Procesos de comunicación en las empresas

Introducción

En la sociedad necesitamos comunicarnos con muchas personas, es importante hacerlo para que se realicen trabajos, acuerdos, se tomen decisiones, entre otras cosas, pero ahora voy a comentar porqué son importantes los procesos de comunicación en nuestro ambiente laboral y es fácil, simplemente sin ellos no se obtendrían los resultados esperados, no se llevarían a cabo un sin fin de actividades, lo que traería como consecuencia, un caos fatal que ocasionarían la quiebra para cualquier organización.

Si hablamos más a fondo podemos ver que la comunicación es fundamental, a través de ella hacemos llegar diversos procesos y lo hacemos de forma oral o escrita, los cuales se reflejan a través de lineamientos, políticas, reglamentos, comunicados en los cuales podemos externar incluso al personal que haya incurrido en una falta grave y que sea un riesgo para las instituciones o empresas, también puede aportar buenas referencias de quien sea digno de ellas.

En las empresas debe existir un canal de información de manera interna y externa, ambas son indispensables para el buen funcionamiento de la organización; internamente debe de estar coordinado el ¿Qué hacer?, ¿Cómo hacer?, ¿Cuándo hacer? y se debe tener presente la ayuda que se le brindará al cliente en caso de dudas o aclaraciones, de manera externa la llevamos a cabo al tener trato con el cliente, los proveedores, intermediarios, analizar la competencia, utilizar los medios de comunicación para difusión de los productos o servicios que se ofrecen, debido a esto dicha comunicación debe ser retroalimentada constantemente, para que todos trabajen en sintonía.

La buena comunicación se refleja en el personal, cuando los trabajadores se sienten parte de la empresa o se identifican con ella, las relaciones laborales son mejores y muchas veces el cliente es capaz de percibirlo, sobre todo cuando es una empresa que atiende a sus clientes físicamente, esto transmite seguridad y una imagen positiva, hace que la persona se sienta bien y en confianza porque crea un ambiente favorable para la negociación, la comunicación es calidad y puede darse la retroalimentación instantánea, lo cual favorece al cliente para despejar todas sus dudas.

Procesos de comunicación en las empresas

Los procesos de comunicación en las empresas permiten generar mensajes con el objetivo de promover los productos o servicios, crear, mantener o fortalecer la relación de la misma, es conveniente que la información fluya de manera interna y externa, ya que eso aporta puntos favorables a la imagen de la empresa, si una organización tiene una buena estructura con una comunicación excelente es viable que la empresa siga creciendo y aporte beneficios a sus clientes. En mi punto de vista los procesos de comunicación importantes son los siguientes:

Comunicación oral: Es un hecho que al hablar comunicamos muchas cosas, pero es de vital importancia que el emisor comunique correctamente al receptor lo que desea y verificar que así lo haya entendido. Esta comunicación se hace presente al dar un discurso, una capacitación, una reunión, una conferencia o video llamadas.

Juntas presenciales: Esta es una forma de dar a conocer distintos puntos de interés para la empresa y sus empleados, dependiendo del tema a tratar se preparan los datos que serán presentados, en ocasiones estas juntas se dan por departamento o de forma general.

Reunión uno a uno: Es importante darle el espacio a cada colaborador de hablar libremente para expresar sus inquietudes, proponer sus ideas, externar los pros y los contras que percibe en la empresa, posteriormente se toman medidas apropiadas y se corrige o mejora lo comentado.

Medios de comunicación masivos: Actualmente la televisión, la computadora, las tabletas y los celulares nos brindan información de diferente índole, nos permiten interactuar diariamente para llevar a cabo diversas actividades, acuerdos, convenios, realizar presentaciones, video conferencias, enviar y recibir información o introducir publicidad para la empresa, el producto o servicio.

Memorándum: Es una manera sencilla pero eficaz de dar a conocer alguna información de manera interna.

Comunicar los procedimientos: Los directivos de la empresa suelen supervisar, modificar o mejorar los procedimientos de la empresa y adecuarlos a lo que se necesita, pero deben de hacer extensivo el comunicado de los cambios o mejoras realizados a todo el personal, para evitar futuras equivocaciones.

Manuales: Estos son básicos en el área laboral, sobre todo cuando el personal es de nuevo ingreso y necesita adquirir los conocimientos para la elaboración de los procesos.

Reportes: Es necesario mostrar  a los coordinadores, gerentes, directores o presidentes de las organizaciones los reportes semanales, quincenales o mensuales que se requieren para analizar los resultados, ventas, pérdidas o ganancias, según sea el caso.

Plantear sugerencias para la solución de problemas o propuestas de mejora: Para que esta comunicación se dé efectivamente, el gerente o encargado del departamento debe facilitar que la información sea ascendente, debe motivar a los empleados a proporcionar información valida y de interés para que sus opiniones sean tomadas en cuenta.

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