Reuniones Efectivas

Reuniones Efectivas de Trabajo en Equipo

¿Cómo ser efectivos?

Todos hemos asistido a reuniones, algunas productivas y otras tremendamente inútiles. Cuando un equipo de trabajo suele tener reuniones con bajo nivel de eficacia no solo se pierde el valioso tiempo de los que participan de la misma sino que además “todos” están aprendiendo el hábito de la inefectividad colectiva.

La reunión es una herramienta muy importante para cualquier profesional que quiera multiplicar sus esfuerzos y logros. El riesgo del fracaso siempre esta latente. Solo una acción proactiva de quienes se declaren responsables de la misma puede alterar este rumbo. Por ello les propongo que “pongan en consideración” las siguientes técnicas de lo que considero una reunión efectiva.

Antes de Partir: Invitar Efectivamente

Considera las veces en las que fuiste invitado a reuniones. ¿A cuales de ellas asistió con mas “pilas”? A las que se sintió obligado a asistir o a aquellas a las cuales sintió que podría hacer un aporte significativo?

No podemos controlar el estado de animo de los demás, lo que si podemos hacer es facilitar el proceso por el cual, las personas siente que están haciendo algo de provecho. Quien convoca a la reunión debe asegurarse:

. Invitar a las personas que pueden contribuir al objetivo de la misma

. Ser claro en las consignas de la misma.

Reflexionemos un minuto sobre la forma en la que explican tus invitados su presencia en la reunión. Voy porque teníamos el compromiso asumido con tal persona. Voy porque es una exigencia laboral. Voy porque el tema era interesante. Voy solo porque siempre voy. O, voy para lograr tales objetivos....

La diferencia en el grado de protagonismo puede ser diametral. Y tus resultados también.

Primer Paso: Check In

Recién llegamos a una reunión, y ya hay muchos riesgos de fracaso debajo de la mesa. ¿Vale la pena intentar algo para resolverlos?. Veamos los más importantes. Lo quieras o no, cada participante llega con “su radio interna” (historias, preocupaciones, etc.) encendida. Otros tantos llegan a la reunión sin la menor idea de lo que se tratará en la misma o con una interpretación diferente de para que están allí. Lamentablemente muchas veces dejamos estos temas “debajo de la mesa”, ya que no sabemos como tratarlos.

La técnica del Check In es una forma de abordar estos temas, facilitando la efectividad grupal al conseguir que durante la reunión todos “estén presentes” en el tema que se trata y no en los problemas de su “radio interna”. Si el grupo elige invertir un espacio de tiempo para que cada uno pueda sucintamente hacer su check in, entonces cada uno debe plantearse las siguientes preguntas:

1. ¿Qué circunstancias hacen relevante (para mi y para el equipo) este encuentro?

2. ¿Qué resultado(s) quiero obtener al final de la reunión?

3. ¿Tengo información significativa (profesional o personal) para compartir?

Nada elimina los riesgos de inefectividad colectiva, esta técnica puede ser una oportunidad. (Ver Capitulo 8 del libro Metamanagement de Fredy Kofman.

Segundo paso: Para Qué la Reunión?

Para potenciar y focalizar el intelecto de los participantes durante la reunión, debemos establecer claramente:

. ¿Para qué estaremos juntos el tiempo que hemos decidido?.

. ¿Qué resultados concretos esperamos en la reunión?

El grado de satisfacción de cada asistente, terminada una reunión, tiene que ver con las expectativas que traía al comenzar, gestionar las mismas antes de comenzar, facilita los resultados y, luego, el grado de compromiso con las acciones que c/u luego deberá ejecutar.

Tercer paso: Cómo?. Coordinando Acciones

Cuando un objetivo o decisión requiere de un proceso en el cual está involucrada mucha gente, entonces necesitamos coordinar nuestras acciones.

¿Esta suficientemente preparado su grupo para coordinar acciones? ¿Y Usted? Es decir, ¿”Saben hacer” la coordinación? La efectividad en dicha acción depende de ciertas habilidades que se requiere tener o hay que desarrollarlas en cada uno de los miembros:

. Hacer un pedido: “Te pido xxx en un tiempo zzz y con estas condiciones de satisfacción www”

. Hacer una oferta

. Rechazar, Contra ofertar y/o Aceptar

. Confiar

. Comprometerse

. Romper un compromiso

Cuando ponemos a rodar este ciclo, debemos considerar que la efectividad del mis acciones en la empresa, dependen del tiempo y la calidad en la que se cumplo mis compromisos de acción y en como cumplen los demás conmigo. Luego los procesos de negocios son encadenamientos de estos compromisos de acción, de ellos depende la rentabilidad de la empresa.

Cuarto paso: Cómo?. Siendo Efectivos

La efectividad es el criterio básico para canalizar las conversaciones durante una reunión. De esta forma todos los participantes nos centramos en las acciones más efectivas que conducen al objetivo. Cuando la reunión se empantana, uno de los riesgos más importantes, debemos preguntarnos: ¿Para qué estamos dialogando o discutiendo? ¿Para tener razón / defender argumentos o Para encontrar las acciones mas efectivas para conseguir el resultado que todos queremos?

Cuando hablamos de efectividad, pensamos en la obtención de los resultados propuestos, pero no solo se refiere a la consecución de los mismos, sino también a la elección (análisis de cartera de las posibilidades de acción) de cuales caminos seguir.

Hasta aquí los aspectos de corto plazo de la efectividad (focalizarse en el Objetivo y los caminos para alcanzarlo), también puedes elegir considerar los aspectos que afectan la efectividad de medio y largo plazo:

* Tomadas estas acciones, ¿Cómo quedará las relaciones entre y con las otras personas? ¿Cómo se pueden minimizar los efectos negativos?

* La autoconfianza y autoestima de c/u de las personas afectadas.

* El aprendizaje. ¿Qué y cómo aprendió el grupo como consecuencia de las acciones elegidas?

Quinto paso: Cómo? Facilitador

Quien invita a la reunión o cualquiera que se declara responsable de ello, puede ejercer el rol de facilitador. Este rol implica “esta presente (atento)” de cómo la dinámica es efectiva para el objetivo buscado. Reconduciendo las veces que sea necesaria la conversación. En el mejor de los casos, esta persona debe tener autoridad para ejercer el rol, dada por todos los participantes.

Dos

...