REUNIONES EFECTIVAS

Reuniones Efectivas

Una Reunión es un conjunto de personas reunidas físicamente en un local para tratar un tema coordinado por un conductor (más de 2 personas y cómo máximo 30).

• Miembros asistentes a la reunión.

La participación de los miembros que asisten a una reunión va a depender de:

a) Número De Asistentes.

b) De Las Características Del Grupo.

• Tener Una Razón Lógica Que Justifique El Costo De Realizar Las Reuniones.

Si bien pueden ser muchas las razones para llevar a cabo reuniones, las razones para no realizarlas pueden ser aun mayores. La decisión de llevar adelante una reunión debe fundarse en el principio básico de que el resultado que se espera obtener de ella debe ser mayor que la sumatoria de los resultados que lograrían individualmente sus eventuales participantes.

• Tiempo O Duración De Las Reuniones.

La duración de una reunión es una variable que debe tener en cuenta la persona o personas que la preparan o coordinan.

La "intervención" o "interacción" es "un intercambio entre miembros de un grupo o entre un miembro y el grupo entero". Podemos señalar que, a mayor participación, mayor número de interacciones y mayor tiempo y duración de la reunión.

Cuanto mayor es el grupo de personas en una reunión, aumenta progresivamente el número de interacciones y se necesita mayor tiempo para que el grupo pueda tomar una decisión o llegar a un acuerdo.

Es conveniente y necesario conjugar, a la hora de plantear una reunión, el número de personas, tiempo disponible y el objetivo o finalidad de la reunión.

• La Eficacia De Las Reuniones.

Los requisitos para que una reunión sea eficaz son los siguientes:

a) Ser necesaria su convocatoria y celebración.

b) Estar preparada, tanto por la persona que va a dirigir la reunión como por los participantes.

c) Terminar en un Plan de Actuación, que posibilite la puesta en práctica, de los acuerdos y el seguimiento de las decisiones tomadas.

d) Si se quiere que una reunión, y las posteriores, sean eficaces es necesario que se ejecuten las decisiones tomadas y los acuerdos consensuados. Si no se hace así, las reuniones posteriores serán puramente formalistas.

• Los Tipos De Reuniones.

Una clasificación de las reuniones podría ser:

• Por su objetivo o finalidad:

A) Informativas.

B) Consultivo-deliberativas.

C) Formativas.

D) Decisorias.

• Por el número de miembros participantes:

a) Reuniones de grupo pequeño (de 3 a 7 miembros)

b) Reuniones de grupo mediano (8 a 20 miembros)

c) Gran grupo (20 a 40 miembros)

d) Asamblea (más de 40 participantes)

• Las Fases De Una Reunión.

A) El análisis y estudio de su necesidad

1. ° ¿Es necesaria la reunión?

a) Necesidad técnica

b) Necesidad de interrelación o comunicación

2. ° ¿Es la reunión la técnica y el procedimiento más adecuados para afrontar el tema o resolver el problema?

3. ° ¿Cuál es el momento más propicio o adecuado?

B) La fase de preparación.

El coordinador de una reunión debe atender a:

1. ° Las condiciones materiales:

2. ° La fijación del orden del día y determinación de las personas que deben asistir.

3. ° El análisis, antes del comienzo de la misma, de los posibles aspectos problemáticos del tema.

4. ° La determinación data del objetivo de la reunión. La finalidad u objetivo debe indicarse en la convocatoria con toda claridad y precisión.

) El inicio de la reunión

D) El desarrollo de la

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