REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

REUIONES DE TRABAJO

Las reuniones de trabajo son una herramienta utilizada para elaborar planes, diseñar estrategias, evaluar desempeños, fomentar la participación de los empleados,... pero algunas veces resultan poco efectivas por que resultan aburridas y no son tomadas con la seriedad que merecen.

Es frecuente que, dada la utilidad de una reunión, se convoque excesivamente a ellas. A veces no hace falta reunirse, ya que los objetivos propuestos pueden conseguirse mediante el intercambio de información ya sea escrita o telefónica. Solamente debe convocarse a una reunión si no hay otra forma más rápida y económica de comunicarse.

Esta decisión se podrá tomar únicamente si se tienen claros los objetivos. Esto es fundamental y si se decide a convocar a la reunión, todos deben tener presente los propósitos para ella.

En la reunión deben tomarse acuerdos, definir los responsables y los plazos. Debe salir de ella un plan claro y concreto de acción. Debe planificarse un seguimiento de los acuerdos hasta que estos se cumplan.

Por qué algunas reuniones son ineficaces?

Son muchas las causas de la falta de eficacia de las reuniones, sin embargo, podríamos destacar las siguientes:

• La falta de un objetivo concreto y claramente definido a lograr.

• La dispersión, los cambios de tema o el salirse del mismo

• La ausencia de un orden del día.

• El no tener interés el asunto a tratar.

• La susceptibilidad entre los asistentes. La falta de confianza.

• La falta de participación de los asistentes.

• La falta de habilidad de quien dirige la reunión. Ausencia de liderazgo.

• El que existan participantes que hablen demasiado “protagonistas” y no dejen hablar a los demás.

• El convocar la reunión a una hora inapropiada.

• Las reuniones demasiado largas.

• El que haya demasiados participantes o estén mal elegidos.

• El exceso de enfrentamientos con tensiones personales.

• Las interrupciones externas constantes al responsable o a los miembros.

• Cuando no se comprende o no se conoce suficientemente el tema a tratar.

• La falta de acuerdos y conclusiones al final de la reunión. Se habla mucho y no se concreta al final “qué” hay que hacer, “quién” lo tiene que hacer y para “cuándo” hay que hacerlo.

• La toma de decisiones confusas o contradictorias.

Las reuniones de trabajo debieran cumplir el papel para lo que fueron

hechas: informar al equipo de lo que está ocurriendo en la empresa o los objetivos que se piensan concretar para revertir situaciones adversas. Sin embargo, en muchas ocasiones, acaban convirtiéndose en una molestia tanto para quien la organizó, como para quienes debieron asistir.

Esto ocurre, según los expertos, porque la mayoría de las veces, no se toman las precauciones necesarias para evitar que estos encuentros se desvíen de los temas centrales por los que fueron convocados, y se conviertan en la instancia para discutir las actitudes que molestan de los compañeros o los grandes éxitos del jefe.

Por ello, resulta necesario dar un giro en la percepción que se tiene de estos encuentros y de lo que significa sentarse con los pares a discutir aquellos asuntos que diariamente son debatidos de manera informal y que, por ende, quedan inconclusos.

A continuación, los ocho pasos que se deben tener presentes si se pretende organizar una reunión de trabajo precisa, dinámica y exitosa:

1. Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la

2. Exija la puntualidad de los asistentes. Una vez enviada la notificación es necesario recalcar la puntualidad de llegada al evento. No se trata de aparecer en cada rincón de la oficina ni de bombardear a los asistentes con post it en sus lugares de trabajo. Sin embargo, aclaran los expertos, es necesario insistir en la puntualidad, ya que así será posible discutir los temas agendados, sin extender demasiado la reunión (lo ideal es que éstas no superen los 45 minutos de duración). Según los especialistas, los horarios recomendados para llevar a cabo la cita son a las 9:00 horas, cuando el día recién comienza, o después del horario de almuerzo, a eso de las 15:00 horas.

3. Elabore una agenda de contenidos con los temas a tratar. Contar con una agenda de contenidos es fundamental en las reuniones de trabajo. Si se informa

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