Proceso Del Diagnostico Organizacional

PROCESO PARA REALIZAR UN DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL

Como en todo sistema participativo, el proceso es tan importante como el resultado, ya que el espíritu de grupo generado y el conocimiento de las opiniones y problemas de otros componentes de la organización son beneficios casi tan importantes como el de identificar y resolver el problema.

El procedimiento general del Diagnóstico Organizacional consta de los siguientes pasos:

1. Selección del grupo de trabajo

2. Entrenamiento del grupo de trabajo

3. Generación de síntomas individuales

4. Generación de la lista colectiva

5. Proceso de síntesis y generación de problemas

6. Clasificación de problemas

7. Planteamiento de soluciones

8. Generación de un plan de trabajo.

1. Selección del grupo de trabajo

Para conocer la problemática de una organización es necesario seleccionar a un grupo representativo de la misma que tenga las siguientes características:

Conocimiento del sistema

Que sea representativo de los componentes del sistema

Que incluya gente con poder de decisión.

Este grupo no deberá ser de más de 20 personas, ni incluir más de tres jerárquicos. El grupo óptimo es de 10 a 12 personas.

2. Entrenamiento del grupo de trabajo

Ya que en un diagnóstico se dirán los síntomas que pueden considerarse como agresivos para una persona, o bien que puede haber una atmósfera donde la gente sienta temor, es necesario que el grupo pase por un entrenamiento que lo capacite.

Decir lo que piensa

Respetar las ideas de los demás

Analizar las ideas por su propio valor

3. Generación de síntomas individuales

Es una reunión ad-hoc se pide a los componentes del grupo que generen una lista de los síntomas que a su juicio se están produciendo en el funcionamiento de la compañía. Para esto es necesario definir claramente lo que se entiende por un síntoma.

Un síntoma es:

Un fenómeno revelador de una enfermedad

Una señal o indicio de una cosa que está sucediendo o que va a suceder.

Una manifestación de funciones alteradas.

Sin embargo, hay que recordar que las acciones suceden dentro de un contexto determinado, y que una situación puede ser problemática o no dependiendo de su impacto de las personas y en la empresa. Para evaluar ese impacto se puede usar la siguiente matriz:

PLANEADO NO PLANEADO

DESEADO



SÍNTOMA

NO DESEADO

SÍNTOMA

SÍNTOMA

El facilitador del diagnóstico debe procurar que los sistemas generados durante la reunión posean ciertas características: que sea claro, específico, concreto y controlable. La importancia de estas características debe ser fuertemente enfatizada, dada la utilización posterior que se les dará a los síntomas. Es claro ver que un síntoma ambiguo o poco preciso no da mucha información sobre el problema, y que poco podemos hacer con respecto a un síntoma sobre el cual no se tiene control.

INCORRECTO CORRECTO

Falta de información en ventas El catálogo de ventas no está actualizado

Hay empleados que no cumplen con sus obligaciones Los empleados del turno de noche descuidan

El interés bancario está muy alto La política de monto pasivo es obsoleta en las condiciones actuales.

Sin embargo debemos enfatizar que después de dar estas recomendaciones, deben aceptarse los síntomas tal y como los expresa cada persona pues es su visión particular del problema.

El procedimiento que se sigue para generar los síntomas es el siguiente:

a. Explicar al grupo la metodología de diagnóstico organizacional y los resultados esperados, enfatizando la manera en que deben expresarse los síntomas.

b. Pedir a cada miembro del grupo que escriba los síntomas relacionados con el sistema bajo estudio, usando formas similares a la forma N1 del diagnóstico organizacional. Usualmente esto dura unos 30 minutos. Conviene hacer las siguientes recomendaciones al grupo antes de que empiecen a escribir.

c. No interrumpir la tarea de escribir síntomas

d. Mantenerse en silencio

e. Todo mundo debe escribir

f. Recordar que se busca el qué (síntomas o problemas), y no al quién (causante)

g. Recordar que los síntomas deben ser claros, específicos y controlables.

h. Se deben poner síntomas no soluciones

i. Deben plantearse en primera persona.

4. Generación de la lista colectiva

Una vez que todos los miembros del grupo hayan dejado de escribir, se pasará a generar la lista colectiva de síntomas para lo cual se recomienda el siguiente procedimiento:

1. Cada miembro del grupo, en forma secuenciada, dirá un síntoma a la vez

2. El facilitador escribirá los síntomas en hojas de rota folio.

3. Se continuará de esa manera hasta que todos pasen

Conviene que el facilitador haga las siguientes recomendaciones:

Debemos escuchar al compañero

Debemos evaluar la idea, síntoma o problema y no a la persona que lo diga

Debemos hablar con nosotros mismos

Debemos ser específicos: decir lo importante y lo relevante

Debemos evitar estar a la defensiva

Se evitan discusiones en esta etapa del procedimiento. Si algún miembro del grupo está en desacuerdo con algún síntoma puede externarlo diciendo: Estoy en desacuerdo. El síntoma se pondrá entre paréntesis para denotarlo como síntoma no aceptado por todos. Sólo se pueden pedir aclaraciones al síntoma. Además, no se deberá de corear los desacuerdos, con que alguien lo diga es suficiente.

Se entiende que los síntomas sin paréntesis son de todos, es decir, se está de acuerdo que es un síntoma real o que cuando menos no se tiene opinión al respecto.

Si algún síntoma que se diga los hace pensar en otro síntoma, conviene apuntarlo en la lista individual.

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