Salida De Bienes De Almacen

MOVIMIENTOS DE ALMACÉN:

Los movimientos de almacén se presentan por:

• Ingreso de bienes al almacén

• Salida de bienes del almacén

SALIDA DE BIENES DE ALMACÉN

La salida de bienes de almacén es la entrega de bienes devolutivos, de consumo, de consumo con control y mercancías en existencia que se encuentran en depósito a cargo del Almacenista.

El documento de Salida de Bienes de Almacén, será el soporte legal que certifica la salida física y real de un bien, identificándola clara y detalladamente, cesando de esta manera la responsabilidad por la custodia, administración y conservación por parte del almacenista y trasladándola al destinatario.

Este documento se debe diligenciar en su totalidad cancelando las casillas o celdas no utilizadas y no deben presentar tachaduras ni enmendaduras.

Cuando se considere necesario, se podrán entregar bienes con la suscripción de acta provisional y posteriormente se diligenciará la Salida de Bienes de Almacén.

Modalidades de Salidas de Bienes:

Las salidas de bienes de almacén se producirán según su destino por las siguientes modalidades:

a) Salida de Bienes Devolutivos, de Consumo y Consumo con Control.

b) Salida por Daño, Pérdida o Hurto.

c) Salida para Producción o Transformación.

d) Salida por Remesa

e) Salida por Traspaso

f) Salida por Reposición Tecnológica

g) Salida por comercialización (Venta)

h) Salida por Destrucción

Procedimiento General:

El almacenista en el nivel central o quien haga sus veces en los demás niveles desarrollará el siguiente procedimiento para la salida de bienes de Almacén:

1. Recepcionará las solicitudes de bienes, suscrita por los jefes de las dependencias.

2. Verificará en kárdex si existen los elementos solicitados.

3. Asignará las cantidades a entregar según las existencias y análisis de consumo (si los bienes fueron adquiridos para el desarrollo de un programa específico, se entregarán según existencia, en la cantidad solicitada)

4. Diligenciará la Salida de Bienes de Almacén, el cual será firmado simultáneamente a la entrega física del mismo.

5. Diligenciará para efectos de contabilización y control, los formatos de Salidas de Bienes de Almacén con numeración ascendente y continua y, relacionará en formatos separados, bienes de consumo, consumo con control, devolutivos y mercancías para la comercialización.

6. Registrará las agrupaciones de inventarios y las cuentas mayores de balance respectivas en los formatos de Salidas de Bienes de Almacén.

7. Registrará en Kárdex las Salidas de Bienes de Almacén.

8. Elaborará los registros contables teniendo como soporte las Salidas de Almacén o documento equivalente.

a) SALIDA DE BIENES DEVOLUTIVOS, DE CONSUMO Y CONSUMO CON

CONTROL.

La salida de bienes devolutivos, de consumo y de consumo con control que se encuentren en bodega, se producirá cuando el almacenista diligencie la Salida de Bienes de Almacén y entregue físicamente los bienes a los Servidores Públicos de la Contribución, a las personas naturales, a los funcionarios de las entidades y organismos nacionales e internacionales que temporalmente presten servicios a la Entidad mediante contrato, convenio o acto administrativo, siempre y cuando se establezca la responsabilidad por el manejo y custodia de los bienes que se entreguen a su servicio.

Procedimiento:

Además de lo que le corresponde en los procedimientos generales, se tendrán en cuenta los siguientes:

1. Las jefaturas de las diferentes dependencias diligenciarán y firmarán la Solicitud de estos bienes, de acuerdo con las necesidades reales. Esta solicitud indicará nombre y número de cédula de ciudadanía de quien será el responsable de bienes, para el caso de los bienes devolutivos y de consumo con control.

2. El almacenista o quien haga sus veces recibirá la solicitud de bienes y procederá a realizar la entrega dentro de los tres días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, con la Salida de Bienes de Almacén. En el Nivel Central la entrega se realizará dentro de los ocho días hábiles siguientes al recibo de la solicitud y de acuerdo con el orden de recepción en el almacén.

3. El funcionario recibirá el bien, verificará el estado físico y serie si es del caso, y demás características que lo identifiquen, firmará con su número de cédula de ciudadanía, y conservará para su archivo personal copia de la salida de Bienes de Almacén que lo hace RESPONSABLE DE BIENES, del buen uso, conservación y cuidado del bien recibido.

4. Cuando la composición técnica o tecnológica de los bienes a entregar por parte del almacenista, requieran intervención de un área técnica especializada, ésta deberá certificar que los bienes recibidos corresponden a lo informado en la Salida de Bienes de Almacén.

5. En la entrega física de equipos (microcomputadores, impresoras, fax, máquinas, etc.), se entregará al Responsable de Bienes, los manuales y accesorios que hagan parte del equipo, los cuales conservará con la misma responsabilidad del equipo.

6. El almacenista o quien haga sus veces enviará copia de la Salida de Bienes de

Almacén, debidamente firmado, al encargado de inventarios para que diligencie la Constancia de Recibo de Bienes e incluya el bien en los inventarios de bienes en servicio, en el caso de los devolutivos y de consumo con control.

7. Cuando la salida corresponda a bienes tales como equipos de cómputo, de comunicaciones, armamento y vehículos, cuyo control especial esté a cargo de dependencias específicas, el almacenista enviará a dichas dependencias copia de los documentos que afecten la ubicación del bien o su composición.

8. Los bienes devolutivos y de consumo con control en servicio de uso común de todos los funcionarios de las dependencias, estarán a cargo del jefe de la dependencia.

9. La Salida de Bienes de Almacén de los accesorios internos de equipos informáticos, tales como procesadores, tarjetas de red, tarjetas de sonido, parlantes, micrófonos, memorias, discos duros, unidades de CD, unidades de tape backup y de disquete, se diligenciará a cargo del jefe de la Oficina de Servicios Informáticos o su delegado en el Nivel Central o quien haga sus veces en los demás niveles, quien a su vez diligenciará la Solicitud y Orden de Traslado de Bienes a cargo del funcionario responsable del equipo informático donde fueron instalados.

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