Reuniones De Trabajo Efectivas

REUNIONES DE TRABAJO EFECTIVAS

Objetivo: El propósito de una junta determina lo que debe hacerse. Si solamente se desea compartir información, es mejor hacerlo por otro medio. Si se va a tomar una decisión, deben estar todos y solamente aquellos que tienen la autoridad y responsabilidad para hacerlo. Si es para resolver problemas, hay que favorecer la participación y la creatividad.

Participantes: Definir quien será el moderador, quien debe controlar el grupo y ordenar las intervenciones.

Información Previa: Los integrantes se deben de preparar para tomar decisiones o resolver problemas, cada asistente tiene la responsabilidad de conocer y revisar la información previamente a la junta.

Agenda: Establecer un horario para la reunión y cumplirlo (iniciar y terminar puntualmente, a la hora establecida.

Horarios (Control de tiempo): Se cuida el tiempo asignado para la presentación de cada tema se cumpla. Una persona puede auxiliar a quien dirige la reunión para dar la palabra. Apoya a los expositores cuando señalándoles con anterioridad que les quedan 5ó 3 minutos para que vayan preparando el cierre de su tema. Cuando el tiempo asignado para cada quien se agota, su responsabilidad es no dejarlo continuar y darle la palabra al siguiente expositor (salvo alguna indicación de quien dirige la reunión).

Requerimientos: Se debe tener todo listo con anterioridad al inicio de la junta: equipamiento (cañón, computadora, bocinas, televisión, DVD, etc.), condiciones de la sala de juntas (iluminación, aire acondicionado, energía eléctrica), mobiliario (mesas, sillas, pantalla), apoyos didácticos (pizarrón, rotafolio con hojas, plumones, hojas blancas, lápices, etc.), refrigerio (café, galletas, agua, etc.).

Minuta de acuerdos: Se debe documentar de modo preciso todo lo que se diga y se acuerde en la reunión. Es la red de ayuda de quien dirige la reunión para que ningún compromiso quede sin responsable y sin fecha de cumplimiento. También puede ocuparse de recibir con anterioridad la información que se presentará en la junta y elaborar una presentación con formato uniforme que ayudará a que la junta fluya correctamente.

(2012, 09). Reuniones De Trabajo Efectivas. BuenasTareas.com. Recuperado 09, 2012, de http://www.buenastareas.com/ensayos/Reuniones-De-Trabajo-Efectivas/5412912.html

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