Reuniones Efectivas

¿QUÉ SON LAS REUNIONES EFECTIVAS?

Algunas veces parece como si siempre estuviéramos en algún tipo de reunión: Reuniones mensuales de la organización, reuniones de tareas especiales en las cuales trabajar, reuniones de acciones urgentes y de comités de proyectos de las que nuestro grupo se hace cargo. Las reuniones toman mucho de nuestro tiempo porque son la manera en que tomamos decisiones, planeamos acciones y llevamos a cabo el trabajo que debemos realizar.

Pero, ¿cuántos de nosotros detestamos las reuniones? Todos tenemos recuerdos de reuniones (inclusive tal vez de la reunión de comité de anoche) que parecía que iban a durar toda la eternidad y en las que nunca se iban a tomar las decisiones. Alguien interrumpía y desviaba al grupo de los temas de la agenda de trabajo; la persona que dirigía a su vez tenía muchas opiniones propias; la reunión duró más tiempo de lo previsto y para cuando finalmente terminó, todos se fueron a casa cansados e insatisfechos.

Bueno, aunque no existe una varita mágica para hacer cada reunión más efectiva, las reuniones realmente pueden ayudar para la toma de decisiones y planificación. No tienen por qué ser dolorosas; pueden inclusive ser divertidas. Para lograrlo, se puede aprender cómo hacer las reuniones tanto útiles como agradables para todos los participantes. Las reuniones efectivas ayudan al grupo a alcanzar sus metas.

¿POR QUÉ TENER REUNIONES EFECTIVAS?

¿Sabía usted que la manera en que se dirigen y facilitan las reuniones es uno de los mayores “factores de riesgo” para la participación y la inversión de los miembros de la organización? TODAS las partes de una reunión son importantes: la planificación (particularmente enfocada en agendas de trabajo y metas); la logística; y los principios y habilidades para presidir la reunión. Todos estos aspectos producen un impacto en la participación e involucramiento de los miembros de la organización.

A cada “fase” se le debe prestar atención y se debe tomar seriamente porque el manejo de una buena reunión está críticamente ligado a la participación. Las reuniones determinan que el grupo pueda o no realizar las cosas, resolver problemas, manejarse de manera que promueva un sentimiento de inclusión y seguridad en los participantes y que cree un sentido de comunidad.

¿CÓMO DIRIGIR REUNIONES EFECTIVAS?

Dirigir o presidir una reunión significa más que sólo hacer que el grupo cubra los temas de la agenda de trabajo programada. Cuando se preside una reunión, la persona al frente de ella es responsable del bienestar del grupo y los miembros que lo conforman. Esto requiere que se preste la debida atención a las “dinámicas del grupo” y otros aspectos del proceso. ¡Incluso todas esas cosas difíciles de abordar son importantes!

Recordemos que: Dirigir reuniones es una HABILIDAD, no es algo que nacemos sabiendo. Al igual que con cualquier otra habilidad, se mejora con la práctica

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