SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?

“Un sistema de información puede definirse técnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la información para apoyar la toma de decisiones y el control en una institución”.

La empresa requiere información, entre otras cosas, para controlar sus actividades, tomar decisiones, crear nuevos productos y servicios, evaluar posibilidades de expansión, etc. Para producir la información requerida, los sistemas de información llevan a cabo 3 procesos:

Alimentación del sistema,

Procesamiento de los datos, y

Salida de la información propiamente dicha.

Los Sistemas de Información pueden ser informales, los cuales se rigen por acuerdos y normas no establecidas, como las redes de chismes que se presentan en las organizaciones. También pueden ser formales, basados en procedimientos estandarizados y previamente protocolizados. Se pueden clasificar en basados en computadores o en métodos manuales. Si son manuales comúnmente utilizan lápiz y papel para desarrollar sus actividades. Si son basados en computadores, utilizan toda la tecnología de hardware, software y telecomunicaciones, al igual que el estudio y actualización constante en Tecnologías de la Información. Comúnmente se les conoce como (Sistemas de Información Basados en Computadores SIBC).

Los sistemas de información se han ido convirtiendo con el tiempo, en otra área funcional de la empresa, tal como la de contabilidad, finanzas, mercadeo, o producción. En la actualidad toda organización exitosa se ha concientizado de la importancia del manejo de las tecnologías de información (TI) como elemento que brinda ventajas comparativas con respecto a la competencia.

Es importante tener en cuenta que un sistema de información necesita justificar su implementación desde el punto de vista - costo / beneficio, partiendo de la concepción del valor que se le otorgue a la información dentro de una organización.

Los beneficios se pueden medir a nivel intangible y tangible de acuerdo a la organización, pues es diferente hacer el análisis desde el punto de vista de una empresa comercial a una de tipo académico que pretende prestar un servicio social como lo es la salud o educación pública.

Los beneficios que se pueden obtener usando sistemas de información son los siguientes:

Acceso rápido a la información y por ende mejora en la atención a los usuarios.

Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las directivas.

Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de detectar y controlar con un sistema manual.

Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de información que presentan elementos claros y sustentados.

Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases de datos que se pueden compartir.

Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para encontrar y manipular la información.

Soluciona el problema de falta de comunicación entre las diferentes instancias. A nivel directivo se hace más efectiva la comunicación.

Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de interés general y particular.

Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo electrónico, multimedia, tele conferencia, acceso directo a bases de datos y redes nacionales e internacionales.

Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.

Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y generación de información repetida.

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES.

Los principios y procedimientos de contabilidad no son leyes naturales como son las leyes de la física y la química, sino, más bien son reglas determinadas por el hombre, las cuales para tener validez, deben tener aceptación general entre la profesión contable. Han surgido de la práctica y de la forma de pensar de los miembros de la profesión contable.

A través del tiempo los procedimientos de registro de operaciones han ido evolucionando, debido al propósito de encontrar procedimientos más apropiados para registrar eficaz, económica y oportunamente, las operaciones efectuadas.

A los métodos y procedimientos adoptados por un negocio para controlar sus operaciones en conjunto se les denomina: sistemas de control interno. En un sistema debidamente diseñado, los procedimientos promueven el seguimiento a las políticas administrativas prescritas, promueven la eficiencia de las operaciones, salvaguardan los activos del negocio del desperdicio, el fraude y el robo y garantizan que la información contable sea correcta y confiable.

Para implantar cualquier procedimiento de registro de operaciones, se requiere conocer ampliamente todo lo referente a los procedimientos que lo van a integrar, pues para adoptarlos primeramente necesitamos conocer la naturaleza y tamaño del negocio, cuando es conveniente adoptarlos, sus ventajas, desventajas, costo, necesidades de personal y equipo para llevarlos a cabo, etc. Es de suma importancia para la empresa valorar esta información, ya que muchas veces, puede ser que se implante un procedimiento que no es el que la empresa requiere.

Cuentas por cobrar.

Permite ejercer un control interno absoluto sobre cada una de las entradas de dinero efectivo, en razón de que se expiden, se revisan, autorizan y registran, antes de que materialmente se efectúen

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