Reuniones efectivas

REUNIONES EFECTIVAS

Las reuniones son indispensables para la organización de determinado trabajo para ayudar a organizarnos  adecuadamente, tomando en cuenta que debemos tratar de hacerlas amenas y agradables sin caer en el aburrimiento.

Para lograr obtener una reunión efectiva el conductor deberá tener algunas habilidades para que se vuelva efectiva.

HABILIDADES DE UN BUEN CONDUCTOR EN REUNIONES EFECTIVAS

1-PLANIFICACION DE LA REUNION:

Lo ideal para lograr una reunión efectiva es que debemos enfocarnos en varios puntos como ser:

• Meta clara de los puntos a tratar en la reunión

-    Decidir que personas aplican para los puntos a tratar

• El tiempo que durara dicha reunión
• Hacerla amena y agradable
• Analizar los temas a tratar con antelación con otras personas
• La planificación debe enviarse por lo menos una semana antes de la reunión a las personas a participar

Ejemplo:

-la planificación la ponemos en practica en todo momento desde el inicio hasta el final porque es la base de la reunión.

2-ORGANIZACIÓN:

No debemos abusar del tiempo de los asistentes así que es importantísimo respetar el tiempo programado no importando si están todos los invitados (iniciar y finalizar a tiempo)

-los espacios donde se llevara a cabo la reunión debe de ser lo más cómodo posible

-elaborar una lista de asistencia para saber que personas son constantes para invitarlas a reuniones futuras

- al planear una reunión tomar en cuenta que tenemos objetivos claros que ameritan dicha reunión

Ejemplo:

-la organización la ponemos en práctica  antes de la reunión al decidir lugar, cantidad de personas etc.

3- DIRIGIR LA REUNION:

Ser la persona que debe dirigir una reunión es algo de mucha responsabilidad

-mantener el tema a tratar sin desviaciones de temas que no están relacionados con el tema

-respetar el tiempo

-al finalizar la reunión hacer un resumen de lo escuchado

-fomentar la participación

Ejemplo:

-se pone en práctica manteniendo una reunión dinámica

4-DAR SEGUIMIENTO A LA REUNION:

-recopilar las opiniones de cada participante después de la reunión

-hacer llamadas de seguimiento

-resumir la reunión

Ejemplo:

-la ponemos en práctica al determinar si logramos nuestro fin con los oyentes

5-DOCUMENTA Y DISTRIBUYE LOS RESULTADOS:

-al final de la reunión cada uno de los participantes deberá tener claro las decisiones, conclusiones y los próximos pasos a tomar distribuyendo un informe con todos los detalles

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