RE: Módulo 4: Marcas Con Historia

ORDENES DE COMPRA ERP

INTRODUCCION

El sistema de Ordenes de Compra nos permite controlar en área de compras de nuestra empresa, pudiendo de esta forma saber los compromisos que tienen nuestros proveedores respecto a la entrega de la mercadería, históricos de compras realizadas por proveedor, producto y descuentos aplicados. Además podremos controlar las solicitudes internas de materiales, las cuales denominaremos como “Requisiciones”, en relación a esto se enlazarán Solicitud de Cotizaciones y Ordenes propiamente tal.

Para que Ordenes de Compra pueda funcionar se debe tener creada con anterioridad la empresa en el Sistema de Inventario y Facturación ERP y dentro de Inventario tener definido el mes y año de inicio del sistema.

CAPITULO 1

TRABAJANDO CON EL SISTEMA POR PRIMERA VEZ

1 EMPRESA

1.1 CREAR UNA EMPRESA

Al ingresar al sistema de Ordenes de Compra, se nos presenta la pantalla principal con una sola opción a seleccionar, EMPRESA, dentro de ella seleccionaremos crear. Al dar clic se nos presenta la siguiente pantalla:

Nombre que dará a la empresa (Directorio), se debe escribir el nombre que le daremos al directorio en el cual se almacenara la información de nuestra empresa, como ejemplo escribiremos “EMPRESA”. Si se trabaja con otros módulos ERP, se debe indicar el mismo nombre, de esta forma todos estarán comunicados.

Tipo de servidor de datos, SQL Server o MSDE, se debe seleccionar dependiendo del sistema que se adquirió, de todas formas el sistema sugiere el correspondiente.

Servidor de Base de Datos, aquí se indica el servidor (nombre del equipo).

Unidad, se asigna la letra del drive de Red o C cuando es Monousuario.

Por último se presenta la lista de las empresas ya creadas y sus respectivos directorios.

Una vez ingresadas las opciones presionamos

Inmediatamente se presenta la pantalla para que ingresemos los datos legales de la empresa.

1.2. SELECCIONAR UNA EMPRESA

Al igual que la opción anterior se presenta una lista de empresas la cual seleccionaremos con un clic y pulsaremos el botón OK. A continuación el sistema nos solicitara el nombre se usuario y password. Cuando es una empresa nueva se ingresa SOFTLAND en ambos campos.

Después de ingresar se activa todo el menú y seleccionaremos:

2. BASES

2.1 PARAMETROS

Una vez seleccionado la opción se nos presenta la pantalla anterior, con los únicos botones activos son el modificar o salir. Seleccionamos Modificar (se encuentra encerrado por un circulo) y a continuación:

Dentro de la pantalla anterior podemos seleccionar las opciones requeridas, teniendo en cuenta que si trabajamos con Contabilidad o Inventario ERP y trabaja con algunas de las opciones, no podrá modificarlas.

2.1.1 Maneja Centros de Costo: Señala si la empresa manejará Centros de Costo, si es seleccionada, presenta los niveles y largo de cada uno de ellos.

2.1.2 Maneja Áreas de Negocio: Permite indicar si la empresa manejara las Ordenes de compra asociadas a un Área de Negocio o no.

2.1.3 Maneja Ordenes Tipo: Se indica si el sistema manejara Ordenes como plantillas para la generación de nuevas Órdenes de Compra.

2.1.4 Aprobación de Ordenes: Aprobación Manual, se grabaran las órdenes Vigente / Pendiente y se deberá aprobar en forma posterior por el o los usuarios que se asignen, teniendo en consideración que se pueden tener 2 niveles de aprobación, Aprobación Automática se grabarán como Vigente / Aprobada, no requiere aprobación posterior.

2.1.5 Niveles de Descuentos: Se pueden definir hasta 5 niveles de descuento tanto por línea de producto o al total del documento.

2.1.6 Aprobación de Requisiciones: Actúa de la misma forma que la aprobación de ordenes pero sólo con un nivel de control.

Una vez finalizado se presiona el botón grabar para guardar los cambios y salir.

2.2 FORMATO DE IMPRESIÓN

Nos permite mantener los archivos con los formatos de impresión de los documentos que manejará el Sistema.

Al seleccionarla se nos presentan dos opciones, Ordenes de Compra o Guías de Ingreso, para definir la operatoria elegiremos una, pues en ambas la metodología es idéntica.

Seleccionamos Formato de impresión de Ordenes de compras.

Cada vez que ingrese a este proceso, se desplegará la pantalla que contiene el nombre del archivo a utilizar para el formato, el sistema en forma automática nos propone el archivo Ocompras.xls, que puede ser mantenida o modificada.

A continuación presionamos , con esto se abren dos archivos dentro de Excel. Uno se llama Ocompra.xls, que mantendrá el formato, y el segundo Ocompras.txt que contiene la base de la información a utilizar.

Para Modificar:

a) Se posiciona en el Archivo Ocompras.txt y elige la celda. b) Con clic derecho selecciona copiar.

c) Se posiciona en el Archivo Ocompras.xls y elige la celda donde dejará la información.

d) Haga clic con el botón derecho y seleccione pegado especial.

e) En la ventana desplegada elija el botón pegar vinculo. Apareciendo la información en el Formato del documento.

Se pueden realizar todo tipo de funciones de Excel , siempre que se mantenga el vinculo con la planilla TXT.

3. TABLAS

3.1 AUXILIARES Y OTROS

Aquí se nos presenta un menú con varias opciones:

3.1.1 Giros: Permite ingresar y mantener de los giros (comercial, industrial, construcción, etc.) que se asignarán a los auxiliares. (Campo alfanumérico de 3 caracteres)

3.1.2 Comuna: Permite el ingreso y la mantención de las diferentes comunas que serán asignados a los auxiliares. (Campo alfanumérico de 4 caracteres)

3.1.3

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