Síntesis Sobre PRESUPUESTO

CAPÍTULO 1 – PRESUPUESTO

Cuando mencionamos la palabra presupuesto, implica materializar los sueños y planes empresariales en datos e información cuantitativa y monetaria que es de mucha importancia, para que así pueda darse el cimiento de los estados financieros proyectados y que representen la base para la toma de decisiones, por cuanto permite prever las condiciones económicas de la empresa en áreas como el endeudamiento, liquidez, las transacciones financieros y las rotaciones de los fondos invertidos.

Presupuesto es básicamente la determinación por anticipado de los ingresos, costos, gastos y utilidades de una empresa para un período determinado.

A su vez, cuando hablamos de presupuesto es de vital importancia ubicarnos en tres momentos en el tiempo: el pasado, porque nos suministra la información financiera histórica de la empresa; el presente: en el que analizamos y evaluamos la información histórica de la organización para así proyectarnos al futuro: a través del presupuesto, esto implica establecer objetivos y metas que se quieren alcanzar para así obtener el sueño empresarial que siempre tiene toda compañía.

Presupuesto es sinónimo de planeación, lo que implica un diagnostico estratégico en el que se lleva a cabo un análisis interno y un análisis externo, para el establecimiento de objetivos (mercantiles, fabriles, financieros y sociales), los cuáles serán alcanzados mediante la formulación de planes en pro de un crecimiento intensivo e integrado, donde puedan fijarse estrategias competitivas como la exclusividad y diferenciación, y liderazgo en costos.

Cabe resaltar que, la fijación de estrategias competitivas van muy de la mano con políticas orientada a la administración de recursos (tecnológicos y materiales, humanos y financieros) que resultan costos y gastos; y a la generación de fondos (inversiones externas y temporales, inversiones internas y tecnología de capitalización, y mercantiles) que resultan ingresos, intereses y dividendos. Estas dos últimas se enfrentan, para generar resultados donde puede existir utilidad y rentabilidad, generación de divisas y empleo, satisfacción de necesidades el consumidor y cumplir con el objetivo básico financiero, que es la maximización del valor de la empresa.

Remontándonos en la  historia, los presupuestos surgen en el siglo XVIII cuando se utilizaba para presentar los gastos del reino en Gran Bretaña, de la mano con su ejecución y control. Luego en el siglo XIX, lo que concierne a impuestos se extendió a Francia y Estados Unidos adoptando una posición controladora del gasto público.

En el siglo XX, a raíz de que las compañías notaron beneficios por tener un control de costos y gastos, más la planeación de las utilidades, éstas comenzaron a utilizar fuertemente los presupuestos.

Hoy por hoy, al hablar de presupuesto, es algo vital y fundamental en la planeación y control de las utilidades en las empresas, porque este es quien guía las pautas y procedimientos para las empresas en cuanto a sus actividades que propenden utilidades que llenen las expectativas de los propietarios de un negocio y justifique el costo de capital sometido al riesgo.

Adicional a esto, la utilización de los presupuestos trae consigo grandes beneficios porque nos brinda información veraz y concisa sobre la solvencia y liquidez de la empresa, también a detectar problemas relacionados con la administración y política de los recursos monetarios. Es importante saber que los presupuestos tienden a convertirse en un fin y no en medio que facilite la gestión administrativa.

Las empresas se encuentran inmersas en un entorno económico en el que prima la incertidumbre y el riesgo, por lo que es realmente necesario la planeación de las actividades para tratar de permanecer en un mercado altamente competitivo, ya que entre más incierto sea el panorama económico mayores serán los riesgos que deberán asumir. Estos riesgos a los que las empresas se enfrentan son representados en variables económicas que no pueden ser controladas por la gerencia, como son la devaluación, la inflación, el nivel de empleo, la tasa de interés, etc., que tienen gran incidencia en los resultados finales de la empresa.

Un error que cometen muchas empresas es que trabajan con “presupuestos base cero”, es decir, que hacen los pronósticos como si la empresa comenzara de nuevo y también existen quienes simplemente ajustan el del año anterior, multiplicado por algún indicador de la inflación. Las empresas se enfrascan tanto en cumplir el presupuesto, hasta el punto de hacer promociones costosas, bajar los precios o forzar el cumplimiento de los gastos.

Contrarrestando esto, la empresa al desarrollar un buen proceso de planeación y control se debe manifestar en las utilidades y en la creación de valor en el negocio, esto es posible en la medida que las empresas reduzcan los inventarios, creen nuevos negocios, disminuyan los desperdicios, haya una mayor rotación de cartea y se eliminen los activos improductivos. También, que la empresa desarrolle un buen proceso de planeación y control requiere que se comprometa en la utilización de todos los recursos disponibles para eso, tal ejemplo es el presupuesto, que si se implementa de una buena forma se puede lograr: retornar a los socios buenos rendimientos, interrelacionar las funciones de venta, producción, compras y finanzas para la consecución de los objetivos empresariales; y fijar políticas y estrategias.

Aunque muchos empresarios piensen y digan que sus negocios pueden marchar perfectamente sin tener que acatar planes presupuestarios, es algo que no es del todo cierto, ya que cuando se toma una decisión de alguna u otra forma se están teniendo en cuenta los fundamentos del presupuesto, por lo cual se puede estar seguro que aun cuando la empresa no ha acoplado un plan presupuestario, sus bases son intrínsecas al negocio.

Ventajas y desventajas de los presupuestos

Al hablar de las ventajas de implantar un plan presupuestario en las empresas, podemos encontrar:

• Saber si la empresa dispone de los recursos requeridos para el desarrollo de las actividades planeadas (en caso contrario, presentar alternativas de solución);
• Suministro de información financiera para la toma de decisiones que lleven a la empresa a obtener mejores resultados;
• Permite ejercer un mejor control del estándar de materiales, mano de obra y costos indirectos de fabricación que son pieza fundamental para elaborar el presupuesto;
• Permite tener claridad en cuanto a las metas sobre ingresos, costos y gastos que debe cumplir cada departamento de la empresa;
• Permite trabajar con costos promedios;
• Permite analizar las variaciones entre los costos presupuestados y costos reales dentro de un período y así hacer ajustes en el plan presupuestal; y
• Facilita la actividad de control que se debe desarrollar en la empresa.

Por el contrario, cuando se prepara un plan presupuestal también hay que tener en cuenta las desventajas de éste, como:

• Alto grado de subjetividad, porque se elaboran con base en la visión del entorno que tengan los encargados de dicha función y también por como manejan las variables que influyan;
• Altos costos de implantación y largos períodos de tiempo, que trae consigo unos tardíos resultados;
• Compromiso de todos los departamentos de la empresa;
• Genera exigencia y estricto cumplimiento, situación que no debería ser manejada de esa forma.

Los presupuestos y su relación con las funciones administrativas

Los 4 procesos administrativos y los presupuestos están íntimamente relacionados, así:

• Planeación: Es la determinación de los cursos de acción que debe seguir la empresa. Con respecto al presupuesto, anticipa las acciones que deben desarrollar en la empresa, y que dependen de la información financiera histórica y estadística que tengan de la compañía.
• Organización: Combina en forma óptima las actividades estratégicas y administrativas y operativas con un conjunto de personas y recursos técnicos y de materiales y las relaciones de las personas en el desarrollo de sus actividades. Con respecto al presupuesto, es necesario elaborar tantos presupuestos como áreas funcionales haya en la empresa.
• Dirección: Se refiere a la toma de decisiones y a velar por la ejecución de las actividades para la obtención de los resultados. Con respecto al presupuesto, permite tener una visión de conjunto de las actividades de la empresa.
• Control: Consiste en comparar lo planeado con lo ejecutado para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos propuestos. Con respecto al presupuesto, permite el análisis de las variaciones que se hayan presentado con la finalidad de adoptar las medidas correctivas y soluciones a tiempo, es decir, antes que se presenten graves consecuencias e irreversibles.

Clasificación de los Presupuestos

Como toda temática, los presupuestos pueden ser clasificados principalmente por el nivel de necesidades, así:

1. Presupuestos según la FLEXIBILIDAD:

1. Presupuestos rígidos, estáticos o fijos: Estos presupuestos no permiten realizar modificaciones o ajustes de acuerdo con las variaciones que se hayan presentado. Con este tipo de presupuesto, se está haciendo un control anticipado dejando de lado el comportamiento de las variables del entorno que afecten las actividades de la empresa.
2. Presupuestos flexibles o variables: Son elaborados para varios niveles de actividad que son adaptables a las condiciones económicas que se presenten. Muestran los ingresos, costos y gastos de acuerdo con el volumen de actividad de la empresa.

1. Presupuestos según el PERÍODO QUE CUBRAN:

1. Presupuestos a corto plazo: Abarcan las operaciones de la empresa por un período de tiempo de un año o menos.
2. Presupuestos a largo plazo: Abarcan las operaciones de la empresa por un período de tiempo entre dos y cinco años. Se utilizan cuando se planean proyectos de inversión para actualización de tecnología, ampliación de capacidad instalada, expansión de mercados, etc.

1. Presupuestos OPERATIVOS: Contienen el plan presupuestario de las actividades para el período inmediatamente siguiente al período en que se preparan, mediante un estado de resultados y un balance general proyectados. Estos presupuestos incluyen: presupuestos de ventas, producción, materiales, mano de obra, costos indirectos de fabricación, gastos, etc.

1. Presupuestos FINANCIEROS: Contienen los presupuestos que están relacionados con los rubros que tienen incidencia directa en el balance general.

1. Presupuesto de caja: Se construye desde los ingresos pronosticados por concepto de ventas al contado, recaudo de ventas a crédito y otros valores de fácil realización.
2. Presupuesto de erogaciones capitalizables: Controla las inversiones capitalizables relacionadas con activos fijos. Inversiones de propiedad, planta y equipo, y evaluar diferentes alternativas de inversión.

1. Presupuestos del SECTOR PÚBLICO: Son los que elaboran las entidades del Estado para cuantificar los recursos necesarios para el desarrollo normal de sus actividades. Dichos presupuestos van desde los salarios de los funcionarios del sector público, inversión, amortización de la deuda pública, gastos de funcionamiento y obras de beneficio social.

1. Presupuestos del SECTOR PRIVADO: Son los que las empresas particulares adoptan para la planeación de todas las actividades de su negocio.

Etapas para la elaboración del presupuesto

Si queremos elaborar un buen presupuesto, tiene que ir conjuntamente y muy de la mano con los objetivos de la empresa, es por eso que se deben seguir los siguientes pasos:

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