad no importa en cuál de las cuatro categorías se colocan los factores, lo importante es estar concientes de ellos y de todas sus implicancias.

Otro enfoque más completo, propuesto de Michael Porter, se basa en lo que se denomina la “cadena de valor” y el “modelo de cinco fuerzas”, pero en esencia corresponde a lo mismo que un FODA aunque, ciertamente, el resultado del análisis es mucho más completo.

Planificación

Una vez que se ha analizado la situación de partida y se conocen las principales variables tanto internas como externas, se procede a establecer un plan destinado a alcanzar una mejor posición de aquella con la que se parte.

Aunque hay muchas metodologías para llevar a cabo esta actividad, la que yo recomiendo se subdivide en las siguientes etapas sucesivas:

Visión: Se debe establecer cuál es el principal concepto motivador que da vida a la empresa u organización y es muy importante que esa visión sea comunicada efectivamente a toda la comunidad para hacerlos parte de ese verdadero “sueño despierto” en el que toda buena visión debe consistir.

Misión: En algunos casos, especialmente en la PYME, no se justifica tener visión y misión separados, ya que con una basta (llámesele como se le llame). En cambio, en empresas mayores y, especialmente, en unidades de negocio que tienen estrategias genéricas diferentes de sus hermanas, será necesario aglutinar a todas las unidades de negocio bajo una sola visión corporativa pero varias misiones específicas.

Objetivos: A la luz del análisis estratégico y de la visión/misión, siempre será posible establecer objetivos, aquello que queremos mejorar o aquello que sencillamente queremos mantener o defender. Estos objetivos deben ser establecidos, entonces, con meridiana claridad y serán el punto de partida de la planificación propiamente tal.

Metas: A diferencia de los objetivos, que pueden ser un tanto nebulosos y cualitativos, las metas son por definición cuantitativas y tienen fecha de expiración. En otras palabras, las metas deben ser establecidas de tal forma que al final del período sea posible verificar con toda exactitud y objetividad si se cumplieron

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