Sistema De Informacion Contable

TEMA: UNIDAD No. 3 SISTEMAS DE INFORMACION CONTABLE

3.1 CONCEPTO

Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.

Es un conjunto de elementos interrelacionados que recoge datos, los procesa y convierte en información, que almacena y posteriormente se da a conocer a sus usuarios.

3.2 OBJETIVO

Tiene por objeto mostrar, a través de documentos, cuentas y estados, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de la ejecución del Presupuesto y de los resultados de la entidad contable.

3.3 IMPORTANCIA

Se enfoca esencialmente a proveer información que permita evaluar el desenvolvimiento de la entidad así como proporcionar elementos de juicio para estimar el comportamiento futuro de los flujos de efectivo entre otros aspectos.

3.4 ELEMENTOS QUE LO INTEGRAN

El Equipo computacional: Es el hardware necesario para que el sistema de información pueda funcionar.

El Recurso humano: Que interactúa con el sistema, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.

Los programas (software): Que son ejecutados por la computadora y producen diferentes tipos de resultados.

Las telecomunicaciones: Que son básicamente software y hardware, facilitan la transmisión de texto, datos, imágenes y voz en forma electrónica.

Procedimientos que incluyen las Políticas y reglas de operación, tanto en la parte funcional del proceso de negocio, como los mecanismos para hacer trabajar una aplicación en la empresa.

3.4.1 DEFINICIÓN DE DOCUMENTO FUENTE

Es el justificante propio o ajeno que da origen a un asiento contable. Contiene la información necesaria para el registro contable de una operación, y frecuentemente tiene la función de comprobar razonablemente la realidad de dicha operación. La característica de este documento es que asienta un hecho, y éste es el que registra la contabilidad, ejemplo: una factura ajena implica una compra, una factura propia implica una venta, etc.

Dichos documentos se dividen en: a) Documentos Justificativos que son todas las disposiciones y documentos legales que determinan las obligaciones y derechos de la dependencia o entidad para demostrar que cumplió con los ordenamientos jurídicos y normativos aplicables. b) Documentos Comprobatorios son los documentos originales que generan y amparan los registros contables de la dependencia o entidad. El Documento Fuente captura los datos clave de cada transacción comercial que se produce. Incluye los hechos básicos del movimiento, su fecha, el propósito y su cuantía. Además, durante las auditorías los documentos fuente se utilizan como pruebas de cada transacción que se produjo.

3.4.2 CONCEPTO DEL DOCUMENTO CONTABILIZADOR

Puede concebirse así tanto al documento fuente debidamente registrado, como a la póliza que contiene el asiento contable; de cualquier forma es el documento conductor a la información para efectos de registro. Resulta conveniente que los documentos cumplan con la función mixta de ser fuente y contabilizadores a la vez.

3.4.3 TIPOS DE PÓLIZAS

Póliza: Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.

La póliza es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo.

Los elementos de la póliza de egresos son:

• Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre de la empresa.

• Copia(s) del cheque(s) expedido(s) o recibos, notas, etc.

• Columna para el número de cuenta.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para señalar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• Espacios para la fecha y el número de póliza.

La póliza de egresos se elabora cada vez que se expida un cheque o haya salida de dinero en efectivo (una póliza por cada gasto realizado). Debe contener los datos de la aplicación contable de acuerdo a las claves del catálogo de cuentas.

Póliza de diario: sirve para anotar las operaciones que realiza el municipio y que implican entradas o salidas de dinero en efectivo.

Los elementos que contiene son:

Especificación del tipo de póliza que se elabora.

• Nombre de la empresa.

• Columnas para el número de cuenta, subcuenta y nombre.

• Columnas para el parcial, el debe y el haber.

• Renglón para sumas iguales.

• Espacios para anotar quién la formuló, quién la revisó y quién la autorizó.

• Espacios para señalar la fecha y número de póliza.

La póliza de diario se elabora para anotar operaciones tales como: pago de un pasivo a otro, adquisiciones a crédito, cobro de documentos descontados, etcétera.

Libro de Registro de Pólizas: El libro de registro sirve para establecer un control y llevar un buen manejo de las pólizas. Se utiliza un libro de registro por cada tipo de póliza. En ellos se anotan en forma progresiva y cronológica cada una de las pólizas.

Libro Mayor: En este libro se concentran los movimientos mensuales de las cuentas afectadas en los registros de pólizas de ingresos, de egresos y de diario. El libro mayor agrupa todas las cuentas con el fin de que la información contable se recopile con mayor detalle que el que aparece en los estados financieros. El libro mayor también se utiliza como medio de reclasificar y resumir por cuentas la información detallada cronológicamente en el libro diario.

3.4.4 CATALOGO DE CUENTAS

Contiene todas las cuentas que se estima serán necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberán agregarse al sistema. Objetivos.

Es una lista o numeración pormenorizada y clasificada de los conceptos que integran el Activo, Pasivo y Capital Contable, así como los ingresos y egresos de una entidad económica. La elaboración de este catálogo puede ser de forma

* Numérica.- Consiste en fijar un número progresivo a cada cuenta, debiendo crearse grupos de cuentas de acuerdo con la estructura de los estados financieros.

* Decimal.- Consiste en conjuntar las cuentas de una empresa utilizando los números dígitos, para cada grupo, debiendo crear antes

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