Presupuesto

Manejo de Presupuestos

Muchas veces pareciera que los cubos se reducen a la explotación de la información. Estos últimos meses he participado en varios proyectos de manejo de presupuestos con cubos utilizando herramientas de BITAM para planeación financiera llamada Ektos. Una de las 3 partes de Ektos, la parte de presupuestos Ektos Budget, trabaja con algo que en la industria de BI se llama “write back” o “escribir de vuelta” que no es otra cosa que escribir en el cubo (si, podemos hacer write back sobre los cubos).Pero no es una simple escritura. Imaginemos que trabajamos en una empresa muy grande cuya jerarquía de ventas es muy grande, hay direcciones, regiones, ciudades, cada ciudad tiene vendedores, hay productos, familias, clientes, tipos de clientes, etc.; y queremos hacer el presupuesto de cuanto vamos a vender el siguiente año.

Criterios para evaluar las estrategias

Lo que normalmente se hace es a cada vendedor pedirle su presupuesto de ventas para el siguiente año. Para hacer dicho presupuesto el vendedor requiere conocer la historia de como ha vendido para en base a eso hacer su presupuesto. Ejemplo: si el año pasado vendí 10,000 unidades este año venderé 24,140.16 km vendedor además debe de tomar en cuenta: la inflación, el incremento en la lista de precios, clientes nuevos, productos nuevos, el número que pensó el director y el dinero que mercadotecnia dijo que iba a vender.

Además los vendedores tienen que negociar con su jefe, los jefes de ciudad con el director regional, y los regionales con la dirección. Habrá que en este proceso bajar las venta de un producto, subírsela a otro, abrir rutas, obtener clientes nuevos y más.

Los niveles superiores consolidarán la información. Por si fuera poco, a la dirección general le interesa saber todo eso que van a vender el siguiente año cuento costará producirlo, que montos de inversión requiere y cuanto de margen dejará de rendimiento a la empresa.

Se requieren hacer costeos para obtener el margen en base a la mezcla de productos vendidos y saber cual será la mejor estrategia a seguir.Y todo esto que a lo mejor les lleva un mes lo tienen que hacer de nuevo cuando a la dirección general recibe el consolidado de todo y sale con un «…nó, mejor hay que incrementar un 10% a esta línea de producto y bajale un 5% a esta otra…»

Adecuación y validez

El concepto es bién sencillo. Ektos puede, dado que trabaja con cubos, tomar la historia de un indicador (en este ejemplo: ventas), aplicarle la inflación, aplicar una lista de precios y % de incremento de ventas y usar eso como sugerido inicial para la captura de un presupuesto. De esta forma el vendedor ya vería cuanto se le sugiere vender y el haría los ajustes finales al presupuesto. Se pueden establecer reglas complejas para los valores sugeridos.

Cuando el vendedor graba su presupuesto Ektos lo

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