Proceso administrativo es la base de la administración

Ensayo

El proceso administrativo es la base de la administración, siendo el esquema de las funciones administrativas, cuyo creador fue, Henry Fayol, quien resumió las funciones administrativas en: planeación, organización, función de mando, coordinación y control, lo que ha ido evolucionando a planeación, organización, dirección y control. La aplicación o no de un proceso administrativo hace la diferencia en el éxito de una empresa, a continuación, se analizará las dos primeras fases del proceso administrativo, planeación y organización con ejemplos donde se demuestra su importancia en la salud general de una empresa.

La organización la definió Munich y García, como “la determinación de los objetivos y la elección de los recursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en el futuro”, por tanto la planeación hace referencia a la visión de empresa, a los objetivos que con esta se tiene, las políticas que en ella son aplicadas, además de las estrategias que como organización se aplicará para conseguir y cumplir las metas y objetivos propuestos, aterrizando todo en un plan de acción concreto y definido.

Al planear hay muchas disyuntivas a tener en cuenta. Es claro que en la planeación es fundamental la investigación, aunque la planeación tiene un enfoque a futuro, no se puede olvidar el presente de la organización y como se llegó a este estado actual, o sea el pasado. Cuando se hace planeación en una empresa que lleva años en el mercado se hace necesario conocer su historia, cuando nació, quienes son o fueron sus fundadores, con qué capital se originó, cuál fue su propósito inicial, como ha ido creciendo, cuál ha sido su momento de mayor productividad y éxito, etc. Al conocer estos aspectos se puede entender el porqué de la situación actual y se puede llegar a evitar los mismos errores, en un futuro.

Cuando se planea se debe identificar las problemáticas actuales de la organización; conflictos entre los empleados, desconexión de la parte gerencial, con la parte operacional, desactualización en los sistemas, productos obsoletos o pasados de moda, indisciplina en el cumplimiento de normas, funciones u horarios, empleados conflictivos, empleados desactualizados, empleados que se rehúsan al cambio o que tapan los errores o deficiencias, falta de capacitación al personal, desperdicio de materias primas, errores en la entrega de mercancías, retraso en el envió de los pedidos, pérdida de clientes, baja en las ventas, son algunos de los problemas frecuentes en muchas empresas.

Como se dijo anteriormente hace parte de la planeación, las metas los objetivos, las políticas, las estrategias y el plan de acción; pero es necesario aclarar que entre todas estas partes se complementen, ninguna es una rueda suelta o aislada de las otras, las metas no pueden diferir o ir en contravía de los objetivos, las políticas y estrategias deben ayudar a cumplir las metas y objetivos, el plan de acción debe respetar las políticas y cumplir las estrategias diseñadas, además de tener presente la situación actual de la empresa.

Definir los objetivos y las metas son una de las partes esenciales de la planeación, los objetivos es lo que se quiere lograr, lo que se quiere hacer; una meta es establecer en el tiempo cuando se cumplirá el objetivo, o definir cuantitativamente un objetivo. El mejorar las ventas es un objetivo, aumentar las ventas en un 20 % en 6 meses es una meta, objetivos y metas siempre están enfocados en mejorar la organización o empresa, los objetivos son de crecimiento, de mejorar, y fortalecer las áreas de la empresa. Sistematizar el sistema contable, reducir las quejas y reclamos, aumentar la productividad, reducir el desperdicio de materia prima, mejorar la calidad de los productos, cambio de diseño en los productos, son algunos ejemplos de objetivos que una empresa puede tener.

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