Sistemas de Información para la Gestión

La Información como un todo

El concepto información se conoce como el conjunto organizado de datos debidamente procesados, que constituyen un mensaje capaz de generar un cambio en el estado de conocimiento de un sujeto o un sistema que se hace dueño de ese respectivo mensaje. Todas las organizaciones reciben constantemente una gran cantidad de información, proveniente de sus clientes, proveedores, productores o servicios, por lo que el correcto dominio, interpretación y utilización de estos mensajes permitirá maximizar la eficiencia y el desempeño de los procesos de negocios de la empresa y así el éxito de esta.

Una vez que la organización logra que la información fluya a través de sus procesos de negocios de la manera más clara y oportuna posible, generara una base sólida que la llevara a superar a sus rivales, por lo que el éxito es solo cosa de tiempo.

Existen procesos de negocios que por más simples que parezcan no solo abarcan un departamento en exclusiva, sino que comprenden un comportamiento más transversal en la organización, por lo que se requiere y exigen una coordinación de funcionamiento extremadamente eficaz. Consideremos una venta en un pequeño bazar de barrio, pero que por más pequeño que sea, posee un gran dominio de los sistemas de información. Supongamos que se realiza una venta de 1 Kg de pan y 1 bebida Cola, y a la vez supongamos que estos dos eran los últimos en stock. Una vez vendidos estos la información deberá fluir rápidamente para poder entregarla a la Señora María, dueña del Bazar, la alerta de que no queda pan ni bebidas en el local y tomar decisiones al respecto.

Como ya sabemos ningún sistema individual puede proveer toda la información que necesita una organización, por lo que esta simple compra desencadenara una serie de informes y procesamientos de información.

En un comienzo se analiza esta venta por medios de un Sistema de procesamiento de transacciones (TPS) que básicamente lleva registro de las actividades fundamentales de la organización, en este caso será el encargado de procesar esta venta, registrando el monto vendido, el costo asociado a esta venta, el movimiento de inventario, analizar las ventas esperadas en comparación con las realizadas y entregar un informe detallado y actualizado a la gerencia. Una vez generados estos informes podemos procesarlos a través de un Sistema de Información Gerencial para el soporte de decisiones (MIS) que proveerá a la gerencia un reporte del desempeño actual de la organización, información que será utilizada para supervisar y controlar la empresa, además de predecir el desempeño en el futuro. Con este MIS podremos saber la cantidad de Kilos de pan que se han vendido en el año, así como también la cantidad de bebidas Cola, saber cuánto inventario tenemos en bodega de estos dos productos y también los ingresos percibidos a la fecha producto de la venta de estos productos. Por lo que es aquí donde juega un papel crucial la información y sus reportes, claramente como lo dijimos al principio estos eran los últimos productos en stock de la Señora María, por lo que deberá tomar una decisión rápidamente, ya que si no es capaz de reponer su stock para el día siguiente sus ventas se verán reducidas y perderá clientes. Suponiendo que la Señora María logra reponer su stock, su bazar logra mantener sus ventas y es capaz de retener a sus fieles clientes. Suponiendo el caso contrario, en otro bazar donde no existen sistemas de información y todo se hace de manera arcaica, donde no se tiene la información de manera oportuna y tampoco se pueden generar reportes para notar que el stock es insuficiente, por lo que la toma de decisiones es tardía e incorrecta. La competencia de la Señora María pierde clientes y ganancias, que con el tiempo decidirán comprar en otro local, que como ya vimos, será el Bazar de la Señora María donde este tipo de situaciones no ocurren.

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