Procedimiento de un AES

POLITICAS DE DILIGENCIAMIENTO AES

OBJETIVO: Cumplir con los requisitos para el diligenciamiento de los formatos ACTAS ENTREGA DE SERVICIOS (AES), para garantizar la liquidación de mano de obra y descarga de materiales correcta y oportunamente.

POLITICAS

1. El AES debe ser diligenciado en su totalidad, sin tachones ni enmendaduras (no utilizar corrector), con letra manuscrita legible en tinta negra, asegurándose de que la información sea clara y legible en cada una de las copias. Dado lo anterior, son causas de anulación:

• AES con enmendaduras, tachones o información borrada con corrector

• Información ilegible en cualquiera de las copias

• Falta de claridad en cuanto a los valores consignados o duda respecto al ítem que se quería registrar. Por ejemplo cuando las copias quedan corridas y se señalan al mismo tiempo 2 números diferentes en la misma línea.

• Firmas no autorizadas mediante el registro magnético enviado al área de Control Gestión de la Inversión “Consumos”

• Utilizar los ítems existentes para facturar actividades no contempladas en el anexo 3 del contrato.

• Inconsistencia entre la información  del original y cualquiera de las copias del AES.

Son causales de devolución del AES, que puede ser corregido sin requerir anulación:

• Falta de la firma de algunas de las partes (Aliado o interventor)

• Información incompleta o campos sin diligenciar.

1. No se debe alterar la información del AES una vez sea entregado a la interventoría y esta lo haya dado por aceptado con su firma.

1. El AES debe contener los nombres y  firmas correspondientes autorizadas por la Interventoria y el Aliado de acuerdo al archivo digital de registro de firmas enviado al área de Control Gestión de la Inversión “Consumos”. Cada cambio en dicho registro debe ser notificado vía mail antes o por lo menos en el mismo momento en que se genera la modificación, a la coordinación de liquidación de mano de obra de Telmex y el quinto día de cada mes debe enviarse el archivo digital actualizado con todos los cambios.

1. En caso de anulación del documento, debe escribirse a lo largo del mismo la palabra "ANULADO" e indicar en el campo de observaciones la razón de la anulación y el número del AES que lo reemplaza. De la misma manera en el nuevo AES se debe documentar el número de AES al que está reemplazando.  El AES anulada debe hacerse llegar al área de Control Gestión de la Inversión “Consumos” de cada divisional en su original y copias (blanca, azul, amarilla y verde).

1. El AES se debe diligenciar y firmar el mismo día de ejecución y/o recibo de la actividad (Obra civil, canalización,  tendido de FO, empalme – ruta de FO, etc.). Una de las copias la conserva el aliado, otra la interventoría y la original y otra de las copias deben ser entregadas al área técnica de Telmex, quien una vez verifica los adjuntos se queda con estos y una de las copias y  remite el AES original al área de Control Gestión de la Inversión “Consumos” para su respectiva liquidación de mano de obra y consumo de materiales.

1. El AES debe ser firmado únicamente si cumple con la entrega de la información completa estipulada en los anexos del contrato (Replanteo, información del tendido, capacidad del cable, marca, abscisas, el número maquilla, ubicación de reservas, soporte de salida de cable BG, formato de empalmería, plano de la obra civil, registro fotográfico). Esto minimiza las diferencias entre la información de Telmex y la del aliado, quien incluye AES que la interventoría recibe sin los respectivos soportes

1. La anulación de cada AES será notificada vía mail a las jefaturas técnicas de Telmex, la interventoría y los responsables del aliado con el fin de que se hagan llegar todas las copias al personal de Control Gestión de la Inversión “Consumos”. Cuando se requiera devolución de un AES, esta se realizará con memorando físico en el que debe quedar constancia de la recepción del mismo por parte de la interventoría.

1. Este documento se asemeja en toda instancia a un título valor, por lo cual se requiere un estricto control de su manejo, distribución, diligenciamiento y retorno de manera individual.

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