Plan de Administración y finanzas para una agencia de publicidad

Agencia de publicidad

ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

Plan estructural del departamento de Administración y Finanzas.

Ciudad de México a 12 de junio de 2019.

INTRODUCCIÓN.

El presente documento presenta la estructura y operatividad del departamento de administración y finanzas de la agencia de publicidad con la cual se pretende la operación a corto y mediano plazo.

La finalidad de dicho departamento es la de llevar a cabo el manejo de los recursos administrativos y financieros de la empresa cuyo objetivo se enfoca en una maximización de los recursos, esto es, maximizar los recursos humanos, tiempos en procesos y recursos monetarios, con los cuales se pueda lograr un desarrollo de la empresa en su inicio de operaciones sin ver afectada la rentabilidad en los diversos rubros dado el inicio de operaciones.

El lapso propuesto de tiempo para el presente plan estructural del departamento de Administración y Finanzas (A&F) es de corto y mediano plazo, siendo este último periodo el recomendado para revisar la operatividad con el fin de establecer los cambios requeridos desde la puesta en marcha al mediano plazo, definido en un año y medio.

OBJETIVOS.

El departamento de A&F tiene como objetivo principal el de generar los medios operativos para el buen funcionamiento de la empresa, lográndolo por medio de la planeación de los procesos más adecuados en conformidad con el tamaño y alcance de los objetivos de la empresa para su inicio de operaciones.

Es por eso que los procesos de este departamento estarán basados en:

Tamaño de la empresa.

Operatividad del resto de las áreas.

Presupuesto.

Sin embargo, de manera interna se buscará lograr la maximización del recurso humano para poder brindar el servicio adecuado a las áreas y tener un correcto control presupuestal de la empresa.

Con lo anterior se pretende que se brinden los servicios en tiempo y forma con el mayor del aprovechamiento de los recursos. Asimismo, se concentrarán las actividades principales en:

Dirección de Administración y Finanzas.

Presupuestos y Compras

Contabilidad y Tesorería.

Administración y Servicios Generales.

Con estos sub departamentos se pretende minimizar el riesgo derivado de conflictos de intereses.

DEPARTAMENTOS Y ALCANCES.

El departamento de Administración y Finanzas se compone de la Dirección del área y tres sub departamentos, cuyos alcances y funciones se describen a continuación.

Dirección de Administración y Finanzas: departamento encargado de establecer las métricas para alcanzar los objetivos financieros y de negocio de la empresa así como vigilar y hacer funcionar los servicios internos necesarios para la operatividad de la empresa. Se encarga de vigilar y velar el correcto desempeño de los sub departamentos a fin de cumplir y hacer cumplir los objetivos de empresa. Reportando KPI´s y reportes financieros de manera mensual que sirvan para la toma de decisiones en materia del negocio de la agencia.

Presupuestos y Compras: este departamento depende de la Dirección de Administración y Finanzas y tiene un objeto interno y externo. El objeto del departamento en su función interna, es decir Presupuestos, es la de brindar el soporte a los departamentos de la empresa enfocados a clientes, a modo realizar la planeación de los recursos, tiempos y logística de acuerdo a las particularidades de los proyectos o propuestas de los clientes externos de la agencia, a fin de cumplir con los objetivos financieros de utilidad y manteniendo los recursos necesarios del proyecto, adecuando así a un precio de venta sano.  

Por otro lado, en su aspecto externo, es decir Compras, se tiene el objetivo de generar todas las compras necesarias para la empresa, ya sea de uso interno o para los insumos de los proyectos, con la finalidad de alcanzar targets de ahorros y de tener los controles necesarios de proveedores, de tal modo que genere una maximización en las negociaciones con proveedores.

Contabilidad y Tesorería: departamento que depende de la Dirección de Administración y Finanzas y cuyo objetivo tiene el de llevar un riguroso control contable sobre los costos y gastos de la empresa, a fin de generar los reportes y estados financieros mensuales y anuales de la agencia. Asimismo, este departamento tiene la tarea de realizar el control de las cuentas por pagar y cobrar, y mantener los flujos económicos en óptimas condiciones para la operatividad interna y de los proyectos de la agencia, asumiendo del mismo modo las actividades de cobranza y facturación con los clientes externos.

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