REUNIONES DE TRABAJO

INTRODUCIÓN:

En la vida cotidiana formamos parte de reuniones como por ejemplo: reuniones de vecinos, de familia, de asocianes a las que pertenecemos, etc.

El trabajo, particularmente el trabajo en equipo, nos exige nos reunirnos. Una reunión mal organizada y mal conducida, nos causará irritación y resultados pocos satisfactorios; sin embargo, una reunión bien planificada y dirigida, nos motivará y el éxito puede estar casi asegurado.

Sin duda alguna, para coordinar el trabajo en equipo, son imprescindibles las reuniones. Es cierto que en ocasiones se pretende solucionar todo con reuniones sin una razón particular, lo cual constituye una pérdida de tiempo y de dinero y de lugar a la reunionitis, expresión que indica la deformación típica en algunos ambientes laborales.

REUNIONES

Concepto: Es una situación de reflexión común en la que un conjunto de personas, centradas más en la tarea que en la relación, interactúan con el fin de:

 Resolver asuntos, problemas y situaciones complejas.

 Intercambiar opiniones y conocer posiciones contrarias.

 Contribuir a los procesos formativos y sociales.

ELEMENTOS:

Los elementos indispensables en una reunión son:

 El moderador/conductor: Es quien convoca la reunión y tiene que tener claro cuál es el objetivo, qué quiere conseguir y cómo lograrlo.

Funciones:

Clarificar:

• Al inicio de la reunión, identificando de forma nítida el objetivo.

• Al final de la reunión, resumiendo las conclusiones formuladas.

Controlar/ moderar:

• El procedimiento.

• El tiempo dedicado a cada tema.

• Creando un clima de confianza entre los asistentes.

• Solucionando los conflictos y enfrentamientos.

• Superando los bloqueos.

Dinamizar:

• Motivando a los asistentes.

• Animando a la participación de todos los asistentes.

 El tema: Es el asunto concreto que se va a tratar en la reunión.

 Los asistentes: Son todos aquellos que intervienen. Hay que diferenciar entre quien o quienes convocan y los que acuden a ella.

 El entorno- ambiente: nos referimos al lugar físico donde se desarrolla la reunión y las condiciones que reúne, como: luz, sonido, distribución de la sala, ambientación, etc.

En cuanto a la distribución de la sala, podemos diferenciar:

• En forma circular.

• En forma de rectángulo.

• En forma de V.

• En forma de U.

• En un estrado.

ETAPAS

En una reunión de trabajo se recorre unas etapas o fases que enumeramos

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