Reunión eficaz

COMO LLEVAR JUNTAS O REUNINES

01. Para dar especial interés a las juntas y reuniones, hay que establecer entre todos un código de conducta que facilite los mejores resultados.

02. Rotar al responsable de coordinar la junta, de manera que elabore el orden del día, funja como moderador y maneje los tiempos.

03. El montaje del salón en círculo facilita el trabajo en equipo y rompe la jerarquización.

04. Procure que se roten los lugares y la gente conviva de una junta a otra con diferentes personas, esto estimula el desarrollo de las relaciones ínter departamentales.

05. Ambiente el salón de juntas con música barroca o melódica instrumental al inicio y al concluir para condicionar los estados de ánimo.

06. Tener listos y de manera accesible las bebidas o servicios.

07. Utilizar el humor de manera sana, permitir dibujos y caricaturas en los escritos, mensajes y papelería, acetatos o en las presentaciones de computación, dentro de los lineamientos razonables. Esto estimula la creatividad y rompe con la rigidez e impersonalidad de los reportes.

08. Trabajar en equipo los problemas y los proyectos, en un plano democrático, calendarizando las actividades o responsabilidades, para que los logros sean celebrados por todos.

09. Procure que los equipos sean formados por personas diferentes, variar los grupos es una buena estrategia para romper con las islas de poder.

10. El diseño de los objetivos, metas, programas de trabajo, etc. resultan extraordinarios si se trabajan en grupo y se distribuyen las responsabilidades. Todos participan, aportan y se distribuyen las responsabilidades.

11. Esta atmósfera de colaboración y buenas relaciones produce extraordinarios resultados y baja el nivel de stress al que normalmente están sometidos.

DIRECCION:

¿Qué es necesario para conducir una reunión eficaz?

Los factores esenciales para el éxito son: tener un propósito, prepararse de antemano, fijar objetivos durante la reunión, y tomar provisiones necesarias para el seguimiento y evaluación posterior. Una reunión exitosa es como un equipo de trabajo que cuidadosamente corta, recorta y prepara una porción de carne para ser colgada en un gancho. Se la coloca en el gancho, se eleva al nivel del riel, se cuelga del riel y finalmente se envía a su destino. Frecuentemente, se lleva a cabo mucho trabajo en las reuniones. Los participantes pueden haber cortado, recortado y hasta levantado la carne, pero han fracasado al no ponerla en el riel. La próxima vez, tendrán que no sólo levantarla de nuevo, pero tal vez hasta volverla a limpiar.

Planificación

Muchas veces se llevan a cabo reuniones demasiado extensas, sin un propósito específico y cuyos resultados no son satisfactorios. Un factor esencial para la efectividad de una reunión es que haya una clara comprensión de los objetivos a ser alcanzados. Una vez que se haya definido bien el propósito de la misma, se resolverán cuestiones tales como dónde y cuándo se hará la reunión y quiénes van a participar.

Las agendas podrán incluir tiempo para: 1) revisión de apuntes sobre asuntos tratados previamente, 2) debate de temas nuevos; y 3) evaluación del progreso hacia la obtención de objetivos. A los supervisores se les previene que no sean demasiado optimistas con respecto a cuánto pueden obtener de una sola reunión.

Varias reuniones breves pueden dar mejores resultados para determinados objetivos. Los participantes estarán más dispuestos a absorber el material de capacitación, por ejemplo, cuando los pueden aplicar entre sesiones. Esta flexibilidad puede no darse cuando es necesario tomar una decisión antes de levantar la sesión. Además, cuando los participantes deben viajar grandes distancias para asistir, o tengan que hacer arreglos para que sus obligaciones sean debidamente atendidas durante su ausencia, una reunión única, si bien más extensa, será preferible.

A la mayoría de los empleados no les desagrada participar en una reunión si ésta es productiva. La reunión puede ser abreviada cuando se asignan actividades en forma previa, tales como lectura o adquisición de información.1 Llevar a cabo reuniones ya sea cerca de la hora de salida, o en la intemperie en un día frío o ventoso propenden a la brevedad, pero desalientan la participación de los trabajadores. Otros factores que influencian la interacción grupal incluyen la disponibilidad de asientos, bebidas, la temperatura, iluminación y ventilación (cada vez más los empleados esperan una política donde se prohíba fumar). Sin importar la formalidad aparente, para ser efectiva una reunión debe ser bien planificada.

DIRIGIENDO LA REUNIÓN

El papel de la persona que conduce la reunión es: 1) que la reunión no se desvíe del objetivo propuesto (función de asignación) y al mismo tiempo 2) asegurarse que todos tengan la oportunidad de hablar y que se enfrenten las necesidades de las personas (función de mantenimiento). Con mucha frecuencia el supervisor asume la tarea de conducir la reunión, pero este papel puede ser delegado. Una reunión con un líder ineficaz frecuentemente se parecerá a la de nuestros amigos hablando de los pingüinos.

Comenzar a tiempo es una buena práctica; también lo es el terminar a tiempo. La puntualidad, o su falta, puede convertirse en una tradición. Si la orden del día (o agenda) no ha sido distribuida antes de la reunión, se puede hacerlo al comienzo de la misma. La persona que dirige la reunión puede solicitar sugerencias para agregarlas al orden del día. Antes del comienzo de la reunión, los empleados también pueden ser estimulados a sugerir temas para discutir.

Las directivas para las discusiones pueden ayudar a que la reunión se desarrolle de una manera ordenada. Algunos ejemplos de reglas que pueden utilizar incluyen las siguientes:

• Sólo una persona habla a la vez. Si aumenta el desorden en la reunión, cualquiera que desee hablar debe indicarlo y ser reconocido antes.

• No se deben conducir conversaciones privadas durante la reunión.

• Las personas deben hablar sobre el tema que se discute.

• Los comentarios y discusiones deben versar sobre asuntos e ideas, no sobre personas.

• El papel del líder del grupo —cuando fomenta la participación— es la de un facilitador. En vez de tomar partido o mostrar favoritismo, puede ayudar a los participantes a clarificar sus puntos de vista, sin juzgar el mérito de sus ideas.2 Un supervisor que desee involucrarse en la discusión debería pedir a otra persona que dirija la discusión.

Además de hacer lo posible para que la reunión no

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